Poradnik Pracownika

Dowód osobisty - co zrobić w przypadku utraty lub zniszczenia?

Z informacji podawanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że ponad pół miliona Polaków każdego roku traci dowód osobisty. Może to być początkiem prawdziwego koszmaru – niemal każdy słyszał mrożące krew w żyłach historie o zaciągniętych bez wiedzy właściciela dowodu kredytach, pożyczkach i innych zobowiązaniach.

Bez wątpienia w przypadku utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego jedyną rozsądną reakcją jest podjęcie wszystkich działań koniecznych do zapobieżenia takim przykrym i niepotrzebnym zdarzeniom.

Każdy obywatel ma prawo do dowodu

Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość jego posiadacza. Dowód zawiera zdjęcie twarzy oraz informacje o imieniu, nazwisku, dacie i miejscu urodzenia, imionach rodziców, numerze PESEL, obywatelstwie, płci i dane identyfikujące sam dowód (serię i numer, datę wydania i datę ważności, organ wydający dokument).

Ustawa o dowodach osobistych
Art. 4. 1. Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic. 2. Dowód osobisty uprawnia do przekraczania granic państw, o których mowa w ust. 1.

Każdy obywatel Polski ma prawo do posiadania dowodu – z tego względu wniosek o jego wydanie mogą złożyć rodzice w imieniu niepełnoletniego dziecka. Co istotne jednakże, ustawodawca nakłada na pełnoletnich obywateli obowiązek posiadania dowodu.

Każdy obywatel po ukończeniu 18. roku życia ma obowiązek posiadania dowodu osobistego!

Uchylanie się od tego obowiązku jest wykroczeniem zagrożonym karą ograniczenia wolności lub karą grzywny.

Komisariat policji i urząd gminy pomogą w rozwiązaniu problemu

Dowód osobisty może zostać utracony w różnych okolicznościach – może zostać całkowicie zniszczony, zagubiony albo ukradziony. Dowód uznaje się za zniszczony wówczas, gdy ustalenie tożsamości na jego podstawie jest niemożliwe lub znacznie utrudnione (np. dokument został połamany lub porysowany). 

W przypadku kradzieży dowodu pierwsze kroki należy skierować na najbliższy komisariat policji. Kradzież dowodu osobistego oraz posługiwanie się skradzionym dowodem jest przestępstwem i z tego względu konieczne jest zawiadomienie organów ścigania o takim zdarzeniu. Funkcjonariusz przyjmujący zgłoszenie winien wystawić osobie pokrzywdzonej stosowne zaświadczenie. Dokument ten warto zachować na przyszłość, w przypadku jakichkolwiek problemów może on bowiem ułatwić obronę praw.

Jeśli dowód osobisty zostanie zniszczony albo zagubiony, konieczne jest niezwłoczne zawiadomienie organu najbliższej gminy. Będzie to wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Zgłoszenie następuje w formie pisemnej, na formularzu dostępnym w urzędzie miasta lub urzędzie gminy. Zawiera on następujące informacje:

  • imię i nazwisko posiadacza dowodu;

  • nazwisko rodowe;

  • imię ojca;

  • imię i nazwisko rodowe matki;

  • datę urodzenia;

  • miejsce urodzenia

  • własnoręczny i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia.

Zawiadomienie musi być dokonane osobiście przez posiadacza dowodu. W przypadku utraty tego dokumentu należącego do dziecka zgłoszenia utraty dowodu dokonują jego rodzice lub przedstawiciele ustawowi.

W przypadku zagubienia lub zniszczenia dowodu osobistego w trakcie pobytu za granicą konieczne jest zawiadomienie najbliższego konsulatu. Można to zrobić osobiście albo poprzez wysłanie zgłoszenia na formularzu (do pobrania na stronie obywatel.gov.pl) pocztą na adres konsulatu lub faksem. Konsulat, po otrzymaniu zgłoszenia, powiadomi urząd gminy, który wydał dokument, a ten unieważni utracony dokument.

Jeśli zagubiony dowód osobisty się odnajdzie, nie może być używany – po zgłoszeniu o utracie dowodu zostaje on bowiem unieważniony. Ta procedura jest nieodwracalna.

Osobie, która utraciła dokument tożsamości, organ gminy wydaje zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu. Niejako zastępuje to dowód osobisty. W przypadku konieczności załatwienia spraw urzędowych czy stawiennictwa na rozprawie sądowej osoba, która utraciła dokument, może okazać powyższe zaświadczenie.

Zaświadczenie o utracie dowodu zastępuje dowód osobisty do czasu jego wydania, jednak nie dłużej niż przez 2 miesiące.

