Umowa o mediację – na czym polega?

Nie każdy konflikt interesów musi mieć swój finał w sądzie, a nawet jeżeli sprawa trafi już na wokandę, istnieje możliwość rozwiązania jej polubownie. W końcu kto lepiej jest w stanie wypracować zadowalające obie strony rozwiązanie, aniżeli sami zainteresowani? Niemalże w każdej sprawie możliwe jest przeprowadzenie mediacji. Umowa o mediację jest dobrowolnym zobowiązaniem stron, w ramach którego zainteresowani zapewniają się nawzajem, iż będą dążyli do wypracowania kompromisu zadowalającego w równym stopniu obie strony konfliktu. Mediację charakteryzuje pełna dobrowolność, na każdym jej etapie.

Mediacja to proces, którego celem jest doprowadzenie do ugodowego, satysfakcjonującego obydwie strony rozwiązania sporu na drodze dobrowolnych negocjacji. Mediacja jest prowadzona przy udziale neutralnego i bezstronnego mediatora, który wspiera jej przebieg, łagodzi powstające napięcia i pomaga w dojściu do porozumienia. Kodeks postępowania cywilnego przewiduje dwa tryby inicjowania postępowania mediacyjnego. Jest nim umowa o mediację lub postanowienie sądu o skierowaniu na mediację. Umowa mediacyjna nakłada na strony obowiązek poddania – w pierwszej kolejności, przed skierowaniem sprawy do sądu – powstałego między nimi sporu do rozstrzygnięcia mediacyjnego.

Charakterystyka mediacji

Mediacja ma za zadanie wypracowanie rozwiązania, które będzie satysfakcjonujące dla obu stron konfliktu. Podkreślenia wymaga, że proces mediacyjny nie ma na celu ustalenia tego, kto ma rację, lecz poprzez stosowanie kompromisów doprowadzenie do ugody. Mediacja stawia obie strony na równi i czyni je równorzędnymi partnerami w rozmowie. Mediacja służy złagodzeniu lub rozwiązaniu konfliktu. W procesie mediacji nikt nie może narzucać stronom sposobu rozwiązania sporu – to one same są odpowiedzialne za wynik negocjacji.

Najistotniejszą zasadą postępowania mediacyjnego jest zasada dobrowolności. Mediacja jest procedurą skonstruowaną w taki sposób, że jedynie dobra wola stron pozwala na jej przeprowadzenie. Mediacja nie daje jakichkolwiek narzędzi przymusu. Strona może odmówić udziału w mediacji, jak również wycofać się na każdym jej etapie. Rezygnacja z przystąpienia do mediacji czy późniejsza rezygnacja nie wymagają jakiegokolwiek uzasadnienia. Odmowa lub wycofanie zgody na mediację nie mogą powodować żadnych przyszłych negatywnych konsekwencji procesowych dla stron.

Mediację charakteryzuje w szczególności:

• dobrowolność – strony muszą wyrazić zgodę na udział w postępowaniu. Jednocześnie zgoda ta może być cofnięta na każdym etapie mediacji przez każdą ze stron;
• bezstronność – strony mediacji mają równe prawa i są traktowane jednakowo;
• neutralność – mediator prowadzący negocjacje nie może narzucać stronom własnych propozycji rozwiązań sporu. Porozumienie musi zostać wypracowane przez same strony. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy na zgodny wniosek stron mediator wskazuje sposoby rozwiązania sporu, które jednak nie są dla stron wiążące;
• akceptowalność – strony muszą zgodnie zaakceptować osobę mediatora oraz uzgodnić z nim reguły mediacji, których następnie zobowiązują się przestrzegać;
• szybkość – mediacja trwa krócej niż postępowanie sądowe. Konflikt stron może zostać rozwiązany już na pierwszym posiedzeniu mediacyjnym;
• poufność – wszystkie sprawy i informacje przekazane na posiedzeniu mediacyjnym są objęte tajemnicą. Mediator nie może ujawnić nikomu tego, o czym się dowiedział w trakcie prowadzenia mediacji, nie może również zostać przesłuchany co do tych faktów w charakterze świadka. 

Pełna autonomiczność mediacji jest traktowana jako atut tej instytucji. Daje stronom poczucie odpowiedzialności i niezależności. Strony posiadają pełną kontrolę nad własnymi interesami i poprzez pewnego rodzaju ustępstwa są w stanie wykreować pozytywne dla siebie rozwiązanie. Jednocześnie wskazana autonomiczność stron jest także wadą mediacji. Silniejsza strona sporu jest w stanie wywierać na drugiej stronie presję do przyjęcia ugody o określonej przez nią treści. Istnieje więc ryzyko, że w ramach mediacji strona słabsza zostanie pokrzywdzona. Przeciwdziałać temu ma mediator, który stanowi swoisty instrument kontroli. Z uwagi jednak na brak jakiejkolwiek decyzyjności mediatora kontrola ta jest iluzoryczna.

