Co warto wiedzieć na temat KSeF i jak najłatwiej wystawiać faktury?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) usprawnia proces fakturowania dzięki przejściu na rozwiązania elektroniczne. To sprawia, że polscy przedsiębiorcy mogą łatwiej otrzymywać zwroty podatku lub wprowadzać korekty. Niezależnie od tego, czy ktoś dopiero przymierza się do założenia własnej firmy, czy od dłuższego czasu prowadzi już działalność gospodarczą, ważne jest korzystanie z nowoczesnych programów do wystawiania faktur, które obsługują możliwości systemu.
Tego typu programy muszą oferować możliwość zintegrowania z KSeF. Oprócz tego powinny być proste w obsłudze i zapewniać użytkownikom dostęp do wszystkich narzędzi, jakie mogą okazać się potrzebne w prowadzeniu biznesu. Najważniejsze informacje na temat samego systemu KSeF, rodzajów faktur najczęściej wystawianych w Polsce oraz polecanych programów do fakturowania online znajdziesz w dalszej części naszego artykułu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur daje również dostęp do wystawiania i obsługiwania faktur ustrukturyzowanych. Są one wystawiane z wykorzystaniem różnych programów do faktur, które są połączone z systemem KSeF. Jedną z najważniejszych zalet takiego rozwiązania jest to, że przedsiębiorca nie musi nawet dostarczać egzemplarza faktury klientowi, ponieważ jest on automatycznie zapisywany w systemie. Stąd natomiast może do nich uzyskać dostęp klient. Więcej informacji na temat KSeF można znaleźć w artykule poświęconym temu systemowi.
Chociaż 19 stycznia Minister Finansów ogłosił, że obowiązek korzystania z KSeF zostaje przesunięty na nieokreślony termin, to prędzej czy później na pewno do tego dojdzie. Warto więc dla własnego komfortu oraz uniknięcia późniejszych problemów z księgowością już teraz pomyśleć o przejściu na program do fakturowania, który współpracuje z tym nowoczesnym systemem.
Najważniejsze funkcjonalności i korzyści KSeF:
automatyzacja procesu wystawiania faktur - automatyzacja procesu wystawiania faktur: system umożliwia łatwe generowanie faktur w sposób automatyczny, co nie tylko przyspiesza procesy rozliczeniowe, ale również zmniejsza ryzyko błędów
łatwy dostęp online - faktury można przeglądać z każdego miejsca i o dowolnej godzinie, co w czasach popularyzacji pracy zdalnej pozwala zapewnić dostęp do dokumentów wszystkim pracownikom.
szybkie korekty wystawionych dokumentów - w przypadki jakiejkolwiek pomyłki lub potrzeby wprowadzenia zmiany w dokumencie, Krajowy System e-Faktur pozwala zrobić to błyskawicznie. W takim przypadku informacja o zmianach od razu widoczna jest dla wszystkich stron transakcji.
pełna zgodność z przepisami - dzięki temu, że system jest w pełni zgodny z polskim prawem podatkowym, nie trzeba się obawiać problemów z Urzędem Skarbowym.
większe bezpieczeństwo danych - wszystkie faktury przechowywane są w specjalnie zaprojektowanym systemie rządowym, który został dobrze zabezpieczony. Zmniejsza to ryzyko ich utraty lub uzyskania dostępu do faktur firmy przez nieuprawnione osoby.
możliwość integracji z innymi systemami - dzięki wykorzystaniu API, KSeF można zintegrować z licznymi systemami księgowymi oraz systemami ERP wykorzystywanymi przez firmy.
Najważniejsze informacje na temat faktur wystawianych w Polsce
Faktura to dokument wykorzystywany w celach księgowych, który pozwala odnotować wystąpienie transakcji. Jest to istotne między innymi dlatego, że na tej podstawie należy później zapłacić podatek. Z tego powodu wystawienie faktury jest obowiązkowe za każdym razem, gdy dochodzi do sprzedaży towaru lub usługi na rzecz klienta.
Co ciekawe, chociaż najczęściej stosuje się faktury netto i brutto zawierające od jednej do wielu pozycji, to istnieje dużo więcej rodzajów takich dokumentów. Przykładem mogą być faktury uproszczone, dokumenty wystawiane przez rolników, faktury związane z procedurą marży czy nawet dokumenty stosowane w celu odwrotnego obciążenia.
