Na czym polega mediacja? Jak przebiega procedura mediacji?

Mediacja ma wiele zalet, którymi są: szybkość, taniość, prostota, odciążenie wymiaru sprawiedliwości, ułatwienie dostępności do wymiaru sprawiedliwości. Niestety są też wady tej formy rozstrzygania sporów: ograniczenia przedmiotowe, mniejsza sprawiedliwość, mniejsza ochrona osób ubogich, niewystarczająca ochrona słabszych stron. Jednak zalety tej metody rozstrzygania sporów przeważają nad jej wadami.

W polskim systemie prawnym wyróżnia się następujące trzy podstawy prowadzenia mediacji: wniosek strony o przeprowadzenie mediacji, umowa o mediację i skierowanie stron do mediacji przez sąd.

Mediacja definiowana jest jako dobrowolny, poufny proces, w którym odpowiednio przeszkolona osoba (mediator), która jest niezależna i bezstronna wobec stron, za ich zgodą pomaga im uporać się z konfliktem. Służy stronom w ustaleniu kwestii spornych, poprawieniu komunikacji pomiędzy nimi, wypracowaniu rozwiązania, które może zakończyć spory, a w wypadku ich zaakceptowania – prowadzi do zawarcia porozumienia.

Wyróżnia się następujące zasady mediacji:

1. zasada dobrowolności uczestnictwa – nie można zmusić nikogo do udziału w mediacji, każda ze stron może odstąpić od udziału w mediacji na każdym jej etapie i nie może to zostać użyte w postępowaniu przeciwko niej;
2. zasada poufności – mediator oraz strony mają obowiązek zachować w tajemnicy wszystko to, czego dowiedzieli się w czasie mediacji, poza wyjątkami wskazanymi w przepisach prawa;
3. zasada bezstronności mediatora – mediator nie angażuje się w konflikt, nie ocenia stron, nie doradza im;
4. zasada szacunku – strony powinny szanować swoją godność, nie krzyczeć, nie stosować wulgaryzmów, nie krzywdzić się swoimi wypowiedziami, nie przerywać sobie;
5. zasada nieformalności i zasada prywatności oznacza, że spotkania w mediacji nie są w żaden sposób rejestrowane. Jeśli mediator będzie sporządzał notatki na użytek mediacji, to zobowiązany jest zniszczyć je w momencie zakończenia postępowania mediacyjnego. W mediacji to strony wraz z mediatorem ustalają czas i miejsce spotkania mediacyjnego oraz ich częstotliwość. Strony nie są ograniczone sztywnymi regułami procedury;
6. zasada postępowania w dobrej wierze – strony powinny przedstawiać rzeczywiste okoliczności, nie manipulować, mówić prawdę;
7. zasada woli porozumienia stron – celem mediacji jest zawarcie ugody satysfakcjonującej obie strony;
8. zasada autonomiczności konfliktu – spór „należy” do stron i to one, a nie mediator decydują, w jaki sposób zostanie on rozstrzygnięty. Mediator nie proponuje stronom żadnych rozwiązań, nie narzuca swojej racji, nie udziela porad, nie doradza, nie przekonuje i nie wyraża własnego zdania w sprawach, które dotyczą klientów.

Mimo że mediacja w polskim systemie prawnym istnieje już od kilku dobrych lat, nadal wzbudza wśród stron obawy co do tego, jak ona przebiega, a to z kolei ma przełożenie na wyrażenie zgody na jej prowadzenie. 

Obecnie strony do mediacji najczęściej trafiają na skutek skierowania ich przez sąd. W terminie 7 dni od doręczenia stronie postanowienia sądu o skierowaniu do mediacji może ona wyrazić sprzeciw. 

Jeżeli żadna ze stron nie sprzeciwi się do mediacji, rozpoczyna się cała procedura związana z prowadzeniem mediacji.

