Open space - jak pracować, żeby nie zwariować?

W coraz większej liczbie firm można spotkać się z biurem typu open space. Najczęściej tego rodzaju pomieszczenia kojarzą się z tym, jak firmy pokazywane są w filmach, szczególnie amerykańskich - tam pracownicy siedzą w wielkich pomieszczeniach z setkami biurek oddzielonych od siebie cienkimi ściankami, które tworzą tzw. boksy. Takie miejsce przywołuje również na myśl hałas, odgłosy telefonów i ogólny harmider. Czy jednak biuro w open space ma same wady? Jak wygląda taka praca? Jak powinni zachowywać się pracownicy, by nie utrudniać innym przebywania w tym samym pomieszczeniu? W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć tę kwestię.

Open space - amerykańska forma biura?

Przyjmuje się, że pierwsze biura typu open space powstały w Stanach Zjednoczonych. W wielkim pomieszczeniu umieszczone były biurka w taki sposób, aby pracownicy siedzieli do siebie twarzą w twarz. Dzięki temu, że pracowali na otwartej przestrzeni, mogli przekazywać sobie szybciej i sprawniej dokumenty. Takie rozwiązanie wydawało się więc idealne do zaoszczędzenia czasu i przyspieszenia wykonywania zadań. Czy jednak pracownicy byli na tyle skupieni i zaangażowani, jak w mniejszych pomieszczeniach?

Wady i zalety biura typu open space

Biuro typu open space jest idealne dla ekstrawertyków, którzy energię czerpią z kontaktu z innymi ludźmi. Dzięki temu, że wokół mają wielu współpracowników, mogą się konsultować, przebywać z nimi, zwiększa się ich motywacja do pracy. Poza tym współpraca bywa o wiele łatwiejsza - kiedy potrzebna jest szybka rozmowa, spotkać się można bez problemu, bez wcześniejszego szukania kogoś, właściwie z miejsca. Kiedy chcemy kogoś o coś zapytać, mamy go zazwyczaj na wyciągnięcie ręki.

Poza tym nie da się ukryć, że open space jest po prostu tańszy i ekonomiczniejszy niż kilka mniejszych pomieszczeń. Okazuje się więc to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą obniżyć koszty prowadzenia działalności.

Pracownicy dopiero rozpoczynający pracę mogą podpatrywać bardziej doświadczonych kolegów, sprawdzać jak radzą sobie z różnego typu klientami, uczyć się, zdobywać nową wiedzę, jednocześnie nikomu nie przeszkadzając.

W takiej dużej przestrzeni trudniej o zaostrzony konflikt. Nawet jeżeli ktoś za kimś nie przepada, nie przebywa z tą osobą w tak zamkniętej przestrzeni, żeby przeszkadzało to w pracy. Dużo trudniej w takiej sytuacji jest, kiedy pracownicy znajdują się w mniejszym pomieszczeniu i ciągle na siebie trafiają, czy tego chcą, czy nie.

Poza tym przez hałas, a nawet dzięki niemu, niektóre rozmowy są wygłuszane i nie przeszkadzają tak bardzo, jak w niewielkim biurze. W mniejszych pomieszczeniach każda rozmowa jest dokładnie słyszana i przeszkadzać może o wiele bardziej.

Jednak takie biuro ma również wady, o których warto wspomnieć. Przede wszystkim w takim miejscu jest zazwyczaj bardzo głośno - ktoś rozmawia, ktoś robi spotkanie, inna osoba rozmawia przez telefon z klientem, komuś dzwoni telefon. To sprawia, że w biurze zaczyna panować harmider, trudno jest się skupić, ciągle coś rozprasza.

Dodatkowo można mieć wrażenie, że wszyscy patrzą nam przez ramię, sprawdzają co robimy, na jakim etapie jesteśmy, czy przypadkiem się nie lenimy, nie robimy czegoś niewłaściwie. Takie sytuacje mogą być wręcz frustrujące i powodować duży stres.

Pracownicy pracujący w biurach typu open space są również bardziej podatni na choroby, dlatego muszą szczególnie dbać o higienę. W pomieszczeniu, w którym przebywa tyle osób, bakterie i wirusy rozwijają się o wiele szybciej, a grypa jednej osoby może sprawić zwolnienia chorobowe wielu innych.

W biurach open space trudno nawiązywać bliższe kontakty. Prywatne rozmowy raczej nie wchodzą w grę - w końcu nie chcemy, aby każdy nas słuchał. Dlatego też poziom znajomości jest raczej spłaszczony. Jak wiadomo bliskie relacje ze współpracownikami mogą pomóc w motywacji i koncentracji oraz zaangażowaniu, więc ich brak z całą pewnością można uznać za wadę.

Jak zachowywać się w biurze typu open space?

Istnieje kilka niepisanych zasad, które sprawiają, że praca w biurze open space stanie się o wiele bardziej przyjemna, a poziom stresu się zmniejszy. Jak się zachowywać się w takiej przestrzeni?

