Prowadzę kancelarię prawną. Dokonałem zakupu wizytówek. Czy mogę zaliczyć poniesione wydatki na zakup wizytówek do kosztów i odliczyć od nich VAT? Czy stanowią one koszt reprezentacji?

Jerzy, Koszalin

 

Nie ma przeszkód, aby zaliczyć wydatki na zakup wizytówek do kosztów oraz odliczyć od nich VAT, nie stanowią one reprezentacji.

Zakup wizytówek w kosztach firmowych

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Reasumując, określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

  • został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • nie znajduje się na liście stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych,
  • został prawidłowo udokumentowany.

Katalog wydatków nieuznawanych za koszty znajduje się w art. 23 ustawy o PIT. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten rodzi problemy interpretacyjne. Nie wiadomo, czy reprezentacją jest zakup każdej usługi gastronomicznej, czy tylko takiej, która jest reprezentacyjna.

Przepisy podatkowe nie formułują definicji reprezentacji. Dlatego należy posiłkować się definicją słownikową. Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN (Warszawa, 1981 r.) reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie - reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.

Moim zdaniem wydatki na wizytówki można zaliczyć do normalnych kosztów działalności. Wizytówki zawierają informacje dotyczące firmy (jej siedziby, osoby z firmą utożsamianej, numeru telefonu, pod którym można kontaktować się z firmą lub jej reprezentantem). Mają one charakter informacyjny. Zatem wydatek na zakup wizytówek jest wydatkiem związanym z bieżącą działalnością firmy i powinien być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności. Takie stanowisko podziela też większość organów podatkowych w wydawanych interpretacjach, tytułem przykładu można wskazać pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku, nr BI/005/0183/04, z 9 września 2004 r., gdzie stwierdził on, że:

(…) Wizytówki zawierają jedynie informacje dotyczące firmy (jej siedziby, osoby z tą firmą utożsamianej, numeru telefonu, pod którym można kontaktować się z firma lub jej reprezentantem). Mają więc one charakter informacyjny, a zatem zakup wizytówek nie jest związany z reprezentacją czy reklamą.

Wydatek poniesiony na zakup wizytówek jest więc wydatkiem związanym z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. A zatem powinien być zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Podatniczkę działalności gospodarczej w momencie poniesienia tego wydatku (…).

Odliczenie VAT od wydatków na zakup wizytówek

Z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Gdy kwota VAT naliczonego jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty VAT należnego, powstała nadwyżka obniża podatek należny za następne okresy rozliczeniowe lub podlega zwrotowi na rachunek bankowy.

Tym samym należy uznać, iż z faktury dokumentującej zakup wizytówek można odliczyć podatek VAT.