Przebieg postępowania mediacyjnego 

Najczęściej rozpoczęcie mediacji rozpoczyna telefoniczne nawiązanie kontaktu ze stronami, a jeśli strony mają ustanowionych pełnomocników – także z ich pełnomocnikami. Przyjmuje się, że kontakt telefoniczny do stron powinien nastąpić w ciągu 7 dni od otrzymania postanowienia sądu o skierowaniu na mediację. W rozmowie telefonicznej mediator przedstawia stronie, czemu służy mediacja, jakie są jej podstawowe zasady oraz informację o jej kosztach. W rozmowie ze stroną mediator może także wyjaśnić wątpliwości co do prowadzenia mediacji. 

Jeśli mediator nie ma numerów telefonów stron, kontaktuje się z nimi w formie listownej, przesyłając im zaproszenie na mediację, które zawiera te same informacje, które przekazuje w rozmowie telefonicznej. Często w takim wypadku w zaproszeniu na mediację zawarty zostaje termin, w jakim ma ona zostać przeprowadzona. 

Kolejny etap obejmuje spotkanie bezpośrednie, którego celem jest porozumienie się stron i zawarcie satysfakcjonującego porozumienia. W tym etapie wyróżnić należy część otwierającą spotkanie obejmującą przemówienie otwierające, którego celem jest przedstawienie się mediatora, omówienie zasad mediacji, poinformowanie stron o kosztach, przedstawienie przebiegu informacji, odebranie zgody na mediację oraz osobę mediatora. 

Następnie następuje część wystąpienia stron, której celem jest ich swobodna wypowiedź bez wzajemnego wchodzenia sobie w słowo, mająca na celu wentylację emocji towarzyszących konfliktowi. 

Kolejna część mediacji w ramach tego etapu to rozmowy indywidualne ze stronami, których celem jest testowanie przedstawionych propozycji i ich urealnienie. 

Rozmowy indywidualne wieńczy kolejna część, która polega na wspólnym spotkaniu mediatora ze stronami i przedstawienie im ich wzajemnych propozycji. 

Jeśli strony przystaną na swoje propozycje, rozpoczyna się kolejny etap obejmujący konstruowanie ugody – porozumienia, którego celem jest sformułowanie zapisów przyjętych propozycji w taki sposób, aby ugodę tę zatwierdził sąd. Konstruuje ją mediator i jest ona przekazywana stronom do ostatecznej akceptacji. Wskazać należy, że gdy strony reprezentują profesjonalni pełnomocnicy, to właśnie oni czuwają nad prawidłowością sporządzonej przez mediatora ugody.

Ostatnia część mediacji to podpisanie ugody, której celem jest nadanie mocy wiążącej uzgodnieniom stron. Podpisują ją mediator oraz strony.

Postępowanie mediacyjne zostaje udokumentowane poprzez sporządzenie protokołu zawierającego następujące elementy: czas i miejsce prowadzenia mediacji, imię i nazwisko i adres zarówno stron, jak i mediatora oraz wynik mediacji. Z całego postępowania sporządza się tylko jeden protokół, który podpisuje mediator. Gdy podpisano ugodę, ona również zawierana jest w protokole.

Realizując nałożony przez ustawę obowiązek na mocy art. 18313 Kodeksu postępowania cywilnego, mediator niezwłocznie składa protokół w sądzie, jeśli mediacja zakończyła się ugodą. Złożenie podpisów pod nią przez strony jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na wystąpienie o zatwierdzenie ugody do sądu. 

Przeciwwskazania do mediacji i formy jej prowadzenia 

Istnieją następujące przeciwwskazania do prowadzenia mediacji: 

1. którakolwiek ze stron jest uzależniona od alkoholu lub środków psychoaktywnych;

2. którakolwiek ze stron cierpi na chorobę psychiczną lub silne zaburzenia emocjonalne;

3. pomiędzy stronami występuje znacząca nierównowaga siły uniemożliwiająca negocjowanie z równej pozycji;

4. pomiędzy stronami miała lub ma miejsce przemoc. 

