Poradnik Pracownika

Zapewnienie pracownikowi okularów korygujących wzrok obowiązkiem pracodawcy

Zalecenie pracy w okularach korygujących wzrok jest częstym elementem orzeczeń lekarskich wydawanych w wyniku przeprowadzenia badań w celu stwierdzenia zdolności pracownika do pracy na przydzielonym mu stanowisku. Poniżej przedstawiono niektóre interpretacje i poglądy orzecznictwa dotyczące istotniejszych aspektów tego zagadnienia. Sprawdź kiedy zapewnienie pracownikowi okularów korygujących wzrok jest obowiązkowe!

Zapewnienie pracownikowi okularów korygujących wzrok

Zgodnie z przepisem § 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe konieczne jest zapewnienie pracownikowi okularów korygujących wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten odnosi się do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Dla ustalenia, czy czas użytkowania monitora ekranowego kwalifikuje danego pracownika do wyposażenia go przez pracodawcę w okulary korygujące wzrok, znaczenie ma nie wymiar czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony (np. pełen etat, 0,75 etatu, 0,5 etatu), ale czas pracy przy monitorze ekranowym w ciągu doby. Jeżeli praca ta trwa co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli przez 4 godziny, pracownik ma prawo otrzymać od pracodawcy omawiane świadczenie (zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin). Nie jest przy tym konieczne, aby pracownik w każdej dobie pracował przy monitorze w tym właśnie wymiarze.

Przykład 1.

Dwóch pracowników pracujących na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zatrudnionych jest w wymiarze po 2/5 etatu. Zgodnie z obowiązującymi rozkładami czasu pracy jeden z nich wykonuje pracę we wtorki i czwartki po 8 godzin, a drugi – od poniedziałku do piątku po 3 godziny i 12 minut w każdej dobie. Pomimo tego, że obaj pracownicy są zatrudnieni w tym samym wymiarze czasu pracy, jedynie pierwszy z nich będzie mógł skorzystać z uprawnienia do zapewnienia mu okularów korygujących wzrok, gdyż tylko on użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pojęcie stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy

Stanowiskiem pracy, w rozumieniu § 2 pkt 2 wspomnianego wyżej rozporządzenia, jest przestrzeń pracy wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy obejmującym:

  • wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek;
  • wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball;
  • wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 18 maja 2011 roku, IV SA/Po 196/11, stwierdził: Prawodawca wykluczył w definicji zawartej w § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973 ze zm.) dopuszczalność podziału miejsca pracy na dwa miejsca stanowiąc o przestrzeni pracy, obejmującej wyposażenie w środki i przedmioty pracy. Przestrzeń ta musi obejmować zwarty obszar, w którym skoncentrowane są będące do wykonania obowiązki. Nie może ona obejmować swoim zakresem różnych miejsc z odmiennym wyposażeniem. Orzeczenie to wskazuje na niedopuszczalność dowolnego posługiwania się pojęciem stanowiska pracy, co mogłoby sprzyjać obchodzeniu prawa: niektórzy pracodawcy mogliby sztucznie dzielić jedno stanowisko na dwa lub więcej, tak aby zaniżyć czas pracy przy monitorze ekranowym.

W jaki sposób należy zapewnić okulary?

Przepisy nie narzucają pracodawcy sposobu, w jaki powinien zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok. Może to nastąpić przez nabycie okularów przez pracodawcę i przekazanie ich pracownikowi. Jednak najczęstszym sposobem jest refundacja – pracownik sam kupuje okulary, zaś pracodawca zwraca pracownikowi poniesiony wydatek.

Pracodawca może ustalić w regulaminie pracy maksymalną kwotę refundacji zakupu okularów korygujących wzrok. Musi to być jednak kwota, która w aktualnych warunkach rynkowych pozwala takie okulary nabyć.

Jak postąpić w przypadku pogorszenia się pracownikowi wzroku?

Czasem pracownicy, którym pracodawca zapewnił już okulary, zgłaszają pogorszenie wzroku. Pojawia się wtedy pytanie, czy pracodawca, który raz sfinansował pracownikowi okulary korygujące wzrok, musi to uczynić ponownie, choć termin kolejnych badań okresowych jeszcze nie nadszedł. Zgodnie z art. 207 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy. W związku z tym przepisem pracodawca powinien skierować osobę zgłaszającą pogorszenie wzroku na okresowe badania lekarskie, a w przypadku gdy lekarz to zaleci – konieczne będzie ponowne zapewnienie pracownikowi okularów korygujących wzrok.

Aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 KP jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której pracownik ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika [wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 18 grudnia 2002 roku, I PK 44/02]. Jeżeli więc pracownik zgłasza pogorszenie się stanu zdrowia (w tym wzroku), jest to przesłanka do uznania, że wcześniejsze orzeczenie lekarskie, wydane po przeprowadzeniu badań profilaktycznych, straciło swoją aktualność i zasadne jest skierowanie pracownika ponownie na badania.

Czy od wartości okularów korygujących wzrok pracownik musi zapłacić podatek?

Wartość zapewnionych przez pracodawcę okularów korygujących wzrok jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, który zalicza do przychodów wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednakże wartość okularów podlega zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowiącego, że wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za nie, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie.

Wspomniane zwolnienie dotyczy zarówno wartości okularów, w które wyposażono pracownika po terminowych badaniach profilaktycznych (wynikających z harmonogramu ustalonego przez lekarza), jak i po badaniach przeprowadzonych w związku ze zgłoszeniem przez pracownika pogorszenia wzroku. Potwierdzeniem takiego rozumienia przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 marca 2018 roku, 0113-KDIPT3.4011.79.2018.1.SK, w której stwierdzono: […] w sytuacji, gdy pracownik zwróci się z prośbą do pracodawcy o skierowanie go na badania przed upływem terminu badania okresowego wskazanego przez lekarza w związku z pogorszeniem się wzroku, a lekarz potwierdzi pogorszenie się wzroku i konieczność zapewnienia bądź wymiany dotychczasowych okularów (szkieł) korekcyjnych na inne, to refundacja kosztów zakupu okularów będzie stanowiła przychód pracownika ze stosunku pracy objęty zwolnieniem od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy wartość okularów korygujących wzrok podlega oskładkowaniu?

W myśl § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za nie wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

W związku z powyższym – skoro świadczenie w postaci zapewnienia okularów korygujących wzrok wynika z przepisów BHP – wartość tego świadczenia nie podlega oskładkowaniu w ramach ubezpieczeń emerytalnego i rentowego, a w konsekwencji również chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego.

Z interpretacji prezentowanych przez organy podatkowe oraz linii orzeczniczej sądów w omawianym zakresie wynika, że w przypadkach skomplikowanych lub niejednoznacznych organy (sądy) dążą do takich rozstrzygnięć, które zmierzają do zapewnienia pracownikowi realnej ochrony zdrowia (wzroku) i zapobieżenia jego pogorszeniu.

Strzałka