Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy - jak korzystać?

Wstąpienie do Unii Europejskiej otworzyło Polskę na inne kraje, umożliwiając swobodny przepływ osób, w tym także pracowników. Pandemia koronawirusa upowszechniła pracę zdalną i telepracę, a to daje pracownikowi możliwość wykonywania pracy w obrębie 2 lub większej liczby państw. Wtedy pojawia się problem, jak kwalifikować taką sytuację w przypadku kwestii związanych z zabezpieczeniem społecznym. Niniejszy artykuł wyjaśnia, czym jest porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy.

Jak ustalić właściwy system zabezpieczenia społecznego?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego określa reguły związane ze stosowaniem odpowiednich regulacji związanych z zabezpieczeniem społecznym dla obywateli Państwa Członkowskiego, bezpaństwowców i uchodźców mieszkających w Państwie Członkowskim, którzy podlegają lub podlegali ustawodawstwu jednego lub kilku Państw Członkowskich oraz dla członków ich rodzin i osób pozostałych przy życiu, jak również dla osób pozostałych przy życiu po osobach zmarłych, które podlegały ustawodawstwu jednego lub kilku Państw Członkowskich, niezależnie od obywatelstwa tych osób, o ile pozostali przy życiu są obywatelami jednego z Państw Członkowskich lub bezpaństwowcami, lub uchodźcami, zamieszkującymi na terytorium jednego z Państw Członkowskich.

Powyższe rozporządzenie określa zasady podlegania właściwemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego w wypadku wykonywanie pracy w 2 lub w kilku państwach członkowskich.

Delegacja a wybór systemu zabezpieczenia społecznego

Pracownik, który pracuje u pracodawcy prowadzącego działalność w państwie członkowskim, a który jest delegowany przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

Wykonywanie pracy w co najmniej 2 państwach członkowskich a wybór właściwego systemu zabezpieczenia społecznego

Pracownik, który wykonuje pracę w 2 lub więcej państwach członkowskich, co do zasady podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim. Jednak jeżeli taki pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, wówczas podlega:

• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez 1 przedsiębiorstwo lub 1 pracodawcę, lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej 2 przedsiębiorstwa lub co najmniej 2 pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w 1 państwie członkowskim, lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jego zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez 2 lub więcej przedsiębiorstw lub 2 lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w 2 państwach członkowskich, z których 1 jest państwem członkowskim jego zamieszkania, lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez 2 lub więcej przedsiębiorstw lub 2 lub więcej pracodawców, a co najmniej 2 z tych przedsiębiorstw lub 2 z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.

Od tych zasad możliwe są odstępstwa, ponieważ na mocy wskazanego rozporządzenia państwa członkowskie, właściwe władze tych państw członkowskich lub organy wyznaczone przez te władze mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od tych reguł. 

Porozumienie ramowe

Takim wyjątkiem jest porozumienie ramowe. Polski Zakład Ubezpieczeń Społecznych od 1 lipca 2023 roku przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. 

Porozumienie ramowe pozwala na objęcie systemem zabezpieczenia społecznego państwa, w którym siedzibę ma zatrudniający pracodawca w przypadku pracowników mających pracodawcę lub pracodawców w 1 państwie członkowskim innym niż ich państwo zamieszkania i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie zwyczajowej telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Telepraca transgraniczna to praca zdalna (telepraca) wykonywana z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Porozumienie ramowe może być stosowane względem osób, których miejsce zamieszkania znajduje się w państwie, które przystąpiło do niego i którego siedziba pracodawcy znajduje się w jednym z pozostałych państw, które podpisały porozumienie.

Przykład 1.

Czy pani Marianna, która zamieszkuje w Sztokholmie w Szwecji, ale jest zatrudniona przez spółkę mającą siedzibę w Gdyni w Polsce, może być objęta porozumieniem ramowym, jeżeli każdego miesiąca pracuje przez 55% czasu pracy stacjonarnie w Polsce, a pozostałą część czasu pracy (45%) wykonuje jako telepracę ze Szwecji? Pani Marianna może być objęta porozumieniem ramowym, ponieważ spełnia przewidziane w nim przesłanki.