Brakuje ograniczeń co do prowadzenia mediacji. Dlatego też mediacja może być prowadzona w formie stacjonarnej lub on-line. W zależności od okoliczności sprawy może być prowadzona ustnie bądź pisemnie, przy czym wszyscy uczestnicy i mediator muszą wyrazić na to zgodę.

Kto może być mediatorem? 

Wymogi co do zostania mediatorem nie są zbyt sformalizowane. Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego wskazują, że mediatorem może zostać każda osoba spełniająca następujące warunki: posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz pełnię praw publicznych. Ustawodawca zastosował w stosunku do sędziów wyłączenie podmiotowe, na mocy którego nie mogą oni być mediatorami, ale nie odnosi się to do sędziów w stanie spoczynku. Nie ma uregulowań dotyczących kwalifikacji mediatorów, jednak powołując się na praktykę, trzeba wskazać, że funkcjonują wymagania dotyczące kwalifikacji mediatora i jego przeszkolenia.

Należy dokonać podziału mediatorów na stałych i ad hoc. Mediator stały to taki, który wyraził pisemną zgodę na wpisanie go na listę mediatorów prowadzoną przez Prezesa Sądu Okręgowego, w którego okręgu mediator chce prowadzić mediacje. Pozostali mediatorzy będą zaliczani do kategorii mediatorów ad hoc. W celu ułatwienia stronom dostępu do mediatorów ustawodawca przewidział możliwość tworzenia list stałych mediatorów oraz ośrodków mediacyjnych przez organizacje pozarządowe oraz wyższe uczelnie.

Regulując postępowanie mediacyjne, ustawodawca nie przewidział przyczyn wyłączenia mediatora, ale została wprowadzona możliwość odmowy jego prowadzenia przez mediatora z powołaniem się przez niego na ważne przyczyny. Odnosi się to do przyczyn zarówno obiektywnych, np. choroby, jak i subiektywnych uniemożliwiających bezstronność, np. pokrewieństwo. Taka odmowa może mieć miejsce aż do zakończenia mediacji. Mediator jest zobowiązany do zawiadomienia stron, a gdy mediacja jest prowadzona ze skierowania sądu – także sądu, o  odmowie jej prowadzenia. 

Mediator obowiązany jest do zachowania bezstronności, a ponadto tajemnicy dotyczącej faktów, o których dowiedział się, prowadząc mediację.

Dodatkowo wskazać należy, że mediator podlega odpowiedzialności cywilnej na podstawie art. 471 kc i nast. w sytuacji niedochowania należytej staranności.

Ile kosztuje mediacja?

Ponadto przepisy prawa przewidują prawo do wynagrodzenia mediatora i zwrotu poniesionych wydatków związanych z mediacją, których pokrycie obciąża strony. 

Wysokość wynagrodzenia mediatora w przypadku skierowania stron mediacji przez sąd regulowane jest przepisami Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 20 czerwca 2016 roku. I tak w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego, a w sprawach o  prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 złotych, a za każde kolejne – 100 złotych, łącznie nie więcej niż 450 złotych.

Przykład 1.

W sprawie o zapłatę kwoty 10 000 zł wynagrodzenie mediatora wynosić będzie 150 zł, a w sprawie o zapłatę 3 000 000 zł wynagrodzenie wynosić będzie 2000 zł – w obu przypadkach za całość postępowania.

Przykład 2.

W sprawie o rozwód wysokość wynagrodzenia mediatora wynosić będzie za pierwsze spotkanie 150 zł, za kolejne po 100 zł, ale nie więcej niż 450 zł za wszystkie spotkania. 

Mediator może wyrazić zgodę na prowadzenie postępowania bez wynagrodzenia, jednak będzie to odstępstwo od tej zasady.

Nie należy bać się mediacji. W razie skierowania do niej przez sąd warto spróbować podjąć próbę wypracowania porozumienia, przyspieszy to bowiem zakończenie sprawy, a także może przyczynić się do osłabienia wzajemnych pretensji i żalów stron.