Na czym polega transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego

Żyjemy w czasach, w których występuje stosunkowo duża swoboda przemieszczania się, co z kolei prowadzi do osiedlania się przez polskich obywateli w różnych rejonach świata.

Często osoby, które wybrały życie poza Polską, nie mają już wiele wspólnego z krajem z wyjątkiem pozostawionej tutaj rodziny i znajomych oraz posiadaniem polskiego obywatelstwa. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy osobom mieszkającym za granicą potrzebne będą polskie odpisy aktów stanu cywilnego, choć zdarzenie, które one dokumentują, miało miejsce na terytorium innego państwa.

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku – Prawo o aktach stanu cywilnego definiuje pojęcie stanu cywilnego jako sytuację prawną osoby wyrażoną przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowaną przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów, lub decyzje organów, stwierdzoną w akcie stanu cywilnego.

Kiedy zdarzenie mające wpływ na stan cywilny miało miejsce na terytorium Polski, rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego. Zdarzenia mające wpływ na stan cywilny, które wystąpią na terytorium innego państwa, będą dokumentowane na zasadach w nim obowiązujących.

Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu.

Zagraniczny dokument stanu cywilnego wydany zgodnie z przepisami kraju, w którym miało miejsce zdarzenie je dokumentujące, np. urodzenie dziecka, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.

Na czym polega transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego i kiedy jest dokonywana?

Przykład 1.

Pan Stanisław zmarł w USA. Rodzina, chcąc przeprowadzić postępowanie spadkowe, musiała dokonać transkrypcji dokumentu stwierdzającego zgon. W urzędzie stanu cywilnego bliscy pana Stanisława zorientowali się, że w treści zagranicznego dokumentu potwierdzającego zgon błędnie wpisano imię: „STANISLAW”. Urzędnik dokonujący transkrypcji, sporządzając ją, dokładnie odwzorował ten zapis.

Należy pamiętać, że transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego oraz został wydany przez właściwy organ. Nie może również budzić wątpliwości co do jego autentyczności. 

Przepisy prawa wskazują na wypadki, kiedy dokonanie transkrypcji dokumentu potwierdzającego stan cywilny wydanego za granicą jest obligatoryjne. 

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego może zostać dokonana również z urzędu.

Procedura transkrypcji odbywa na podstawie zasad zawartych w Kodeksie postępowania administracyjnego. Sprawa powinna zatem zostać załatwiona bez zbędnej zwłoki. 

Jakie dokumenty są niezbędne, aby dokonać transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego?

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula;
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

Sprostowanie aktu po transkrypcji

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji. Jest to sprostowanie danych, które przenoszone są z zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego aktu stanu cywilnego, które podlega dodatkowej opłacie 39 zł.

Zasady obowiązujące przy dokonywaniu transkrypcji

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przenoszona jest do rejestru stanu cywilnego w formie czynności materialno-technicznej, przez zamieszczenie w akcie stanu cywilnego adnotacji o transkrypcji.

W przypadku dokonywania transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie dokonywanej na wniosek złożony przez matkę dziecka, gdy z zagranicznego dokumentu wynika, że dane ojca są inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki. W takim przypadku kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując transkrypcji, ma obowiązek pouczenia męża matki, co do którego w myśl przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego zachodzi domniemanie pochodzenia dziecka od niego o zaistniałej sytuacji o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

Kiedy możliwa jest odmowa transkrypcji?

Ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego wskazuje przypadki, kiedy kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, a ma to miejsce w następujących sytuacjach:

• dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego; 
• dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny nie ma mocy dokumentu urzędowego;
• dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny nie został wydany przez właściwy organ; 
• dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny budzi wątpliwości co do jego autentyczności;
• dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
• zagraniczny dokument potwierdzający zdarzenie mające wpływ na stan cywilny powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
• transkrypcja dokumentu potwierdzającego zdarzenie mające wpływ na stan cywilny byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa transkrypcji w orzecznictwie sądów administracyjnych

Tytułem przykładu wskazać należy, że doszło do odmowy transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego w sprawie, w której złożono wniosek do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego o przeniesienie do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji aktu urodzenia dziecka urodzonego poza granicami Polski z małżeństwa jednopłciowego obywateli polskich. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmówił wpisania do polskiego rejestru stanu cywilnego aktu urodzenia dziecka, uznając, że transkrypcja aktu urodzenia, w którym jako rodzice figurują osoby tej samej płci, byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami polskiego porządku prawnego. Decyzję tę zaskarżono odwołaniem. 