Umowa o mediację – co powinna zawierać

Umowa o mediację została uregulowana w art. 183[1] Kodeksu postępowania cywilnego (dalej jako KPC). Zgodnie z tym przepisem jest to umowa, w ramach której strony postanawiają podjąć rozmowy ugodowe z udziałem mediatora w zakresie określonego sporu. Treść umowy o mediację musi być wyraźna, nie może pozostawiać wątpliwości interpretacyjnych, niedopuszczalne jest przy tym stosowanie wykładni rozszerzającej. Z racji tego, że ustawodawca nie określił dokładnie, co umowa powinna zawierać, stosować do niej należy przepisy dotyczące zapisu na sąd polubowny, zawarte w art. 1161 § 1 KPC.

Elementami obligatoryjnymi umowy są:

• określenie przedmiotu sporu – polega na wskazaniu przedmiotu sporu lub stosunku prawnego, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć. Umowa o mediację może dotyczyć zarówno sporów istniejących między stronami, jak i tych, które dopiero mogą wyniknąć ze stosunków kontraktowych, a także tych stosunków, które nie mają swojego źródła w umowie;
• wskazanie osoby mediatora lub sposobu jego wyboru – mediatora można wskazać wprost z imienia i nazwiska lub określić reguły dotyczące jego wyboru, np. przez wskazanie wymaganych kwalifikacji, które powinien posiadać. Strony mogą również upoważnić osobę trzecią do wyboru mediatora. Nie ma również przeszkód, aby strony wskazały określony ośrodek mediacyjny, który profesjonalnie zajmuje się pomocą przy polubownym rozstrzyganiu sporów;
• oświadczenie stron, iż zgadzają się na mediację.

Umowa o mediację może zostać rozszerzona także o dodatkowe, fakultatywne postanowienia, które nie są sprzeczne z jej istotą. Zapisy te mogą dotyczyć czasu trwania mediacji, miejsca jej przeprowadzenia czy zasad ponoszenia kosztów mediacji przez strony. Umowa o mediację może zostać zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu. Co więcej, orzecznictwo nie neguje także możliwości zastrzeżenia kary umownej na wypadek odmowy wzięcia przez drugą stronę udziału w mediacji (chodzi o samo wzięcie udziału w mediacji, a nie wypracowanie konsensusu).

Forma umowy o mediację

KPC nie wskazuje wiążącej strony formy umowy. Stąd też umowa ta może być zawarta w dowolny sposób. Ze względów dowodowych zaleca się jednak zawarcie jej w formie pisemnej.

Zakłada się, że umowa o mediację może przyjąć postać samodzielnej umowy lub klauzuli mediacyjnej zawartej w umowie głównej. Ważne jest przy tym, że w każdym ze wskazanych przypadków umowa o mediację zachowuje odrębny byt, a co za tym idzie – nieważność umowy głównej nie stanowi o nieważności zapisu mediacyjnego. Jednocześnie niezależność umowy mediacyjnej od umowy głównej nie wpływa na związanie następców prawnych stron klauzulą mediacyjną. Związanie takie występuje, chyba że strony postanowią inaczej.

Umowa o mediację nie musi zostać wcale zawarta wraz z umową główną lub przed powstaniem sporu. Można ją zawrzeć przez wyrażenie przez jedną stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek o jej przeprowadzenie. Wniosek mediacyjny traktuje się jako ofertę, a do zawarcia umowy o mediację dochodzi w momencie przyjęcia oferty przez drugą stronę.

Umowa o mediację – jakie skutki wywołuje?

Mimo dobrowolności mediacji uznać należy, że umowa o mediację ma charakter procesowy. Wynika to z faktu, iż omawiana umowa stanowi podstawę wszczęcia mediacji, zaś strona przed wdaniem się w spór co do istoty może podnieść zarzut umowy o mediację skutkujący skierowaniem stron do mediacji. Co więcej, istnieje (trudna do wyegzekwowania) możliwość dochodzenia zapłaty kary umownej lub odszkodowania za naruszenie umowy o mediację lub uchylania się od jej przeprowadzenia. Jednocześnie zaznaczenia wymaga, że prawny obowiązek do podjęcia mediacji nie wyklucza możliwości wycofania zgody strony z jej przeprowadzenia już w czasie pierwszego posiedzenia mediacyjnego. Wynika to z faktu, że w praktyce uczestnictwo w posiedzeniu mediacyjnym strony, która nie ma woli ugodowego załatwienia sprawy, jest pozbawione sensu.

Umowa o mediację – podsumowanie

Mediacja jest instytucją mającą za zadanie wypracowanie satysfakcjonującego strony rozwiązania sporu na drodze dobrowolnych i poufnych negocjacji. Negocjacje te prowadzi mediator – bezstronna i neutralna osoba trzecia. Mediacja powinna ułatwiać dochodzenie roszczeń, przy jednoczesnym szybkim i skutecznym udzielaniu ochrony prawnej stronom tego postępowania. Zawierając umowy, kontrahenci powinni pamiętać o możliwości polubownego załatwiania powstających między nimi konfliktów. Ustanowienie umowy o mediację pozwala stronom na dokładne określenie warunków, pod którymi zostanie przeprowadzone postępowanie pojednawcze. Zawarcie przez strony omawianej umowy ma również ten plus, że nie antagonizuje stron w takim stopniu, jak postępowanie sądowe, co daje szansę na dalszą ich współpracę w przyszłości.