Kontrola zwolnienia lekarskiego - kto i w jaki sposób może jej dokonać?

Od grudnia 2018 roku zwolnienia lekarskie mają formę tzw. e-zwolnień, co oznacza, że wystawiane są w formie elektronicznej (e-ZLA). Pracownicy nie mają już obowiązku dostarczania pracodawcy oryginału zwolnienia, dokument doręczany jest bowiem pracodawcy automatycznie w chwili jego wystawienia przez lekarza. Jednym z podstawowych celów wprowadzenia nowej formuły zwolnień lekarskich było ułatwienie kontroli prawidłowości ich wykorzystywania przez pracowników. W świetle wprowadzonych zmian ważna jest świadomość tego przez kogo i na jakich warunkach może zostać zrealizowana kontrola zwolnienia lekarskiego.

ZUS sprawdzi, czy pracownik choruje

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do kontrolowania prawidłowości zarówno wystawienia zwolnienia lekarskiego (tj. sprawdzenia, czy pracownik rzeczywiście choruje), jak i jego wykorzystania (tj. zbadania, czy uzyskane przez pracownika zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem, a nie w innym celu). 

Określone grupy osób są szczególnie narażone na ryzyko przeprowadzenia kontroli. Należą do nich na przykład osoby często korzystające z krótkotrwałych (kilkudniowych) zwolnień, pracownicy wykorzystujący zwolnienie krótko po uzyskaniu ubezpieczenia społecznego czy którzy zostali już wcześniej przyłapani przez ZUS na nieprawidłowym korzystaniu z L4.

1. ZUS – kontrolę w jego imieniu wykonują lekarze orzecznicy;
2. pracodawcę, jeśli wypłaca on pracownikom wynagrodzenie za czas choroby ze środków własnych na podstawie przepisu art. 92 Kodeksu pracy; 
3. pracodawcę, jeśli zgłasza on do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 pracowników - dotyczy zwolnień lekarskich od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Jeśli pracodawca zatrudnia mniejszą liczbę pracowników i poweźmie wątpliwość dotyczącą prawidłowości zwolnienia lekarskiego pracownika, może zwrócić się do oddziału ZUS-u, który wypłaca świadczenia jego pracownikom, z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez ZUS

Jak wspomniano powyżej, kontrola zwolnienia lekarskiego przeprowadzana przez ZUS jest dokonywana w jego imieniu przez lekarza orzecznika.

Przeprowadzając kontrolę w imieniu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, lekarz orzecznik jest uprawniony do:

• przeprowadzenia badania lekarskiego w wyznaczonym miejscu (np. w gabinecie lekarskim czy siedzibie oddziału ZUS-u);
• przeprowadzenia badania lekarskiego w miejscu pobytu pracownika (np. w miejscu jego zamieszkania);
• skierowania pracownika na badanie specjalistyczne przez lekarza – konsultanta ZUS-u;
• zażądania przedłożenia dokumentacji medycznej pracownika od lekarza, który wystawił zwolnienie lekarskie;
• zażądania udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie dotyczącej udzielonego zwolnienia od lekarza, który je wystawił;
• zlecenia pracownikowi wykonania badań pomocniczych.

Obowiązkiem pracownika jest nie tylko poddanie się badaniu, lecz także udostępnienie lekarzowi przeprowadzającemu badanie (zarówno orzecznikowi, jak i specjaliście) posiadanej przez siebie dokumentacji medycznej.

Przed rozpoczęciem kontroli pracownik powinien otrzymać od ZUS-u zawiadomienie. Musi ono zawierać kluczowe informacje dotyczące terminu badania lekarskiego, obowiązku dostarczenia dokumentacji medycznej i pouczenia dotyczące skutków zignorowania przeprowadzanej kontroli.

ZUS może dostarczyć zawiadomienie pracownikowi w wybrany przez siebie sposób:

• za pomocą przesyłki pocztowej;
• przez pracownika ZUS-u;
• przez inną wyznaczoną osobę (np. upoważnionego kuriera);
• przez pracodawcę;
• telefonicznie;
• za pomocą wiadomości e-mail.

