Czy niezgłoszona umowa najmu do urzędu skarbowego jest ważna?

Nie wszystkie umowy cywilnoprawne muszą być opodatkowane, a przez to i zgłaszane do urzędu skarbowego. Czy powyższa reguła także dotyczy umowy najmu? Czy niezgłoszona umowa najmu wiąże się z jakimiś konsekwencjami i powoduje jej nieważność?

Umowa najmu

Najem jest stosunkiem prawnym polegającym na czasowym oddaniu do używania danej rzeczy, najczęściej nieruchomości. Przedmiotem umowy najmu mogą być jednak również i rzeczy ruchome, np. samochody lub sprzęty elektroniczne. Umowa najmu należy do kategorii umów nazwanych prawa cywilnego, co w praktyce oznacza, że jej pełną regulację odnajdziemy w przepisach Kodeksu cywilnego oraz Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

Umowa najmu jest umową odpłatną, na podstawie której wynajmujący (właściciel wynajmowanego przedmiotu) może uzyskiwać korzyści pod postacią regularnie opłacanego czynszu. Ustawodawca nie wymaga, aby takie świadczenie bezwzględnie przyjmowało postać pieniężną, jednak ze względów praktycznych czynsze za najem są regulowane gotówką lub przelewami bankowymi. Ostateczną decyzję co do kształtu i sposobu opłacania czynszu podejmują oczywiście strony zobowiązania – kwestia ta powinna być uregulowana w umowie dosyć dokładnie.

Opodatkowanie umowy najmu

Z racji majątkowego charakteru umowy najmu podlega ona opodatkowaniu. Jest to jednocześnie informacja dla właścicieli przedmiotów najmu, że mają oni obowiązek zgłosić fakt jego zawarcia do właściwego urzędu skarbowego. W tym przypadku będzie to oczywiście urząd miejsca zamieszkania wynajmującego.

Umowa najmu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, natomiast od 2022 roku najem prywatny wiąże się z koniecznością uiszczenia odpowiedniego ryczałtu. Jest to zmiana, którą wprowadził do polskiego systemu Polski Ład. Jeszcze kilka lat temu podatnicy mogli wybrać, czy chcą korzystać z ryczałtu, czy też z opodatkowania na zasadach ogólnych. Obecnie nie jest to już jednak możliwe.

Na zgłoszenie najmu właściciel ma dokładnie 14 dni od dnia jego rozpoczęcia. Nie zawsze początek biegu tego terminu będzie przypadał na dzień podpisania umowy. Strony mogą bowiem postanowić, że najem rozpocznie się z datą późniejszą niż dzień zawarcia kontraktu.

Przykład 1.

Kiedy wynajmujący jest zobowiązany do zgłoszenia najmu, gdy umowa została zawarta 14 marca 2023 roku, a najem rozpoczął się faktycznie 25 marca 2023 roku? 

W takiej sytuacji termin 14 dni na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego liczymy od daty 25 marca 2023 roku, ostatni dzień na zgłoszenie najmu do urzędu przypadnie więc 8 kwietnia 2023 roku – w tym dniu można jeszcze złożyć formularz podatkowy.

Ważność umowy najmu

O ważności najmu decydują elementy danego stosunku prawnego, a więc to, czy konkretne postanowienia umowne są zgodne z obowiązującymi przepisami. Dla ważności całej umowy istotne jest także to, czy jej strony posiadały pełną zdolność do czynności prawnych, były świadome oraz miały pełną swobodę, jeśli chodzi o zaciąganie zobowiązania. Równie istotne jest to, aby wynajmujący miał pełne prawo do dysponowania przedmiotem najmu.

Wpływ na ważność umowy najmu ma także forma, w której ją zawarto. Zgodnie z treścią art. 60 kc najem nieruchomości trwający dłużej niż rok powinien zostać zawarty na piśmie (dopuszczalna jest tutaj także forma elektroniczna). Jeśli strony najmu zapomną o papierowej umowie, wówczas przyjmujemy, że mamy do czynienia z najmem zawartym na czas nieokreślony. W przypadku najmu instytucjonalnego lub okazjonalnego konieczne staje się także sporządzenie oświadczenia woli najemcy co do poddania się egzekucji w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego – takie oświadczenie musi zostać sporządzone przed notariuszem, jest integralną częścią umowy najmu, a jego brak przesądza o całkowitej nieważności danego kontraktu.

Brak zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego nie wpływa w żaden sposób na ważność istniejącego zobowiązania. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której właściciel w ogóle nie dokonał wymaganego zgłoszenia, jak i dokonał je po przekroczeniu ustawowego terminu na spełnienie tego obowiązku. Oczywiście brak zgłoszenia stanowi naruszenie prawa i właściciel powinien spodziewać się konsekwencji za uchybienie w tym zakresie, jednamieszkaniek w żaden sposób nie unieważnia to zawartej umowy.