Nie hałasuj niepotrzebnie

Nie rozmawiaj głośno przez telefon, jeżeli dzwoni do ciebie ktoś w sprawie prywatnej. Wyciszaj dźwięki, a jeżeli musisz słyszeć, że ktoś próbuje się dodzwonić, po prostu włącz wibracje i włóż telefon do kieszeni, jeżeli wiesz, że połączenia będą częste. Wyłącz dźwięki komputera. To naprawdę denerwujące, jeżeli wszyscy będą słyszeć, kiedy dostaniesz maila lub ktoś napisał do ciebie na wewnętrznym chacie. Postaraj się zachowywać jak najciszej, aby możliwie jak najmniej przeszkadzać osobom, które muszą się skupić.

Dbaj o higienę

Pracując w otwartej przestrzeni, jesteś bardziej narażony na bakterie i wirusy. Dlatego też koniecznie myj częściej ręce i dezynfekuj biurko. Co jakiś czas przecieraj też klawiaturę, myszkę, pozbywaj się kurzu z monitora.

Poza tym pamiętaj, że obok ciebie jest mnóstwo innych osób, które z pewnością nie będą pracować z pełną mocą, jeżeli ktoś obok nich będzie nieprzyjemnie pachniał. Nie zapominajmy o prysznicu i zmianie ubrania.

Nie jedz rzeczy, które mogą odrzucać innych

Nie wszyscy lubią zapach czosnku, ryby czy gotowanych jajek. Postaraj się zrozumieć, że kiedy przy biurku zjadasz pomidory z cebulą, ostry zapach cebuli może powodować, że reszta współpracowników nie będzie mogła normalnie pracować. W związku z tym takie potrawy zostaw sobie na posiłki domowe lub zjedz je w kuchni.

Wyjdź, jeżeli czeka cię długa rozmowa

W wielu firmach można wynająć sale konferencyjne, gdzie można w ciszy porozmawiać z klientem - nie tylko na żywo, lecz także wtedy, kiedy czeka nas ważny telefon. Jeżeli sale są zajęte, wyjdź z otwartego pomieszczenia na korytarz lub - jeżeli pogoda pozwala - przed budynek. Dzięki temu ty będziesz bardziej skupiony na rozmowie, a pracownicy na swojej pracy.

Nie zaglądaj przez ramię

Nikt nie lubi, kiedy ktoś kontroluje każdy jego ruch - ty na pewno też nie. Dlatego staraj się unikać zaglądania innym w monitor. Może to powodować nawet poważne kłótnie i konflikty. Każdy potrzebuje trochę prywatności, już sama otwarta powierzchnia to znacznie utrudnia, a zaglądanie przez ramię tylko to pogarsza.

Nie pytaj o głupoty

Nie wiesz czegoś, co łatwo znajdziesz w wyszukiwarce, ale z jakiegoś powodu nie chce ci się i wolisz zapytać osoby obok? Warto zmienić takie podejście. Nie bądź leniwy - jeżeli możesz coś odnaleźć samodzielnie, zrób to. Nawet jeżeli czekasz na moment, kiedy ktoś nie będzie pracował, skończy swoje zadanie, być może będziesz mu zajmować jedyną wolną chwilę, w której chciałby się zregenerować.

Uważaj podczas słuchania muzyki

Dzięki słuchawkom i ulubionej muzyce można bez problemu oderwać się od panującego hałasu i skupić na zadaniu. Pamiętaj jednak, że nie jesteś w biurze sam, w związku z tym muzyka nie może być za głośna, a słuchawki powinny ją wygłuszać. Wyobraź sobie, że musisz słuchać mimowolnie płyty zespołu, którego nie lubisz, w dodatku w cichej, przygłuszonej wersji. Jest to tylko niepotrzebny, rozpraszający hałas.

Spersonalizuj miejsce pracy

Żeby poczuć się bardziej jak u siebie, można nieco spersonalizować miejsce pracy, postawić na biurku kwiatka, przyczepić zdjęcia czegoś, co nas określa, co lubimy lub fotografie naszych najbliższych, przynieśmy swój wazon, wstawmy kwiaty. Zróbmy coś, żeby poczuć, że jesteśmy u siebie.

Pamiętaj, że nie jesteś sam

Każdy ma własne preferencje co do temperatury w pomieszczeniu, trzeba więc znaleźć złoty środek, który sprawi, że nikt nie będzie musiał nosić kurtki latem lub ledwo siedzieć od upału zimą. Nie zmieniaj ukradkiem temperatury, kiedy nikt nie widzi. Naprawdę możesz utrudnić pracę innym osobom.

Z pewnością praca w biurze typu open space będzie prostsza, jeżeli zastosujesz powyższe zasady. Wtedy możesz poczuć się bardziej prywatnie i sprawić, że wszystkim będzie pracowało się lepiej.