Zwolnienie z powodu siły wyższej w pytaniach i odpowiedziach
Dwa lata temu w Kodeksie pracy wprowadzono przepis dotyczący zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W poniższym artykule zostały zebrane najczęściej pojawiające się pytania w tym zakresie. Poznaj odpowiedzi m in. na pytanie, czy zwolnienie z powodu siły wyższej jest limitowane.
Zwolnienie z powodu siły wyższej w pytaniach i odpowiedziach
Do tej pory, określenie „siła wyższa” nie obowiązywało w polskich przepisach dotyczących pracowników, w związku z czym zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają wiele pytań i wątpliwości w zakresie korzystania z tego uprawnienia. Poznaj zatem odpowiedzi na nurtujące pytania.
Jaka jest podstawa prawna zwolnienia z powodu siły wyższej?
Zwolnienie z powodu siły wyższej zostało uregulowane w Kodeksie pracy w art. 148 i obowiązuje od 26 kwietnia 2023 roku. Polska była zobowiązana dostosować obowiązujące przepisy do dyrektywy unijnej dotyczącej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.
Co to jest zwolnienie z powodu siły wyższej?
Jak wskazują przepisy, zwolnienie z powodu siły wyższej to uprawnienie pracownika do zwolnienia od wykonywania pracy z powodu nagłych, pilnych spraw rodzinnych, takich jak choroba lub wypadek, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika.
Kto może skorzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej?
Zwolnienie to przysługuje jedynie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) nie są do niego uprawnione.
Jakie są kryteria uzyskania zwolnienia z powodu siły wyższej?
Nie każda potrzeba czasu wolnego pracownika może zostać usprawiedliwiona zwolnieniem z powodu siły wyższej. Aby pracownik mógłby korzystać z tego uprawnienia, sytuacja musi spełniać następujące przesłanki:
- zdarzenie jest nadzwyczajne,
- nie można mu zapobiec normalnymi środkami,
- ma zewnętrzny charakter i nie jest związane z działalnością pracownika,
- jest niemożliwe do przewidzenia.
Przykład 1.
Pan Marcin jest jedynym opiekunem swojej schorowanej mamy. 30 września musi zawieźć ją na wcześniej umówione badania do szpitala.
W tej sytuacji pan Marcin nie może skorzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej – mimo że sytuacja jest związana z członkiem rodziny, jest pilna i wymaga obecności pana Marcina, to nie jest nagła, ponieważ badania były zaplanowane.
Przykład 2.
Pani Marta, będąc w pracy, otrzymała telefon z przedszkola córki, że nastąpiła awaria. Pękła rura i zalała salę zabaw, w związku z czym rodzice są zobowiązani jak najszybciej odebrać swoje dzieci z placówki.
W takiej sytuacji pani Marta może przed wyjściem z pracy złożyć wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej, ponieważ sytuacja była nagła i nieprzewidziana oraz wymagała natychmiastowej obecności pracownika.
Jaki jest wymiar zwolnienia z powodu siły wyższej?
Pracownikowi przysługuje 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy w ciągu roku kalendarzowego z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych.
Jak oblicza się zwolnienie w przypadku niepełnego etatu?
Dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat wymiar zwolnienia oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Niepełne godziny zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przykład wymiaru na część etatu:
- ½ etatu - 16 godzin × ½ = 8 godzin,
- ¾ etatu - 16 godzin × ¾ = 12 godzin,
- ⅘ etatu - 16 godzin × ⅘ = 12,8 godzin ≈ 13 godzin.
Czy przepisy wewnątrzzakładowe mogą zwiększyć wymiar zwolnienia z powodu siły wyższej?
Przepisy wewnątrzzakładowe mogą wprowadzać inne limity zwolnień z powodu siły wyższej niż wynikające z Kodeksu pracy. Należy jednak pamiętać, że te podane w kodeksie są limitami minimalnymi i wewnętrzne regulacje nigdy nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy ogólne. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca zwiększył uprawnienia dla swoich pracowników.
Czy niewykorzystane zwolnienie przechodzi na kolejny rok?
Nie, niewykorzystane zwolnienie nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy i przepada.
Przykład 3.
Pani Marii w 2024 roku przysługiwało 16 godzin (2 dni) zwolnienia z powodu siły wyższej, z czego wykorzystała tylko 8 godzin (jeden dzień). 8 godzin niewykorzystanego zwolnienia przepada wraz z końcem roku 2024 roku. W 2025 roku pani Maria ponownie nabędzie prawo do 16 godzin zwolnienia z powodu siły wyższej.
Czy zwolnienie z powodu siły wyższej jest płatne?
Tak, za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, ale tylko w wysokości połowy wynagrodzenia. Ustalenie wysokości wynagrodzenia za czas zwolnienia z powodu siły wyższej odbywa się na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, jednak z tym wyjątkiem, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej uwzględnia się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie.
Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania zwolnienia?
Pracownik musi złożyć wniosek o zwolnienie najpóźniej w dniu korzystania z niego, wskazując powód nagłej potrzeby.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?
Pracodawca nie może odmówić udzielenia zwolnienia, jeżeli spełnione są wszystkie warunki określone w przepisach.
Może odmówić udzielenia zwolnienia z powodu siły wyższej, jeśli wniosek o jego udzielenie zostanie złożony po terminie, czyli po nieobecności. Tym samym nie zostanie zachowany warunek złożenia wniosku z wyprzedzeniem. Podobnie, jeśli w uzasadnieniu wniosku zostanie wpisany powód, który nie spełnia definicji „siły wyższej”.
Jak wygląda procedura wnioskowania o zwolnienie?
Pracownik składa wniosek o zwolnienie najpóźniej w dniu, w którym chce skorzystać ze zwolnienia. Podczas składania pierwszego wniosku w roku kalendarzowym decyduje również, czy będzie korzystał z tego zwolnienia w wymiarze dziennym, czy godzinowym.
Czy zwolnienie wpływa na wysokość wynagrodzenia za trzynastkę?
Wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej nie jest wliczane do podstawy wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. trzynastki.
Jakie są konsekwencje nadużywania zwolnienia?
Nadużywanie zwolnienia z powodu siły wyższej może być traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i prowadzić do sankcji dyscyplinarnych.
Czy zwolnienie dotyczy także pracowników niepełnosprawnych?
Tak, jednak dla pracowników niepełnosprawnych, których dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, przysługuje zwolnienie w wymiarze 2 dni lub 14 godzin w roku kalendarzowym.
Czy zwolnienie z powodu siły wyższej może być łączone z innymi urlopami?
Nie, zwolnienie z powodu siły wyższej jest odrębnym uprawnieniem i nie może być łączone z innymi urlopami.
Przykład 3.
Pan Marek znalazł się w sytuacji, kiedy musi skorzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej w wymiarze 8 godzin. Jednak do dyspozycji zostało mu już tylko 4 godziny tego zwolnienia, ponieważ w poprzednich miesiącach wykorzystał część przysługującego mu wymiaru. W takiej sytuacji może on złożyć wniosek o 4 godziny zwolnienia z powodu siły wyższej i 4 godziny nieobecność usprawiedliwionej bezpłatnej.
Czy pracodawca może wymagać dokumentacji potwierdzającej przyczynę zwolnienia?
Pracodawca nie ma podstaw prawnych, aby wymagać udokumentowania konieczności korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej.
Jak często można korzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej?
Zwolnienie przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin rocznie, więc pracownik może korzystać z niego wielokrotnie w ciągu roku – aż do wyczerpania limitu.
Czy można zrezygnować ze zwolnienia w trakcie jego trwania?
Tak, pracownik może zrezygnować ze zwolnienia, ale nieodpracowane godziny lub dni będą traktowane jako wykorzystane.
Czy zwolnienie z powodu siły wyższej można wziąć na część dnia?
Tak, pracownik może wnioskować o zwolnienie z powodu siły wyższej na część dnia, a niewykorzystane godziny mogą być wykorzystane później w roku kalendarzowym.
Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z udzielaniem zwolnień?
Pracodawca musi udzielić zwolnienia na wniosek pracownika, odnotować to w dokumentacji pracowniczej oraz w świadectwie pracy podać informację o wykorzystaniu zwolnienia.
Czy zwolnienie z powodu siły wyższej obniży wynagrodzenie za czas choroby?
W przypadku wystąpienia zwolnienia z powodu siły wyższej w okresie ustalania podstawy wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, zwolnienie to nie obniża wynagrodzenia osoby ubezpieczonej. W takim wypadku należy zastosować dopełnienie wynagrodzenia na zasadach ogólnych dotyczących innych usprawiedliwionych nieobecności.
Czy w czasie korzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej, pracownik podlega ochronie przed rozwiązaniem umowy?
Tak. Podobnie jak w okresie choroby czy innej nieobecności usprawiedliwionej, nie można zwolnić pracownika. Wręczenie wypowiedzenia możliwe jest dopiero po powrocie pracownika do pracy.
Wprowadzenie nowego uprawnienia dla pracowników, jakim jest zwolnienie z powodu siły wyższej, ma na celu lepsze dostosowanie prawa pracy do potrzeb pracowników, umożliwiając im radzenie sobie z nagłymi, nieprzewidzianymi sytuacjami rodzinnymi. Dzięki tym regulacjom pracownicy mają możliwość skorzystania z dni wolnych w pilnych sprawach rodzinnych, zachowując jednocześnie częściowe wynagrodzenie.