Po rozpoznaniu odwołania wojewoda utrzymał w mocy decyzję kierownika urzędu stanu cywilnego, wskazując, że zgodnie z obowiązującym w Polsce porządkiem prawnym za matkę dziecka uznaje się kobietę, która dziecko urodziła. Niezależnie od sposobu ustalenia ojcostwa, ojcem dziecka jest natomiast zawsze mężczyzna. Dokonanie transkrypcji spowodowałoby naruszenie podstawowych zasad porządku prawnego obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Decyzję wojewody zaskarżono do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który skargę oddalił, uzasadniając to tym, że transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego polega na przeniesieniu treści zagranicznego aktu do polskiego rejestru stanu cywilnego, który nie różni się treścią od aktu transkrybowanego, a pod względem formy, mocy dowodowej oraz zasad korekty nie różni się od aktów stanu cywilnego rejestrujących zdarzenia krajowe. Wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego treści zagranicznego aktu urodzenia, który obok jednego z rodziców jako drugiego rodzica wymienia osobę tej samej płci, narusza podstawowe zasady polskiego porządku prawnego. 

Wspomnieć należy również o wcześniejszym wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2018 roku (II OSK 2552/16), który uchylił zaskarżony wyrok oddalający skargę i decyzje odmawiające transkrypcji aktu urodzenia chłopca urodzonego w Wielkiej Brytanii, w którego zagranicznym akcie urodzenia figurują jako rodzice osoby tej samej płci będące obywatelami polskimi. W sprawie tej matka dziecka będąca obywatelką Polski wnioskowała o dokonanie transkrypcji aktu urodzenia syna obywatela Rzeczypospolitej Polskiej z mocy prawa do celów uzyskania dokumentu potwierdzającego tożsamość, którego warunkiem wydania jest przedłożenie właściwemu organowi administracji polskiego aktu urodzenia. 

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że: „Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego oznacza wierne wpisanie jego treści do polskiego rejestru stanu cywilnego. Artykuł 104 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wyraźnie rozróżnia wpisanie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, a więc jego transkrypcję, od zarejestrowania określonych zdarzeń, które nastąpiły za granicą. Istnieje zatem w sytuacji transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego bezwzględny zakaz wprowadzania jakichkolwiek zmian w jego treści. […] W opinii Naczelnego Sądu Administracyjnego, nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa takie działanie, aby poprzez klauzulę porządku publicznego, odmawiać transkrypcji ze względu na porządek publiczny i tym samym nie realizować obowiązku wynikającego z ustawy (transkrypcja obligatoryjna z art. 104 ust. 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego). […] takie działanie niewątpliwie stanowi naruszenie praw dziecka. Należy zgodzić, się ze skarżącą, że art. 72 ust. 1 Konstytucji RP nakłada na państwo obowiązek ochrony praw dziecka. Dlatego też organ administracji publicznej, odmawiając transkrypcji aktu urodzenia dziecka, obowiązany jest wziąć pod uwagę nie tylko przepisy rangi ustawowej, ale również prawa dziecka, gwarantowane po pierwsze, przepisami Konstytucji (w tym ochronę zdrowia dziecka – art. 68 ust. 3 i 5 Konstytucji RP oraz prawo dziecka do nauki – art. 70 ust. 1, 2 i 4 Konstytucji RP), a także przepisami Konwencji o Prawach Dziecka, przyjętej przez Zgromadzenie Ogólne ONZ dnia 20 listopada 1989 roku (Dz. U. z 1991 r. Nr 120, poz. 526). […] Bezspornie więc, ustawowy obowiązek transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego, prowadzący do poświadczenia tożsamości dziecka, wpisuje się w cały system ochrony praw dziecka. Europejski Trybunał Praw Człowieka w wielu swoich orzeczeniach podkreślał, że w przypadku, w którym wchodzi w grę sytuacja dziecka, to interes dziecka musi przeważać. Dokonując więc oceny sytuacji również pod względem prawym, to poszanowanie praw dziecka powinno stanowić główną wytyczną decyzji. […] Dziecko, któremu odmówiono transkrypcji aktu urodzenia, znajduje się w sytuacji niepewności, co do swojego statusu prawnego, a jego związek z rodzicami, ustalonymi w zagranicznym akcie urodzenia, jest nierozpoznany przez porządek prawny. […] obowiązek transkrypcji wskazany w art. 104 ust. 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, realizowany wyłącznie w celu ochrony praw dziecka poprzez umożliwienie mu poświadczenia jego tożsamości nie stoi w sprzeczności z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej”.