Przykład 2. 

Czy pani Sabina, która zamieszkuje we Włoszech, ale jest zatrudniona przez spółkę mającą siedzibę w Krakowie w Polsce, może być objęta porozumieniem ramowym, jeżeli każdego miesiąca pracuje przez 70% czasu pracy stacjonarnie w Polsce, a pozostałą część czasu pracy (30%) wykonuje jako telepracę z Włoch? Pani Sabina nie może być objęta porozumieniem ramowym, ponieważ Włochy na ten moment nie przystąpiły do porozumienia.

Przykład 3. 

Czy pan Jakub, który zamieszkuje w Niemczech, ale jest zatrudniony przez spółkę mającą siedzibę w Szczecinie w Polsce, może być objęty porozumieniem ramowym, jeżeli każdego miesiąca pracuje przez 80% czasu pracy stacjonarnie w Polsce, a pozostałą część czasu pracy (20%) wykonuje jako telepracę z Niemiec? Pan Jakub nie może być objęty porozumieniem ramowym, bo wymiar jego telepracy transgranicznej na to nie pozwala. 

Przykład 4.

Czy 11 sierpnia 2023 roku pan Filip, który zamieszkuje w Słowenii, ale jest zatrudniony przez spółkę mającą siedzibę w Krakowie w Polsce, mógł być objęty porozumieniem ramowym, jeżeli każdego miesiąca pracuje przez 60% swojego czasu pracy stacjonarnie w Polsce, a pozostałą część czasu pracy (40%) wykonuje jako telepracę ze Słowenii? Pan Filip nie mógł być objęty porozumieniem ramowym we wskazanej dacie, ponieważ w tym czasie Słowenia nie przystąpiła jeszcze do porozumienia ramowego. Obecnie jest to już możliwe. 

Jak skorzystać z porozumienia ramowego w Polsce?

Aby skorzystać z porozumienia ramowego dotyczącego telepracy transgranicznej, konieczne jest złożenie wniosku. W przypadku pracowników zatrudnionych u polskich pracodawców należy złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek na formularzu US-36, który dostępny jest w każdej placówce ZUS-u oraz w internecie. Wniosek może zostać złożony za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub w formie papierowej. 

Do rozpoznawania wniosków wyznaczony został Oddział ZUS w Kielcach. Stwierdzenie spełnienia warunków wymaganych w porozumieniu skutkuje przekazaniem wnioskodawcy informacji z Oddziału ZUS-u w Kielcach. 

Następnie należy wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który potwierdza zastosowanie polskiego ustawodawstwa, który składany jest na formularzu US-34. W tym przypadku formularz US-34 jest dostępny do wypełnienia wyłącznie za pośrednictwem portalu PUE ZUS, a sam wniosek będzie realizowany w Oddziale ZUS-u właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy.

Jako powód złożenia wniosku US-36 należy wybrać opcję „inny” i w rubryce dotyczącej opisu wskazać „porozumienie ws. telepracy” z jednoczesnym wskazaniem informacji o wymiarze telepracy wykonywanej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie.

Wykonywanie pracy w Polsce a porozumienie ramowe

Pracownicy wykonujący telepracę na terenie Polski zatrudnieni u zagranicznych pracodawców mogą wystąpić z wnioskiem o objęcie ich zapisami porozumienia do właściwej instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie siedziby pracodawcy, jeżeli kraj ten jest sygnatariuszem porozumienia. Taki wniosek może złożyć również zagraniczny pracodawca.

Podsumowanie

Podsumowując, korzystanie z porozumienia ramowego jest możliwe tylko i wyłącznie w przypadku spełniania przewidzianych warunków do jego zastosowania. W przeciwnym wypadku zastosowanie mają ogólne zasady dotyczące ustawodawstwa z zakresu zabezpieczenia społecznego przewidziane w Rozporządzeniu (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.