Czy czytanie korespondencji służbowej przez pracodawcę jest dozwolone?

Mój szef nie ufa swoim pracownikom. Na każdym etapie ich kontroluje. Zastanawia mnie jak daleko może posunąć się w tej kontroli. Czy pracodawca może sobie pozwolić na czytanie korespondencji służbowej (e-maili) pracowników?

Gabriela, Radom

Czytanie korespondencji służbowej jest zabronione. W każdym przypadku. Jest jednak bardzo cienka granica między zasadą poufności i prawa do prywatności a prawem pracodawcy do kontrolowania pracowników. Oczywiście jeśli mówimy o kontrolowaniu korespondencji służbowej, bo tylko do takiej ma prawo pracodawca.

Komputer i poczta e-mail narzędziem i własnością pracodawcy

Zarówno komputer, jak i firmowa poczta e-mail są własnością pracodawcy. Narzędzia te są udostępnione pracownikowi w celu wykonywania obowiązków służbowych. Również poczta jest narzędziem służbowym, a mimo to często pracownicy wykorzystują ją w celach prywatnych bez zgody pracodawcy. Należy pamiętać, że wszelkie wiadomości wychodzące z poczty służbowej często podpisane przez pracownika, gdzie w stopce maila jest nazwa firmy i jej dane, traktowane są jako oficjalna korespondencja związana z działalnością firmy.

Czy zatem czytanie korespondencji służbowej pracownika jest dozwolone? Owszem, jednak w określony sposób. Pierwszym warunkiem jest poinformowanie pracowników o możliwości kontrolowania służbowej korespondencji. Taka informacja może być zawarta w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, jeśli taki obowiązuje. Ponadto pracodawca nie może czytać treści maili, które oznaczone są jako prywatne. Jednak już z tego powodu, czyli wykorzystywania poczty służbowej w celach prywatnych, może wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, bez zaglądania w treść. Lecz jeśli dojdzie do przeczytania treści maila prywatnego - pracodawca zobowiązany jest do zachowania tajemnicy korespondencji, a zdobytych w ten sposób informacji nie może w żaden sposób wykorzystać.

Czytanie korespondencji służbowej bez zgody pracownika - konsekwencje

Jeśli pracodawca nie spełni powyższych warunków i nie poinformuje pracowników o kontrolach zarówno sprzętu, jak i poczty e-mail, może narazić się na roszczenia od pracowników. Pracownicy mogą stwierdzić naruszenie dóbr osobistych. Na podstawie tego mogą domagać się zadośćuczynienia poprzez:

• złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści,

• zadośćuczynienie pieniężne,

• wpłatę na wskazany cel społeczny,

• złożenie skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

• dochodzenie swoich roszczeń w drodze postępowaniu cywilnym.