Formy grzecznościowe w mailach – jak pisać do rekrutera?
W mailu do rekrutera przesyłamy zazwyczaj naszą aplikację na dane stanowisko. Najczęściej więc jest to nasz pierwszy kontakt z nim i warto dobrze wykorzystać tę okazję, by rozpocząć swoją autoprezentację z jak najlepszej strony. Może się wydawać, że taka wiadomość jest nieistotna, jednak w przypadku poszukiwań kandydata do pracy wszystko może mieć znaczenie. Skoro więc mail to nasz pierwszy kontakt z potencjalnym pracodawcą, warto sprawić, by wrażenie było jak najlepsze. Formy grzecznościowe w mailach, treść, nazwa plików – jak pisać do rekrutera? Podpowiadamy w niniejszym artykule!
Bądź nieszablonowy!
Przede wszystkim, aby zwrócić na siebie uwagę rekrutera, warto wyróżnić się z tłumu. W przypadku maila taki krok może być bardzo prosty. Należy bowiem zapamiętać jedno – że kopiowanie treści może nas uczynić niezauważonymi.
Mnogość wzorów do pobrania powoduje, że mamy ochotę przekleić ich treść, zmodyfikować dane i na tym zakończyć naszą twórczą pracę. Jednak w takim przypadku możemy postąpić dokładnie tak samo jak inni kandydaci. Rekruter, który dostanie 10 bardzo zbliżonych maili i jeden nieszablonowy, najpewniej zwróci uwagę tylko na ten ostatni i to na nim się skupi. Dlatego też warto stworzyć treść samodzielnie – w końcu nie będzie ona długa, nie wymaga też zdolności pisarskich.
Na niektórych stronach z ogłoszeniami o pracę, z których bezpośrednio można wysyłać swoją aplikację, istnieje możliwości wysłania szablonu maila lub modyfikowania go – w takim przypadku również warto zmienić treść i dopasować do siebie.
Zmiana takiego wzoru nie jest pracochłonna, nie zajmie nam również dużo czasu, a może sprawić, że nie podążymy za tłumem, tym samym zwrócimy na siebie uwagę – a o to przecież nam chodzi!
Skopiowanie może być kuszące, ale znacznie więcej korzyści może przynieść napisanie maila od początku do końca samodzielnie.
Formy grzecznościowe w mailach, treść, załączniki – jak pisać?
Jak więc napisać wiadomość do rekrutera? Co jest ważne? Czego unikać? Jakie formy grzecznościowe w mailach będą prezentowały się dobrze? Jak opisać załączniki? Od czego zacząć? Podpowiadamy!
Mail i temat
Pierwszymi dwoma rzeczami, na które może zwrócić uwagę rekruter przy odczytywaniu maila od nas, będą adres naszej skrzynki i tytuł wiadomości. Dlatego też warto skupić się także na tym elemencie. Przede wszystkim podkreślmy, że kiedy rozpoczynamy naszą przygodę z poszukiwaniami pracy, musimy się upewnić, czy nasz adres mailowy jest profesjonalny. Nawet jeśli wygodnie nam używać tego, który założyliśmy w gimnazjum i korzystamy z niego do dziś, do rekrutera warto pisać z konta oficjalnego, najlepiej składającego się z naszego imienia i nazwiska.
Istotny jest również temat wiadomości. Rekruter najpewniej dostaje mnóstwo maili, warto więc zadbać o to, by nasz się nie zgubił czy nie został uznany za spam. Zaznaczmy więc, że chodzi o rekrutację, dodajmy też nazwę stanowiska. Można także dopisać numer ogłoszenia, jeśli jest dostępny. Przykładowy tytuł może brzmieć: Rekrutacja – specjalista ds. kadr i płac (nr ogłoszenia 123/456/789/2019).
Formy grzecznościowe w mailach
Mail należy rozpocząć i zakończyć od form grzecznościowych. Najbezpieczniejszą z nich na początku wiadomości będzie: Szanowni Państwo, Szanowna Pani lub Szanowny Panie. Jeśli nie wiemy do kogo konkretnie piszemy, szanowni państwo będą formą, którą zwrócimy się niejako do całej firmy.
Z kolei na końcu maila warto napisać krótko: Z poważaniem / Z wyrazami szacunku, a następnie podpisać się imieniem i nazwiskiem.
Załączniki
Jak wiadomo, najczęściej piszemy do rekrutera po to, by przesłać mu nasze dokumenty rekrutacyjne. Pamiętajmy o tym, by odpowiednio nazwać pliki (np. CV Anna Kowalska), aby po ściągnięciu na dysk nie zagubiły się w morzu innych. Dodatkowo upewnijmy się, czy nasz załącznik nie jest zbyt ciężki, aby nie „zapchał” rekruterowi skrzynki.
Na wszelki wypadek, aby dokumenty otwierały się dokładnie tak, jak chcemy i nic nie zepsuło formatowania, warto zapisać je w bezpiecznym pod tym względem formacie, czyli PDF-ie.
Profesjonalizm
Pamiętajmy o tym, że być może nie jest to kontakt osobisty, jednak mail naprawdę może budować nasze pierwsze wrażenie, dlatego też starajmy się zachować jak największy profesjonalizm. Nie piszmy do rekrutera po imieniu, jeśli się nie znamy, nie wysyłajmy emotikon, nie piszmy w zbyt żartobliwym tonie. Już w tym momencie powinniśmy poczuć się tak, jak gdybyśmy rozmawiali z rekruterem na rozmowie kwalifikacyjnej.
O profesjonalizmie świadczy również poprawność językowa naszego maila. Po napisaniu warto go dokładnie przeczytać, sprawdzić, czy nie ma w nim literówek, źle postawionych przecinków lub błędów interpunkcyjnych. Jeśli mamy z tym problem, warto poprosić o przeczytanie kogoś, kto może nam pomóc – czasami naprawdę trudno zauważyć popełnione przez siebie błędy.
Tekst
Może nas kusić załączenie dokumentów, bez treści maila. Jednak jest to na pewno zła praktyka i warto napisać choćby kilka słów. Mail nie powinien być długi, ale warto wspomnieć o sobie choć w dwóch zdaniach, aby rekruter wiedział, z kim ma do czynienia.
Wydaje się, że formy grzecznościowe w mailach, adres skrzynki lub tekst nie wymagają od kandydata do pracy żadnych przygotowań. Może się jednak okazać, że zupełnie nie wiemy, jak się za to zabrać i błądzimy we mgle. Warto zapamiętać kilka kwestii, aby już od pierwszego kontaktu zrobić dobre wrażenie na rekruterze.