Niezgłoszona umowa najmu do urzędu skarbowego

Każdy rodzaj najmu musi być zgłoszony do urzędu skarbowego celem jego opodatkowania. Obowiązki w tym zakresie muszą być wykonane przez wynajmującego bez żadnego wezwania do tego ze strony urzędu. Najem nie jest zgłaszany na żadnym druku urzędowym, nie istnieje również żaden wzór, który byłby jednolity dla całego kraju. Właściciel przedmiotu najmu musi więc samodzielnie przygotować odpowiednie pismo, do którego załączy kopię zawartej umowy.

Wniosek w przedmiocie zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego powinien w swej treści zawierać następujące informacje:

• datę i miejsce zawarcia umowy najmu;

• dane wynajmującego oraz najemcy;

• opis przedmiotu najmu (w przypadku nieruchomości będzie to jej adres położenia oraz numer urządzonej księgi wieczystej);

• okres, na który została zawarta umowa najmu;

• podpis zgłaszającego.

Pamiętajmy, że integralną częścią zgłoszenia jest kopia zawartej umowy. Ustawodawca nie wymaga, aby przybrała ona formę notarialną, stąd wnioskodawca może posłużyć się w tym zakresie zwykłą kopią ksero. W przypadku najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego niezbędne jest także dołączenie kopii oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji.

Wynajmujący nie ma obowiązku samodzielnego ustalania wysokości obciążającego go podatku ani opłacania go już w momencie zgłaszania najmu do urzędu skarbowego. Decyzję co do obciążenia go podatkiem w formie ryczałtu podejmie we właściwym czasie urząd i poinformuje o tym podatnika na piśmie. W zawiadomieniu otrzyma on informację, gdzie i w jakim terminie należy uiszczać podatek od umowy najmu.

Co grozi za niezgłoszenie najmu do urzędu skarbowego?

Jeśli właściciel przedmiotu najmu nie zgłosi go do urzędu lub zrobi to z przekroczeniem ustawowego terminu 14 dni, naraża się wówczas na odpowiedzialność skarbową. W takim przypadku musi liczyć się nie tylko z obowiązkiem zapłaty zaległego podatku, lecz także odsetek od opóźnionej płatności. Poza tym urząd może uznać, że w danej sytuacji doszło do popełnienia wykroczenia skarbowego, co będzie wiązało się z dodatkową dolegliwością finansową pod postacią grzywny. Stawki kar są corocznie zmieniane, w 2022 roku grzywny za zaległości podatkowe do kwoty 15 100 zł wynosiły od 301 zł do 60 200 zł. Wysokość kary jest tak naprawdę uzależniona od kilku czynników:

• wysokości czynszu określonego w umowie najmu;

• okresu, na który została zawarta umowa najmu;

• czasu opóźnienia w zgłoszeniu najmu do urzędu skarbowego oraz tego, czy w ogóle zostało ono dokonane przez wynajmującego;

• decyzyjności odpowiedniego urzędnika.

Okolicznością łagodzącą, która może uchronić wynajmującego od kary grzywny, jest tzw. instytucja czynnego żalu. Jeśli właściciel przedmiotu najmu obawia się konsekwencji finansowych za brak zgłoszenia umowy, a minęło już sporo czasu od jej zawarcia, może wówczas złożyć pismo, w którym prosi o niestosowanie wobec niego żadnych dolegliwości finansowych. Może być ono złożone wraz z wnioskiem informującym o zawarciu umowy najmu i powinno zawierać uzasadnienie, dlaczego najem nie został zgłoszony w ustawowym terminie. Urząd po rozpatrzeniu pisma podejmuje decyzję, czy czynny żal podatnika zostanie uwzględniony, a jeśli tak, to w jakim dokładnie zakresie. Możliwe jest wówczas nawet całkowite odstąpienie od nałożenia grzywny za brak zgłoszenia najmu do opodatkowania. W sytuacji, gdy urząd sam dowiedział się o istniejącym najmie i wszczął na tej podstawie odpowiednie postępowanie, czynny żal nie będzie skuteczny.

Podsumowanie

Każdy rodzaj najmu powinien być zgłoszony do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od chwili jego rozpoczęcia (najczęściej jest to moment zawarcia umowy). Obowiązek ten spoczywa na właścicielu przedmiotu najmu. Jeśli najem nie zostanie zgłoszony w ustawowym terminie lub nie zostanie zgłoszony w ogóle, to nie wpływa to na ważność istniejącej umowy. Powoduje to jednak możliwość pociągnięcia wynajmującego do odpowiedzialności skarbowej oraz obciążenia go grzywną i odsetkami za opóźnienie w płatności podatku (sam podatek także trzeba będzie uregulować).