Zawiadomienia mogą być dostarczone pracownikom za pośrednictwem telefonu i e-maila. ZUS może skorzystać z tej metody wówczas, gdy zna numer telefonu czy adres mailowy ubezpieczonego pracownika. Zignorowanie wiadomości e-mail odebranej przez pracownika nie będzie miało znaczenia, ZUS jest bowiem uprawniony do wysłania pod adres zamieszkania ubezpieczonego swojego pracownika. Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami zawiadomienie przekazane pracownikowi telefonicznie uznaje się za skutecznie doręczone, jeśli rozmowa pracownika ZUS-u z kontrolowanym pracownikiem była rejestrowana, a ubezpieczony wyraził zgodę na nagranie. Zawiadomienie przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma skutek doręczenia, jeżeli doręczający otrzymał potwierdzenie jego otrzymania przez ubezpieczonego (np. automatyczną wiadomość zwrotną potwierdzającą doręczenie albo odpowiedź pracownika).

Po przeprowadzeniu badania lekarz orzecznik może:

• stwierdzić, że zwolnienie lekarskie, z którego korzysta pracownik, było wystawione prawidłowo;
• stwierdzić, że brak jest przeciwwskazań do wykonywania pracy (na przykład z uwagi na brak choroby albo wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy).

W drugim z opisanych przypadków wystawione uprzednio zwolnienie lekarskie utraci ważność, a ZUS poinformuje lekarza, który wystawił zwolnienie, o decyzji lekarza orzecznika. Decyzja lekarza orzecznika będzie skutkowała pozbawieniem pracownika prawa do zasiłku.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę

Wbrew medialnym doniesieniom, pracodawca jest uprawniony, a nie zobowiązany do przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego. Oznacza to, że przeprowadzenie kontroli jest każdorazowo uwarunkowane decyzją samego pracodawcy.

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w dowolnym momencie i nie jest związany żadnym terminem ustawowym. Kontrola zwolnienia lekarskiego może zostać dokonana zarówno przez samego pracodawcę, jak i przez upoważnionego przez niego pracownika (pracownik dokonujący czynności jest zobligowany do okazania dokumentu upoważnienia określającego zakres kontroli oraz jego prawa i obowiązki). 

Z przebiegu kontroli pracodawca sporządza protokół zawierający ustalenia poczynione w toku jej przeprowadzenia. Pracownik ma prawo do zgłoszenia do protokołu swoich uwag.

Co istotne, pracodawca nie ma uprawnienia do uchylenia decyzji ZUS-u o wypłacie zasiłku – jeśli w ocenie pracodawcy jego pracownik korzysta ze zwolnienia nieprawidłowo (np. w czasie zwolnienia wykonuje inną pracę, remontuje mieszkanie albo wyjechał na urlop wypoczynkowy), wówczas może zwrócić się do ZUS-u o wydanie decyzji w sprawie prawa do zasiłku. 

Kiedy chorego pracownika nie ma w domu

Pracownik ma obowiązek wskazania lekarzowi wystawiającemu zwolnienie lekarskie adresu swojego miejsca pobytu, pod którym będzie przebywał w czasie choroby (jeśli adres ten różni się od miejsca wskazanego w jego dokumentacji medycznej). Jeśli wskazany adres zmieni się (np. z uwagi na nasilenie objawów choroby pracownik przeniesie się do miejsca zamieszkania członka rodziny), obowiązkiem pracownika jest zawiadomienie – maksymalnie w terminie 3 dni – pracodawcy i ZUS-u o nowym adresie. 

Nie w każdym przypadku nieobecność chorego pracownika będzie skutkowała utratą prawa do zasiłku – jeżeli kontrolujący nie zastanie chorego we wskazanym przez niego miejscu gdy była przeprowadzana kontrola zwolnienia lekarskiego, powinien powtórzyć próbę kontroli i dać pracownikowi szansę na wyjaśnienie przyczyn nieobecności. Może być ona spowodowana różnymi zdarzeniami, w tym również okolicznościami związanymi z chorobą (np. wizytą w aptece, hospitalizacją, badaniem lekarskim). Pracownik ryzykuje utratą zasiłku, jeżeli zignoruje wezwanie do udzielenia wyjaśnień lub uniemożliwi przeprowadzenie kontroli.