Przebieg pracy biurowej coraz częściej się zmienia - mamy możliwość pracy zdalnej, dzięki mobilnym urządzeniom i podłączeniu do sieci, elastycznego czasu pracy, który sprawia, że możemy przyjść do pracy w wyznaczonych widełkach czasowych lub właściwie kiedy chcemy, byle tylko przepracować odpowiednią liczbę godzin, często wyruszamy na konferencje, szkolenia itp. Szczególnie w przypadku biur typu open space widać, że bardzo rzadko wszyscy pracownicy w tym samym czasie siedzą przy swoich stanowiskach. Mają przecież miejsca spotkania z klientami, z grupą innych pracowników, być może ktoś pracuje w terenie, inna osoba zdalnie, ktoś przebywa na urlopie itp. W związku z tym da się zauważyć, że najczęściej kilka miejsc jest pustych. Siedzenie każdego dnia przy tym samym biurku przez kilka godzin coraz częściej uważane jest za coś, co zmniejsza produktywność i zabija energię. Dlatego też popularny staje się model activity based working. Na czym polega? Jakie są zalety takiego rozwiązania?

Jak pracujemy współcześnie?

Na rynku pracy dużą część pracowników stanowi pokolenie Y, tak zwani millenialsi, oraz Z, które małymi krokami rozpoczyna swoją karierę zawodową. Co to oznacza? Że coraz więcej osób ceni sobie elastyczność - nie tylko pracowników, lecz także miejsca pracy. Dla osób z tych pokoleń praca zdalna, możliwość przychodzenia do pracy o nieokreślonej godzinie, pewnego rodzaju wolność w decydowaniu o tym, gdzie i jak pracujemy, jest bardzo istotna.

Cenimy sobie komfort, wygodę, dbanie o nas jako pracowników. Chcemy pracować w taki sposób, jaki nam odpowiada, w miejscu, które wydaje nam się do tego najlepsze. Ważny jest dla nas rozwój, możliwość poszerzania horyzontów, nie chcemy stać w miejscu, a praca ma nam przynosić satysfakcję. Chcemy być efektywni i zmotywowani.

Nic dziwnego, że coraz więcej osób jest zmęczona siedzeniem przy tym samym biurku przez kilka godzin dziennie, codziennym przychodzeniem do tego samego miejsca, w którym czasami nie ma nikogo, a innego dnia jest tak głośno, że nie można skupić myśli.

W związku z tym pojawiła się koncepcja activity based working, dzięki której biura mogą być w pełni dostosowane do pracownika, zwiększać komfort i jakość ich pracy. Na czym polega activity based working?

Na czym polega activity based working?

Wiemy już o zaistnieniu koncepcji activity based working, jednak niewielu z nas wie, jakie o co w tym wszystkim właściwie chodzi. Jak wyglądają biura tworzone na tej podstawie? Czy ułatwiają pracę?

W dzisiejszych czasach nie mamy już aż tak dużej potrzeby posiadania czegoś na stałe. Nie mamy problemu z tym, że na naszej półce nie stoi płyta ulubionego artysty - możemy jej przecież przesłuchać w pełni legalnie w internecie, właściwie w każdej chwili. Podobnie bywa również z naszym miejscem pracy. Wielu z nas nie ma nic przeciwko temu, by wprowadzać desk sharing, czyli współdzielenie biurek. Przychodzę do pracy i siadam tam, gdzie akurat jest wolne miejsce? Jasne, dlaczego nie?

Taka zamiana miejsc to część koncepcji activity based working. Pracownik nie ma miejsca pracy, które jest jego, wybiera je sobie każdego dnia, zależnie od potrzeb. Biura, które decydują się na wprowadzenie takiego modelu, muszą zapewnić pracownikom kilka stref związanych z ich aktywnością. Najczęściej są to takie miejsca, w których pracownik może pracować samodzielnie, w pełnym skupieniu, komunikować się z innymi, odpocząć czy wykonywać codzienne obowiązki. Co to znaczy? Że zapewnione są nie tylko pomieszczenia, gdzie każdy może usiąść w dowolnym miejscu i zająć się pracą - pracownicy mają również spory wybór pomieszczeń do spotkań zespołowych, z klientem, różnej wielkości sale do spotkań, miejsca gdzie panuje kompletna cisza, pomieszczenia, w których można wykonywać telefony czy pokoje przeznaczone do odpoczynku.

Co istotne, jeśli już decydujemy się na activity based working, musimy pamiętać o tym, że jest to całość - jeżeli zastosujemy tylko pewne elementy, efekt może być odwrotny, powodować brak motywacji i produktywności. Dlaczego tak jest? Ponieważ nie są zapewnione strefy, które w przypadku współdzielenia biurek są bardzo potrzebne, jak miejsca, w których można się spotkać czy strefy, gdzie można się w pełni skupić w ciszy.

Activity based working - zalety

Tak jak już wspominaliśmy, w przypadku biur tradycyjnych zazwyczaj wiele miejsc jest pustych, rzadko zdarza się, że wszyscy pracownicy pracują w tej samej chwili. Dlatego też zastosowanie activity based working sprawia, że oszczędzamy powierzchnię i wszystko jest odpowiednio wykorzystane.

Dodatkowo pracownicy każdego dnia zmieniają miejsce, w którym pracują, nierzadko tym samym zmieniając również sąsiadów. Co to oznacza? Że możemy rozmawiać i współpracować niemal codziennie z kimś innym, poszerzyć swoją perspektywę, nauczyć się czegoś innego, spojrzeć na sprawę inaczej.

Biuro jest dostosowane do pracowników i ich aktywności. Kiedy czują oni, że ich potrzeby są brane pod uwagę, są bardziej zaangażowani, identyfikują się z firmą i mają większą motywację do pracy.

Nowy pracownik potrzebuje swojego miejsca. W tradycyjnym biurze nierzadko wiąże się to z całkowitym przemeblowaniem, zmianą aranżacji, w końcu gdzieś trzeba zmieścić kolejne biurko. W przypadku activity based working nie ma takiego problemu.

Activity based working ma wiele zalet i jeśli rzeczywiście mogłoby pomóc naszym pracownikom, warto przemyśleć wprowadzenie tej koncepcji. Choć przenoszenie swoich rzeczy i codzienne sprzątanie swojego miejsca pracy wydaje się czasochłonne, koniec końców bilans może być dodatni.