Dziennik budowy – jakie ma znaczenie i jakie pełni funkcje?

Inwestycja budowlana jest bardzo sformalizowanym procesem, wymagającym precyzyjnych działań. Niewłaściwie posadowiony budynek stanowi zagrożenie zarówno dla mieszkańców, jak i właścicieli sąsiednich nieruchomości oraz osób trzecich przebywających w pobliżu. Dlatego jest tak ważne, aby każdy etap budowy był realizowany zgodnie ze sztuką. Najbardziej skomplikowane obiekty wymagają pozwolenia na budowę, w której organ architektoniczno-budowlany wskazuje zakres prac. Dokumentem, w którym rejestruje się wszystkie najważniejsze zdarzenia inwestycyjne, jest dziennik budowy. Wyjaśnijmy zatem, czym dokładnie jest taki dziennik budowy, jakie pełni funkcje oraz kto może i powinien z niego korzystać.

Dziennik budowy – czym właściwie jest?

Dziennik budowy stanowi najistotniejszy dokument określający przebieg prac budowlanych w inwestycji. Stanowi on dokument urzędowy. Ma zatem moc dowodu, który stwierdza to, co zostało w nim zapisane. Jego treść korzysta z domniemania, co też oznacza, że do podważenia treści zapisanej w dzienniku konieczny jest wiarygodny przeciwdowód.

Prowadzenie dziennika budowy jest obowiązkowe wszędzie tam, gdzie prowadzone są roboty budowlane wymagające ustanowienia kierownika budowy, tj. dla każdego obiektu wymagającego pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę oraz zgłoszenia. Dla uściślenia trzeba dodać, że w przypadku prac rozbiórkowych wymagany jest dziennik rozbiórki, a przy montażu – dziennik montażu.

Omawiany dokument jest odpłatny i wydawany przez właściwy organ administracji architektoniczno-budowlanej – starostę bądź wojewodę, w terminie 3 dni od dnia, w którym decyzja o pozwoleniu na budowę stała się ostateczna. W przypadku zagubienia dokumentu organem właściwym zawsze jest starosta.

Aby otrzymać omawiany dokument, należy złożyć odpowiedni wniosek. Inwestor występujący o wydanie dziennika budowy musi wskazać w piśmie:

1. imię i nazwisko lub nazwę;

2. dane dotyczące decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych albo zgłoszenia:

1. organ wydający decyzję albo przyjmujący zgłoszenie,
2. datę wydania decyzji albo dokonania zgłoszenia,
3. numer decyzji lub znak sprawy – w przypadku decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych;

3. e-mail – wyłącznie w przypadku wystąpienia o wydanie dziennika budowy w postaci elektronicznej.

Aktualnie dziennik może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca wskazał jednak termin, do którego akceptowane będą wersje tradycyjne. Ostateczną datą jest 31 grudnia 2029 roku. Od 1 stycznia 2030 roku dziennik budowy będzie mógł być wydawany wyłącznie w postaci elektronicznej. W obiegu pozostaną wówczas tylko te papierowe dzienniki, które będą już w użyciu i będą prowadzone w starej formie, aż do zakończenia robót budowlanych.

Kto prowadzi dziennik budowy?

W dzienniku budowy rejestruje się przebiegu robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania mogących mieć znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania prac budowlanych (takich jak budowa, rozbiórka lub montaż).

Za dziennik odpowiada kierownik budowy (lub kierownik robót). W jego gestii jest prowadzenie go zgodnie z prawem, dbanie o jego stan oraz właściwe przechowywanie na terenie budowy. Kierownik jest również osobą, która głównie dokonuje w nim wpisów. 

Oprócz kierownika budowy lub kierownika robót w dzienniku mogą zostawiać wpisy również:

• inwestor,

• inspektor nadzoru inwestorskiego,

• projektant,

• kierownik budowy,

• kierownik robót budowlanych,

• osoba wykonująca czynności geodezyjne na terenie budowy,

• pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na budowie – w ramach dokonywanych czynności kontrolnych.

Jak wygląda dziennik budowy?

Forma i zasady prowadzenia dziennika budowy zostały szczegółowo określone w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 roku w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.

Jak możemy przeczytać w rozporządzeniu, dziennik budowy prowadzi się w sposób usystematyzowany, tak aby składał się ze strony tytułowej oraz z części przeznaczonej do dokonywania wpisów. Na stronie tytułowej dziennika budowy zamieszcza się:

• numer dziennika budowy,

• datę wydania dziennika budowy,

• imię i nazwisko lub nazwę inwestora,

• określenie obiektu budowlanego lub rodzaj wykonywanych robót budowlanych,

• adres obiektu budowlanego lub miejsca wykonywania robót budowlanych,

• numer i datę wydania decyzji albo numer i datę wpływu zgłoszenia do organu administracji architektoniczno-budowlanej – uprawniających do prowadzenia robót budowlanych,

• nazwę zamierzenia budowlanego,

• liczbę stron dziennika budowy – w przypadku dziennika budowy w postaci papierowej,

• pouczenie o sposobie prowadzenia dziennika budowy i odpowiedzialności określonej w art. 93 pkt 4 Prawa budowlanego.

Zasady dokonywania wpisów w dzienniku

Wpisów w dzienniku budowy dokonuje się w taki sposób, aby wynikała z nich kolejność przebiegu robót budowlanych, zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania tych robót.

Kierownik budowy oraz inne osoby upoważnione do dokonywania wpisów muszą pamiętać, aby zapisy te były zamieszczane w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych uzupełnień. Dopisywanie nowej treści do wcześniej zarejestrowanych zdarzeń może skutkować uznaniem dziennika za wadliwy i nałożeniem na inwestora kary administracyjnej. W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów należy dokonać kolejnego wpisu o prawidłowej treści wraz z uzasadnieniem wprowadzenia zmiany.

Wpisy rejestrowane w dzienniku budowy są mocno sformalizowane. Muszą posiadać wszystkie elementy wymagane przez ustawodawcę. Jak wskazuje omawiane rozporządzenie, każdy wpis musi być opatrzony:

1. datą;

2. danymi osoby dokonującej wpisu:

1. imieniem i nazwiskiem,

2. funkcją, jaką pełni w procesie budowlanym – w przypadku uczestników procesu budowlanego i osoby wykonującej czynności geodezyjne na terenie budowy,

3. nazwą organu uprawnionego do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy, który reprezentuje, oraz funkcją, jaką w tym organie pełni – w przypadku pracowników organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy;

3. podpisem osoby dokonującej wpisu w dzienniku budowy w postaci papierowej lub uwierzytelniony przez zalogowanego użytkownika w dzienniku budowy w postaci elektronicznej.

Przed rozpoczęciem robót w dzienniku budowy należy dokonać wpisu osób, którym powierzono sprawowanie funkcji kierownika budowy i inspektora nadzoru inwestorskiego. Osoby te są zobowiązane do potwierdzenia przyjęcia tych funkcji poprzez własnoręczny podpis.

Zamknięcie dziennika budowy

Zamknięcie dziennika budowy następuje w momencie zakończenia robót budowlanych. Odbywa się poprzez dokonanie wpisu, do którego upoważniony jest wyłącznie kierownik budowy. W przypadku gdy dziennik prowadzony jest w formie elektronicznej, dodatkowo należy w systemie zmienić jego status na „zamknięty”. Jeśli natomiast zawiadomienie o zakończeniu budowy zostało przyjęte bez sprzeciwu albo wydane zostało pozwolenie na użytkowanie, organ nadaje w systemie dziennikowi budowy status „oddany do użytkowania”. Nie stosuje się powyższego, jeżeli możliwe jest przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych.

Ustawodawca przewidział możliwość kontynuowania wpisów do dziennika również po jego zamknięciu. Jest tak jednak wyłącznie w przypadku formy elektronicznej. W takim wypadku inwestor może ponownie udostępnić elektroniczny dziennik budowy kierownikowi budowy po umożliwieniu tej czynności przez właściwy organ nadzoru budowlanego.