Efektywność pracy - co na nią wpływa i jak ją badać?

Efektywność pracy to jeden z najważniejszych wskaźników, który informuje nas o tym, czy działania podejmowane przez poszczególnych pracowników w firmie są wystarczająco opłacalne i skuteczne. Każda firma nastawiona jest przede wszystkim na osiąganie zysku, dlatego warto cyklicznie weryfikować efektywność pracy. W poniższym artykule odpowiadamy, jak ją mierzyć oraz co na nią wpływa.

Efektywność pracy - definicja pojęcia 

Każdemu przedsiębiorcy zależy na tym, aby prowadzona przez niego firma osiągała jak największe zyski, a pracownicy byli efektywni i wydajni. Czym jednak właściwie jest efektywność pracy? Jest to pojęcie z zakresu ekonomii. Istotą efektywności pracy jest produktywne wykorzystywanie przez pracowników dostępnych zasobów, czasu oraz możliwości. Im wynik podjętych działań jest lepszy, tym efektywność pracy jest wyższa. 

Ekonomiści podkreślają, że jedną z podstawowych wartości w zakresie efektywności jest ograniczanie zjawiska marnotrawstwa w procesie produkcyjnym firmy oraz w innych obszarach działalności. Niektórzy odnosząc się do efektywności pracy wskazują, że jej podstawowym wyznacznikiem jest wykonywanie jak największej liczby czynności w jak najkrótszym czasie. Nie jest to jednak prawdą, ponieważ zdecydowanie ważniejsza jest tutaj jakość oraz opłacalność podejmowanych inicjatyw.

Efektywność pracy to jeden z najważniejszych wskaźników, który pozwala na ocenę konkretnych procesów zachodzących w firmie oraz jego elementów składowych. Wykorzystując zgromadzoną wiedzę odnośnie efektywności pracy można podjąć konkretne działania optymalizacyjne w konkretnych sektorach (np. logistyce, księgowości itd.) lub zwiększyć nad nimi nadzór. 

Co wpływa na efektywność pracy? 

Na efektywność pracy wpływa wiele obszarów. Są one następujące: 