Nie tylko utrata lub uszkodzenie dowodu osobistego powinny być przesłankami do uzyskania nowego dokumentu – w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do bezpieczeństwa dowodu jego posiadacz również powinien rozważyć unieważnienie dokumentu i wyrobienie nowego. Może tak się zdarzyć na przykład wówczas, gdy do dokumentu miały dostęp osoby nieuprawnione, co do których posiadacz dowodu podejrzewa, że mogły pobrać dane i wykorzystać je w niewłaściwym celu. Wiele miejsc w Polsce (np. lodowiska czy nadmorskie wypożyczalnie rowerów i gokartów) nadal wykorzystuje dowody osobiste w celu swoistego rodzaju zastawu. Takie działania są niedopuszczalne i na pewno winny wzbudzić czujność posiadacza dowodu.

Dowód osobisty przez internet

Istnieje jeszcze jedna możliwość dopełnienia formalności związanych z utratą lub uszkodzeniem dowodu osobistego. Od kilku lat sprawy urzędowe, w tym zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu oraz wnioski o wydanie nowego dokumentu tożsamości można załatwiać przez internet, za pośrednictwem portalu prowadzonego przez Ministerstwo Cyfryzacji pod adresem obywatel.gov.pl

Osoba, która zgubiła dowód osobisty może zgłosić jego utratę przez internet za pośrednictwem portalu obywatel.gov.pl. Jedynym warunkiem takiego zgłoszenia jest posiadanie profilu zaufanego (ePUAP).

Choć ideą portalu jest zapewnianie „usług  przyjaznych obywatelom”, w praktyce dokonanie zgłoszenia nie jest takie proste. Ideą portalu jest możliwość załatwiania spraw przez całą dobę, jednakże – jak wspomniano powyżej – warunkiem koniecznym do tego jest posiadanie konta zaufanego ePUAP. Niestety, założenie profilu zaufanego bywa żmudne i skomplikowane, wymaga bowiem potwierdzenia tożsamości osoby zamierzającej założyć konto za pomocą bankowości internetowej lub osobistej wizyty w dowolnym urzędzie. Może się zatem okazać, że osobista wizyta w najbliższym urzędzie gminy będzie szybszym rozwiązaniem.

Dokumenty Zastrzeżone zapobiegają oszustwom

Analogiczną funkcję spełnia system Dokumenty Zastrzeżone prowadzony przez Związek Banków Polskich. Co ważne, w systemie uczestniczą wszystkie banki działające w Polsce, a także szereg innych instytucji (m.in. operatorzy komórkowi). Wystarczy wybrać się do oddziału swojego banku – część banków przyjmuje również zgłoszenia od osób niebędących ich klientami – i zgłosić utratę lub uszkodzenie dowodu tożsamości. W przypadku części banków możliwe jest również zastrzeżenie dokumentu za pomocą infolinii, po uprzedniej weryfikacji tożsamości osoby dzwoniącej. Informacja przyjęta przez bank jest niezwłocznie przesyłana do wszystkich pozostałych uczestników systemu.

Celem tej instytucji jest zapobieganie oszustwom i wyłudzeniom, których dokonanie jest możliwe z wykorzystaniem utraconego dowodu. Przestępcy nie przebierają w środkach – zawierają umowy kredytów i pożyczek, podpisują umowy najmu w celu choćby kradzieży jego wyposażenia, kradną towary zakupione z obowiązkiem zapłaty ceny w systemie ratalnym. Zgłoszenie utraty dokumentu winny rozważyć nawet osoby niekorzystające z usług bankowych.

Niestety, unieważnienie dowodu osobistego nie zawsze zapobiega jego przestępczemu wykorzystaniu – może zdarzyć się tak, że tzw. chwilówka zostanie wzięta nawet na podstawie nieważnego już dowodu. Z tego też względu warto – oprócz unieważnienia dowodu – również go zastrzec.

Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi bazę dowodów unieważnionych. Po wpisaniu na stronie obywatel.gov.pl serii i numeru dowodu osobistego otrzymamy informację o tym, czy dokument został unieważniony. Usługa ta jest oferowana bezpłatnie, a informację o unieważnieniu dowodu uzyskamy niezwłocznie.

Osoba, która utraciła dowód, powinna po zgłoszeniu utraty lub uszkodzenia dowodu sprawdzić za pomocą portalu obywatel.gov.pl, czy zagubiony dokument został rzeczywiście unieważniony.

Warto pamiętać, że w przypadku znalezienia cudzego dokumentu tożsamości, należy go niezwłocznie zwrócić do najbliższego komisariatu policji, organu gminy, organu administracji publicznej lub konsulatu. Dokument ten zostanie oczywiście unieważniony.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do niecnego wykorzystania danych z utraconego dowodu osobistego należy dołożyć szczególnej staranności w celu zapobieżenia skutkom takich działań, mogą być one bowiem niezwykle dotkliwe i opiewające na dziesiątki tysięcy złotych. Może okazać się to zadaniem żmudnym i długotrwałym, ale z pewnością oszczędzi pieniądze i stres.