Organizacja biurka w pracy – czy to ważne?

Każde stanowisko pracy, bez względu na jej rodzaj, powinno być zorganizowane w sposób najbardziej optymalny i ergonomiczny dla pracownika. Dodatkowo musi spełniać wszystkie wymogi BHP. W każdej pracy biurowej podstawowym miejscem wykonywania pracy jest biurko pracownika. Jak powinna wyglądać organizacja biurka w pracy? Jakie obowiązki spoczywają w tym zakresie na pracodawcy?

Dlaczego ważna jest organizacja biurka w pracy?

Prawidłowa organizacja miejsca pracy powinna być istotną kwestią dla każdego pracownika. Porządek na biurku oraz minimalizowanie zbędnych rzeczy pozytywnie oddziałują na lepszą koncentrację na zadaniach oraz pozwalają zaoszczędzić wiele czasu. Ponadto wpływają też na to, jak jesteśmy postrzegani przez innych ludzi: klientów, współpracowników czy szefa. Chaos i bałagan wskazują, że osoba, która zajmuje takie biurko, jest niezorganizowana i niedokładna, a przez to – być może nierzetelna. Pracownik taki nie wzbudza zaufania. Z drugiej strony porządek i ład na własnym stanowisku pracy dobrze świadczą o człowieku, podkreślając jego profesjonalizm i dokładność.

Dobre praktyki w organizacji stanowiska pracy

Kluczową zasadą podczas organizacji miejsca pracy jest – im mniej, tym lepiej. Mniejsza liczba rzeczy, co logiczne, mniej rozprasza naszą koncentrację. Dużo łatwiej udaje się skupić na wykonywanym zadaniu, jeśli rzeczy znajdujące się w zasięgu naszego wzroku nie absorbują nadmiernie naszej uwagi.

Zacznij od wyrzucania

Organizacja biurka w pracy powinna rozpocząć się od usunięcia wszystkich rzeczy niepotrzebnych oraz śmieci. Zbędne dokumenty, stare notatki, trzy doniczki z kwiatami, kilka ramek zdjęć z bliskimi, dwie ładowarki czy brudne kubki po kawie z dnia poprzedniego – tych rzeczy należy się pozbyć w pierwszej kolejności. Usunąć należy również wszystkie karteczki samoprzylepne, które są umieszczone na monitorze i generalnie wszędzie, gdzie je umieściliśmy. Taki system rzadko się sprawdza, a rodzi tylko niepotrzebny chaos. Każdą karteczkę podczas ściągania przeczytaj i o ile to coś ważnego – przenieś informację do kalendarza czy notatnika, z którym pracujesz na co dzień. Może się okazać, że większość z tych zadań już straciła swoją ważność lub już dawno je wykonano. Pamiętaj też o długopisach i sprawdź, czy wszystkie piszą, a te niepotrzebne wyrzuć.

Segreguj

W kolejnym kroku należy przejść do porządkowania i segregowania rzeczy, które są nam potrzebne podczas wykonywania codziennej pracy. Jeśli pracujemy z dużą liczbą dokumentów, warto skorzystać z segregatorów, teczek, kuwet lub innych przegródek, które pozwolą nam w logiczny dla nas sposób wszystko posegregować. Dzięki temu zaoszczędzimy wiele czasu na przeszukiwanie sterty papierów w celu znalezienia danego dokumentu.

Uporządkuj

Każda rzecz na naszym biurku powinna mieć swoje miejsce. Pojemnik na długopisy, miejsce na dokumenty, miejsce na telefon i kalendarz, jeśli lubimy mieć notatki w formie pisemnej. Jeśli na co dzień potrzebne są nam również inne artykuły, takie jak np. kalkulator, zszywacz, pieczątki, słuchawki, wówczas najlepszym rozwiązaniem są szuflady, jeśli biurko je posiada. W ten sposób wszystko jest pod ręką, ale rzeczy są schowane i nie tworzą bałaganu.

Organizacja biurka w pracy a porządek na pulpicie

Praca biurowa w większości przypadków jest wykonywana na komputerach. Dlatego na pulpicie także warto zachować ład w dokumentach. Przede wszystkim stare, niepotrzebne foldery i dokumenty należy albo wyrzucić, albo zarchiwizować. Warto też posiadać własny system katalogowania, dzięki czemu na pulpicie nie będzie całej masy dokumentów, a znalezienie konkretnego potrzebnego pliku stanie się bardzo proste.