Nie trzeba jednak znać się na tym, aby można było prowadzić biznes. O faktury VAT i inne dokumenty powinna zadbać doświadczona księgowa, aby przedsiębiorca mógł skupić się na prowadzeniu właściwej działalności. Wybierając natomiast sprawdzony program, można zyskać dostęp do takich dokumentów jak przykładowy wzór faktury VAT. Więcej na temat faktur można znaleźć na stronie, gdzie szczegółowo została wyjaśniona każda faktura wykorzystywana w Polsce.
Jeżeli natomiast chodzi o istotne terminy związane z wystawianiem faktur, to wystarczy pamiętać o dwóch rzeczach. Dokument może zostać sporządzony najwcześniej 30 dni przed dokonaniem czynności, jaką jest dostarczenie towaru lub realizacja usługi. Jednocześnie ostateczny termin wynosi 15 dni, licząc od zakończenia miesiąca, w którym doszło do dokonania czynności.
Na każdej fakturze w Polsce muszą się znaleźć określone dane. To, czy chodzi o faktury online, czy o tradycyjne dokumenty, nie ma w tym przypadku większego znaczenia. Faktura VAT musi więc zawierać daty wystawienia i sprzedaży, nazwę towaru, nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Nie trzeba jednak tego samodzielnie pilnować, ponieważ decydując się na wystawianie dokumentów typu faktury cykliczne lub zwykłe sprzedażowe z nowoczesnym programem, wszystkie wymagane pola zostaną podświetlone na etapie wystawiania.
Dlaczego warto przejść na faktury elektroniczne?
Niezależnie od decyzji Ministra Finansów i daty wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, korzystanie z faktur elektronicznych to dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Nie da się ukryć, że przejście na faktury elektroniczne to dla wielu przedsiębiorców duża zmiana. Wiążą się z tym jednak liczne korzyści, które pozwalają zarówno usprawnić, jak i zoptymalizować prowadzenie działalności.
Oprócz wspomnianej oszczędności czasu i kosztów faktury elektroniczne są łatwo dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia. Daje to przedsiębiorcom pełną kontrolę nad księgowością, a pracownikom ułatwia wystawianie takich dokumentów. Elektroniczne faktury zwiększają również szybkość przepływu informacji, a do tego są trwalsze, bo w razie zgubienia dokumentu klient zawsze może wydrukować sobie kopię faktury.
Należy również wspomnieć o zmniejszeniu ryzyka błędów dzięki automatyzacji wystawiania faktur, co można zrobić z wykorzystaniem darmowego programu do faktur VAT. Dokumenty elektroniczne można łatwo archiwizować i zabezpieczyć przed nieupoważnionym dostępem.
Polecany program do wystawiania faktur online
Chociaż wystawianie faktur nie jest skomplikowane, to brak odpowiedniego programu sprawia, że można łatwo popełnić błąd. Lepiej więc wystawić fakturę z wykorzystaniem nowoczesnego narzędzia, które automatycznie podstawi odpowiednie wartości, zweryfikuje numer rachunku i wiele innych rzeczy. Tego typu program do faktur każdy może przetestować we własnym zakresie i to bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Podobnie jak inne nowoczesne aplikacje do fakturowania, wspomniane narzędzie daje dostęp do fakturowania z dowolnego urządzenia. Dzięki temu nie trzeba nawet uruchamiać komputera, aby można było szybko wystawić klientowi fakturę. Bez żadnych opłat mogą one od razu być przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Co ciekawe w porównaniu z konkurencyjnymi programami, tutaj można przez cały czas korzystać z darmowej wersji, nawet jeżeli ktoś każdego miesiąca wystawia większą ilość dokumentów.
Warto jednak rozważyć wykupienie abonamentu, który ułatwi dostęp do korekt, zapewnia możliwość łatwego korzystania z kilku tysięcy formularzy oraz wprowadza wiele dodatkowych udogodnień. Liczne opinie zadowolonych użytkowników potwierdzają, że jeżeli chodzi o szybkie fakturowanie, to program oferujący narzędzia typu faktura online jest najlepszym wyborem.
W celu wypróbowania narzędzia wystarczy przejść na wspomnianą stronę i kliknąć POBIERZ. Można również zacząć od przetestowania uproszczonej wersji programu i wybrać wersję online, która jest uruchamiana bezpośrednio w przeglądarce. W razie jakichkolwiek problemów warto skontaktować się z dostawcą narzędzia, który będzie mógł udzielić niezbędnego wsparcia.