• Motywacja pracowników i sprawna komunikacja. Dobry pracownik to odpowiednio zmotywowany pracownik. Sposobów na zmotywowanie zatrudnionych osób jest co niemiara. Przede wszystkim należy zagwarantować im wynagrodzenia odpowiadające ich kompetencjom oraz oczekiwaniom (w miarę możliwości). Oprócz tego, można zaoferować im premie (stażowe, okazjonalne), prywatne ubezpieczenie medyczne, bony na święta itd. Doskonałym sposobem na zmotywowanie pracowników jest także budowanie atmosfery wzajemnego zaufania oraz sprawna komunikacja pomiędzy przełożonymi a podwładnymi. 
• Planowanie działań i zarządzanie czasem. Umiejętność zarządzania dostępnym czasem oraz planowanie poszczególnych działań wpływa na poprawę efektywności pracy. Najlepiej jest także skupiać się w konkretnym czasie tylko na jednym zadaniu. Jeżeli pracownicy działają bez wcześniej wytyczonego planu lub "robią kilka rzeczy na raz", w efekcie mogą mieć trudności z wykonywaniem nawet najbardziej podstawowych zadań. Tym pracownikom, którzy mają trudności z odpowiednim planowaniem czasu, należy zaproponować możliwość uczestnictwa w dedykowanych szkoleniach. 
• Szkolenia dla pracowników. Wielu pracownikom zależy na nieustannym poszerzaniu swoich umiejętności oraz rozwoju zawodowym. Zapewnienie im możliwości uczestnictwa w szkoleniach sprawi, że ich efektywność pracy na pewno ulegnie zwiększeniu. 
• Temperatura, wilgotność i wietrzenie pomieszczeń. Pomieszczenia, w których przebywają pracownicy, powinny być regularnie wietrzone. Ponadto należy zadbać o odpowiednią temperaturę oraz wilgotność powietrza. Oba te czynniki mają duże znaczenie dla ogólnej sprawności psychofizycznej organizmu i sprawiają, że uczucie zmęczenia jest mniejsze. W przeciwnym razie zarówno jakość jak i wydajność pracy może znacząco spaść. Podstawowa zasada dotycząca temperatury jest taka, że im praca jest cięższa, tym temperatura powinna być niższa. Przykładowo: pracownik biurowy powinien mieć zapewnioną wyższą temperaturę od pracownika fizycznego. 
• Bezpieczeństwo i higiena pracy. Kolejna bardzo ważna kwestia, o której nie można zapomnieć omawiając kwestie wpływające na efektywność pracy. Zadaniem ergonomii jest ograniczenie ryzyka występowania wypadków przy pracy. W tym celu należy zapewnić pracownikom odpowiednie oświetlenie, wygodne stanowisko do wykonywania pracy (krzesło, biurko). Jeśli pracownik ma do czynienia ze specjalistycznymi maszynami, wybrane części tych urządzeń warto oznaczyć kolorami. Z BHP wiąże się także kwestia hałasu, który może w poważny sposób wpływać na efektywność pracowników. W firmie powinny być podjęte określone działania dążące do minimalizacji hałasów, np. poprzez zastosowanie instalacji dźwiękochłonnych. Jeżeli pracownik odczuwa zagrożenie zdrowia lub życia w trakcie wykonywania powierzonych obowiązków, wówczas odbija się to w znacznym stopniu na jego samopoczuciu oraz na wydajności. 
• Właściwe zarządzanie zespołem. O efektywności pracowników decyduje także zarządzanie zespołem. Dobry lider potrafi nawet najgorszego pracownika zmotywować do poprawy swoich wyników. Przełożony musi także wczuwać się w potrzeby pracowników oraz na bieżąco reagować, gdy pojawiają się jakiekolwiek konflikty czy problemy. 
• Sytuacje stresowe. Im jest ich więcej, tym efektywność pracy proporcjonalnie spada. Należy zadbać o to, aby poziom stresu u pracowników był jak najniższy. 

Efektywność, produktywność i wydajność 

Istotą efektywnej pracy jest przynoszenie jak największych zysków jak najmniejszym kosztem. Doskonale oddaje to powiedzenie "Pracuj mądrze, a nie ciężko". Nie chodzi tu tylko o zyski materialne, ale także przede wszystkim o zdobywanie przez pracowników wiedzy i nowych, cennych umiejętności, które pomagają im w codziennej pracy. 

Efektywność w nierozerwalny sposób wiąże się także z produktywnością i wydajnością. Wszystkie te czynniki przyczyniają się do poprawy funkcjonowania firmy w wielu aspektach, np. finansowym czy logistycznym. 

Fotografia dnia pracy, czyli popularna metoda mierzenia efektywności pracowników 

W gronie najbardziej znanych a zarazem najstarszych sposobów pomiaru efektywności pracowników znajduje się metoda "shadowing'u", czyli fotografowania dnia pracy. Jej istotą jest fotograficzna, skrupulatna obserwacja wszystkich czynności realizowanych przez danego pracownika - od początku do końca. Jest to jednak metoda dość czasochłonna. 

Pomiar efektywności w ramach omawianej metody realizowany jest obecnie najczęściej z wykorzystaniem kamer, które nagrywają cały dzień pracy. Następnie materiał audio-wideo poddawany jest analizie. Czas trwania poszczególnych czynności jest mierzony pod kątem wydajności.  Dzięki tej metodzie możliwe jest dokonanie oceny, jaki jest poziom obciążenia pracą oraz efektywności pracy u pracownika. Zebrane w ramach "shadowing'u" informacje pozwalają także na podjęcie stosownych decyzji nastawionych na usprawnienie bądź zwiększenie nadzoru nad poszczególnymi procesami. 

Podsumowanie 

Efektywność pracy jest jednym z najważniejszych czynników, który na bieżąco powinien być poddawany analizie. Wdrożenie wszystkich powyżej opisanych wskazówek pozwoli na systematyczny wzrost tego wskaźnika, a w długoterminowej perspektywie wpłynie na poprawę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.