Największe grzechy pracowników w organizowaniu swojego stanowiska pracy

Najczęstszym błędem pracowników podczas organizowania swojego miejsca pracy jest przekonanie, że wszystko jest nam potrzebne, a wręcz niezbędne. Każdy dokument odkładamy bezrefleksyjnie na stos poprzednich i tworzymy stronę, którą ciężko zarządzać. Ponadto niewiele osób regularnie porządkuje swoje miejsce pracy, co dodatkowo nawarstwia niepotrzebne artykuły. Pułapką, w którą daje się złapać wielu, paradoksalnie jest nadmiar gadżetów do organizacji biurka. Różnego rodzaju akcesoria powodują sytuację wręcz odwrotną: zajmują dużo miejsca oraz „przyciągają” jeszcze więcej niepotrzebnych rzeczy.

Organizacja biurka w pracy a przepisy BHP

Jeśli ktoś zastanawia się, czy organizacja biurka w pracy jest regulowana przepisami, odpowiedź brzmi: tak. Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe regulują kwestie związane z tym, za co odpowiada pracodawca w zakresie stanowiska pracy. Według Kodeksu pracy pracodawca odpowiedzialny jest głównie za to, żeby stanowisko pracy oraz wszystkie urządzenia i maszyny spełniały wszelkie wymogi BHP. W praktyce oznacza to, że sprzęt komputerowy powinien być sprawny, nie może być wadliwy czy stanowić dla pracownika zagrożenia. Co istotne, Kodeks pracy wskazuje, że stanowisko pracy powinno być ergonomiczne. Co to dokładnie oznacza? Ergonomia stanowiska pracy została bardziej szczegółowo opisana we wspomnianym już rozporządzeniu. Załącznik do tego dokumentu szczegółowo określa:

• stanowisko pracy powinno być tak zorganizowane, aby nie stanowiło nadmiernego wysiłku dla układu mięśniowo-szkieletowego pracownika oraz jego wzroku;
• monitor komputera powinien mieć możliwość odchylenia go do przodu lub tyłu oraz na boki; powinien być ustawiony tak względem źródła światła, aby nie dochodziło do olśnienia lub odbicia światła;
• klawiatura powinna być osobnym elementem wyposażenia i powinna być ustawiona minimum 10 cm od brzegu biurka;
• blat biurka najlepiej gdyby był jasny i matowy;
• odległość między pracownikiem a monitorem powinna wynosić od 40 cm do 75 cm;
• na każdego pracownika powinny przypadać 2 m2 wolnej przestrzeni podłogi oraz 13m2 objętości pomieszczenia, bez ograniczeń meblami, sprzętami itp.;
• wszystkie niezbędne urządzenia potrzebne w pracy przy komputerze powinny być w zasięgu ręki pracownika, tak by nie wymuszały zmiany jego pozycji.

Polityka czystego biurka i ekranu

Warto wiedzieć, że wiele firm stosuje tzw. politykę czystego biurka i ekranu. Często stanowi ona część systemu ochrony danych osobowych. Polityka czystego biurka i ekranu należy do listy dobrych nawyków zwiększających bezpieczeństwo danych wykorzystywanych w miejscu zatrudnienia i bezpośrednio wpływa na organizację biurka pracy. Najważniejsze jej zasady to:

• obowiązek schowania wszystkich wykorzystywanych dokumentów przed wyjściem z biura;
• niezostawianie na biurku nośników danych oraz kluczy do szafek;
• zniszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne, najszybciej jak to możliwe;
• włączanie wygaszacza ekranu przed odejściem od biurka – po powrocie skorzystanie z komputera powinno być możliwe jedynie po podaniu hasła dostępu.

Polityka czystego biurka i ekranu wymusza na pracownikach utrzymanie porządku na stanowiskach pracy. W firmach, które wdrożyły tę strategię, o organizację biurka w pracy dbają wszyscy.

Organizacja biurka pracownika, choć z pozoru może wydawać się sprawą banalną, okazuje się taką nie być. Warto poświęcić czas na dobre zorganizowanie przestrzeni, w której pracujemy. Dzięki temu nasza efektywność wzrośnie i zyskamy poczuje dobrej organizacji zadań i czasu.