Poradnik Pracownika

Wypowiedzenie wysłane drogą mailową - czy jest zgodne z prawem?

W sobotę, dla mnie w dniu niepracującym, otrzymałam maila od pracodawcy. W jego treści zostałam poinformowana o tym, że firma chce zakończyć ze mną współpracę oraz że w załączniku znajduje oficjalne pismo – wypowiedzenie umowy o pracę. Czy wypowiedzenie wysłane drogą mailową jest prawomocne oraz czy pracodawca takim postępowaniem nie łamie przepisów?

 

Jowita, Siedlce

 

W obecnych czasach internet i szybkie sposoby komunikacji są wykorzystywane możliwie jak najczęściej. W niektórych sytuacjach budzi wątpliwość, czy dany rodzaj dokumentu może zostać dostarczony drogą elektroniczną. Temat zaczyna być dyskusyjny, gdy mowa o dokumentach zawierających dane pracownicze, a w szczególności – gdy mowa o złożeniu w ten sposób wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie wysłane drogą mailową w niektórych przypadkach może być nieskuteczne.

Wypowiedzenie umowy o pracę 

Kodeks pracy w art. 30 wskazuje, że rozwiązanie umowy o pracę możliwe jest:

  • na mocy porozumienia stron;
  • przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem);
  • przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).

Najbardziej popularną formą rozwiązywania umowy o pracę jest forma pisemna. Czas epidemii oraz praca zdalna spowodowały jednak, że jej użycie nie zawsze jest możliwe.

Kodeks pracy a wypowiedzenie

Jak wskazuje art. 30 ust. 3 Kodeksu pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Jednak kodeks nie zakazuje jednoznacznie dostarczania tego typu dokumentów np. drogą pocztową. Taka możliwość jest w szczególności wygodna dla pracodawców, gdy ich pracownik np. chwilowo jest niedostępny w miejscu pracy. Warto nadmienić, że koronawirus spowodował zmianę w tym zakresie. Obecnie podczas epidemii przesyłkę pocztową uznaje się za doręczoną tylko wtedy, gdy pracownik ją odbierze.

W czasie epidemii nawet podwójnie awizowane wypowiedzenie nie jest uznawane za doręczone. Skutek ten powstanie najwcześniej dopiero po 14 dniach od odwołania stanu epidemii.

Oznacza to, że nawet jeśli wypowiedzenie zostało podwójnie awizowane, to nie uznaje się go za doręczone. Kwestię tę reguluje art. 98 ust. 1 Ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Przed epidemią podwójne awizowanie było uznane jako skuteczne i umowa rozwiązywała się. Obecnie, nawet jeśli wypowiedzenie zostało nieodebrane celowo, uznaje się, że umowa nie została rozwiązana. Zatem w aktualnym stanie prawnym o wiele bezpieczniejsze jest doręczenie wypowiedzenia drogą e-mailową aniżeli pocztą.

Wypowiedzenie wysłane drogą mailową

Istotny jest fakt, że Kodeks pracy nie dopuszcza wysłania wypowiedzenia umowy drogą elektroniczną – a przynajmniej nie jest to określone jednoznacznie. Natomiast trzeba wziąć pod uwagę jeszcze inne występujące źródło prawa, którym jest m.in. Kodeks cywilny.

Zgodnie z art. 78 § 1 kc w celu zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W ww. przepisie nie zostało jasno określone, że samo w sobie oświadczenie musi być stworzone własnoręcznie, zapis ten odnosi się tylko do podpisu. Dopuszczalne jest złożenie oświadczenia woli drogą elektroniczną, w tym wypowiedzenia umowy o pracę, jednak tylko przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny zostaje uznany za bezpieczny w momencie uzyskania certyfikatu kwalifikowanego.

 Wypowiedzenie jest skuteczne, jeżeli zostało skutecznie doręczone. W przypadku wypowiedzenia elektronicznego musi być ono opatrzone podpisem kwalifikowanym

Dla zachowania formy pisemnej konieczne jest zatem złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę.

 Wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 roku, I PK 58/09 

Minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 k.c., który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. Treść oświadczenia woli może być sporządzona w różny sposób, np. pismem ręcznym, maszynowym, wydrukiem komputerowym itp. Istotne jest jednak, by pod tak przygotowanym dokumentem figurował własnoręczny podpis składającego oświadczenie. Nie chodzi przy tym o to, czy mamy do czynienia z oryginałem dokumentu, czy jego kopią (posługiwanie się tymi pojęciami jest nieadekwatne do oceny zachowania formy pisemnej; por. np. Z. Radwański, E. Drozd (w:) System Prawa Prywatnego, Tom 2. Prawo cywilne – część ogólna, Rozdział III. Forma czynności prawnej, pod red. Z. Radwańskiego, Warszawa 2008, s. 131). Każda bowiem kopia dokumentu (kserokopia, faks) spełnia warunek zachowania formy pisemnej, jeżeli jest własnoręcznie podpisana. Formy tej natomiast nie zachowuje dokument własnoręcznie sporządzony przez składającego oświadczenie woli, jeżeli nie zostanie przez niego podpisany.

Podpis kwalifikowany konieczny!

Jak już wcześniej wspomniano, wypowiedzenie wysłane drogą mailową musi być opatrzone podpisem kwalifikowanym. Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert. Podpis kwalifikowany daje wiele możliwości, na przykład:

  • podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców;
  • zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych;
  • udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych;
  • przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.

Co ciekawe, w sytuacji kiedy wypowiedzenie wysłane drogą elektroniczną nie zostanie z różnych przyczyn opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, będzie ono skuteczne, ale wadliwe. Oznacza to więc, że pracownik w takim przypadku może dochodzić roszczeń na drodze sądowej, może z tego tytułu uzyskać odszkodowanie, a nawet zostać przywrócony do pracy. Pracownik ma w tym przypadku 21 dni na podjęcie odpowiedniego działania. Zgodnie bowiem z art. 264 Kodeksu pracy: „Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę”.

Podsumowanie

Wypowiedzenie wysłane drogą mailową jest obowiązujące, jeżeli został na nim złożony elektroniczny podpis kwalifikowany. Natomiast sama forma dostarczenia tego typu dokumentu – wysyłka mailowa – nie jest uznawana za dopuszczalną w świetle przepisów Kodeksu pracy, ale nie jest też zabroniona w świetle przepisów Kodeksu cywilnego. Jeżeli natomiast wypowiedzenie wysłane drogą mailową nie jest opatrzone podpisem kwalifikowanym, to i tak będzie ono skuteczne, ale jego forma będzie wadliwa. W związku z tym pracownik będzie miał prawo odwołać się do sądu pracy z roszczeniem o przywrócenie bądź odszkodowanie z tytułu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę.