Poradnik Pracownika

Matryca Eisenhowera receptą na produktywność?

Im więcej zadań w naszym kalendarzu, tym trudniej ustalić priorytety. Nie zawsze zajmujemy się tym, co jest najważniejsze, zdarza nam się o czymś zapomnieć lub dopracować rzecz mniej istotną, zaniedbując tę, która wymaga większej dokładności. Chcemy pracować produktywnie, jednak nie każdy jest mistrzem zarządzania czasem pracy. Receptą na ten problem może być matryca Eisenhowera. Co zawiera i na czym polega matryca Eisenhowera?

Eisenhower i jego organizacja czasu

Dwight Eisenhower był generałem i trzydziestym czwartym prezydentem Stanów Zjednoczonych w latach  1953–1961. Uważał on, że to co ważne rzadko jest pilne, a to co pilne rzadko jest ważne (What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important).

Eisenhower był osobą niezwykle zorganizowaną, tym samym produktywną. Wiedział, jak zarządzać sobą w czasie i mógłby z całą pewnością zostać opiekunem wszystkich współczesnych specjalistów do spraw organizacji. Jeśli rozpoczynał jakieś zadanie, zawsze doprowadzał je do końca i przede wszystkim potrafił ustalać priorytety.

Nie da się ukryć, że temat organizacji czasu jest ostatnio bardzo popularny, a taka produktywność dla wielu z nas jest celem. Takie usposobienie Eisenhowera sprawiło, że rozpoczęto badania nad jego życiorysem – co sprawiało, że był on osobą tak efektywną w działaniu? 

Tak jak już wspominaliśmy na początku, Eisenhower miał świadomość tego, co jest ważne, a co pilne i potrafił te zadania rozdzielać. Dodatkowo wiedział również, że fakt, iż coś jest istotne, nie musi od razu oznaczać, że to zadanie pilne i odwrotnie.

Matryca Eisenhowera – 4 ćwiartki w służbie produktywności

Matryca Eisenhowera składa się z czterech części. Dzięki niej można ustalić priorytety wśród naszych codziennych zadań. Jeśli ja zrozumiemy i wprowadzimy w życie, z pewnością łatwiej będzie nam zarządzać sobą w czasie, a nasza produktywność może na tym bardzo zyskać.

Zmiennymi w macierzy są ważność i pilność.

   

I Ważne i pilne

  • sytuacje nagłe

  • sytuacje trudne do przewidzenia

  • zadania, których termin minął

  • sytuacje kryzysowe                                   

  

II Ważne i niepilne

  • aktywność fizyczna

  • odpoczynek

  • przygotowanie odległego projektu

  • rozwój osobisty


III Nieważne i pilne

  • zapłacenie rachunków

  • wszelkiego rodzaju spotkania

  • wykonywanie telefonów

  • wizyty np. u fryzjera

  

IV Nieważne i niepilne

  • granie w gry

  • ciągłe sprawdzanie social mediów

  • oglądanie TV dla samego oglądania

  • wszelkie rzeczy uznawane za złodziei czasu

I – Ważne i pilne

W obszarze I ćwiartki matryca Eisenhowera uwzględnia zadania, które są zdecydowanie ważne dla naszej pracy czy rozwoju osobistego, mające zbliżający się termin realizacji. Nie tylko są to obowiązki, których termin nieubłaganie się zbliża, lecz także takie, które pojawiają się nagle w wyniku sytuacji kryzysowych. Zazwyczaj zadania te przynoszą nam dużo stresu. Ciągle o nich myślimy, nawet jeśli aktualnie się nimi nie zajmujemy, nie dają nam one spokoju. Kiedy w końcu doprowadzimy je do finału, odczuwamy wielką ulgę. Zazwyczaj są to takie zadania, których niewykonanie w terminie może spowodować negatywne konsekwencje dla nas. Warto więc zdecydowanie wykonywać je jako pierwsze, by pozbyć się stresu, który się z nimi wiąże.

II – Ważne i niepilne

Matryca Eisenhowera zawiera w tej ćwiartce wszystko to, co jest istotne dla nas, jednak nie posiada ostatecznego terminu, a jeśli posiada, to jest on odległy, w związku z tym mamy dużo czasu do przygotowania się do niego. W związku z tym nie czujemy oddechu deadline’u na szyi, jesteśmy spokojniejsi, a często odkładamy je w czasie tak długo, jak się da, co nie zawsze jest dobrą praktyką. W tej ćwiartce znajdują się nie tylko sprawy związane z naszą pracą, lecz także rozwojem osobistym, zdrowiem, samopoczuciem itp.

III – Nieważne i pilne

Każdy z nas wykonuje czasami zadania, które zupełnie nie są dla niego ważne, jednak są pilne i trzeba je wykonywać w określonym czasie. Zazwyczaj nie mają one na nas żadnego wpływu, jednak trzeba je odhaczyć, a termin jest nieodległy. Matryca Eisenhowera uwzględnia je w III ćwiartce.

IV – Nieważne i niepilne

Matryca Eisenhowera zawiera również zadania nieważne i niepilne. Są to wszystkie czynności, które zupełnie nie mają wpływu na to, jak pracujemy, na nasze umiejętności czy rozwój. Możemy na nie poświęcać wiele czasu, lecz niczego to w naszym życiu nie zmieni i nie wyniknie z tego nic pozytywnego (często negatywnego też nie). Takie zadania zazwyczaj można spokojnie wyeliminować z naszego życia i pracy. Warto jednak podkreślić, że czasami są to czynności, które mimo że nie dają nam nic w zamian, pomagają nam się zrelaksować i oderwać od codzienności, szczególnie w trudnych, męczących okresach. Jest to na przykład siedzenie przed telewizorem i oglądanie czegoś, co zupełnie nas nie interesuje czy granie w grę, która nie wymaga wielkich umiejętności czy skupienia.

Strzałka