Prezenty świąteczne dla pracowników - jak rozliczać?

W wielu przedsiębiorstwach niepisaną regułą stało się wręczanie pracownikom świątecznych prezentów czy też drobnych upominków, dzięki którym buduje się pozytywną atmosferę w miejscu pracy. Jak się okazuje, zakup tego rodzaju przedmiotów przez pracodawcę, a następnie ich przekazanie nie pozostaje obojętne dla organów podatkowych. W jaki więc sposób można odpowiednio rozliczyć wszelkie drobiazgi dla pracowników i z jakiego źródła je sfinansować? Jak rozliczać prezenty świąteczne dla pracowników? Wyjaśniamy w artykule! 

Prezenty świąteczne dla pracowników

Tworzenie przyjaznego środowiska w zakładzie pracy to podstawa jeśli chcemy mówić o dobrych relacjach między poszczególnymi zatrudnionymi, a także na linii pracownik-pracodawca. Z tej perspektywy świetnym ruchem ze strony właściciela firmy jest przyznanie pracownikom z okazji różnego typu świąt czy uroczystości prezentów. Mogą to być zarówno rzeczy materialne, bony towarowe, karty upominkowe, zapomogi, dodatkowe świadczenia czy wreszcie gotówka. 

Jak sfinansować prezenty świąteczne dla pracowników?

W pierwszej kolejności warto zauważyć, że pracodawcy nie mają prawnego obowiązku obdarowywania swoich pracowników czy zleceniobiorców z jakiejkolwiek okazji. Nie mówimy oczywiście tutaj o różnego rodzaju premiach uznaniowych itp., lecz o prezentach świątecznych. Jeśli jednak właściciel przedsiębiorstwa zdecyduje się na taki gest, musi dokładnie go przemyśleć i zadbać o każdy detal, aby wszystko przebiegło zgodnie z prawem. Pracodawca co do zasady posiada możliwość skorzystania z kilku źródeł finansowania świątecznych upominków, w tym przede wszystkim z rachunku obrotowego albo z ZFŚS (tj. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Na pierwsze rozwiązanie decydują się głównie przedsiębiorcy, którzy nie stworzyli u siebie w firmie puli socjalnej lub nie chcą przydzielać prezentów z uwagi na kryterium socjalne. Trzeba bowiem wiedzieć, że środki z funduszu socjalnego mogą trafiać wyłącznie do pracowników, którzy są jego beneficjentami. Ponadto, pracodawca przy zakupie prezentów musiałby kierować się m.in. statusem materialnym poszczególnych pracowników, ponieważ środki z ZFŚS nie mogą zostać rozdzielone każdemu po równo. 

Upominki dla pracownika a PIT

Zgodnie z Ustawą o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Ustawodawca nie przewiduje wyjątku dla prezentów świątecznych, ale tylko w przypadku, gdy są one zakupione z środków obrotowych. Jeśli jednak mówimy o finansowaniu z ZFŚS, pracodawca może skorzystać z art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy o PIT, który zakłada, że zwolnieniu podlega wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. W myśl tego przepisu, rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Prezenty świąteczne a składki ZUS

Kolejną istotną kwestią jest rozliczenie prezentów świątecznych wręczanych pracownikowi na gruncie przepisów Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawodawca jasno określa, że wartość przyznanych zatrudnionemu lub zleceniobiorcom świadczeń, które zostały sfinansowane w całości ze środków obrotowych przedsiębiorcy, należy wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Sytuacja ta dotyczy świadczeń pieniężnych, jak i niepieniężnych takich jak choćby upominków materialnych. Jak informuje sam Zakład Ubezpieczeń Społecznych, z przeciwnymi okolicznościami mamy do czynienia wówczas, gdy środki pochodzą z ZFŚS oraz zostały rozdzielone z zastosowaniem kryterium socjalnego. Wtedy świadczenia te nie podlegają oskładkowaniu, niezależnie od ich charakteru czy wysokości. W tym miejscu warto dodać, że połączenie dwóch źródeł finansowania skutkuje tym, że w ramach przekazanego świadczenia trzeba zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS.  

Prezenty świąteczne - czy warto dawać pracownikom? 

Wręczanie prezentów świątecznych pracowników to pozytywny zwyczaj, który znajduje uznanie w oczach coraz większej liczby pracodawców. Dzięki temu osoby zatrudnione na umowie o pracę lub związane z daną firmą umową zlecenie mogą poczuć się jeszcze bardziej docenione, co zmotywuje je do dalszej pracy. Jak jednak widzimy, przedsiębiorcy stoją przed sporym dylematem jeśli chodzi o wybór źródła finansowania, a później formalności, jakie trzeba spełnić przy rozliczaniu takich świadczeń. Nie pozostaje wówczas nic innego, jak dokładnie przeanalizować przepisy i w odpowiedni sposób zastosować je w praktycznym wymiarze.