Poradnik Pracownika

Getting Things Done - na czym polega ta metoda i jak ją stosować?

Chyba każdy z nas zna to uczucie - głowa aż paruje nam od nadmiaru spraw do zapamiętania i zrobienia. Nawet jeżeli zajmujemy się już jednym zadaniem, ciągle myślimy o następnym. Przez to nierzadko nie możemy się skoncentrować, jesteśmy podenerwowani i pracujemy gorzej niż zazwyczaj. Czy można to zmienić? Oczywiście! Przeczytaj niniejszy artykuł i poznaj metodę GTD - Getting Things Done.

Na czym polega metoda Getting Things Done?

W 2001 roku David Allen napisał książkę Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. W niej opisał dokładnie metodę organizacji pracy GTD - Getting Things Done, którą można przetłumaczyć jako: doprowadzenie rzeczy do końca.

Codziennie spada na nas mnóstwo zadań, a poza tym dochodzą kolejne i choć staramy się wszystko zapamiętać, zaprzątają one nasze myśli tak bardzo, że przestajemy nad nimi panować. Często słyszymy, że im więcej mamy do zrobienia, tym więcej czasu możemy na to znaleźć, ponieważ nie mamy czasu na rozleniwienie się. Jest w tym dużo prawdy, jednak należy pamiętać, że im więcej na siebie nakładamy, tym większe prawdopodobieństwo, że o czym po prostu zapomnimy.

Dzięki Getting Thing Done nasze zadania zostaną uporządkowane. Nie chodzi tutaj tylko o to, co czeka nas w pracy. GTD może dotyczyć każdej sfery naszego życia. Chodzi o to, aby zgromadzić wszystko w jednym miejscu i nauczyć się zdyscyplinowania, tzn. takiego ustalenia zadań, które pozwoli na rozpoczęcie kolejnego zaraz po skończeniu jednego z nich.

5 etapów metody Getting Things Done

Metoda Getting Things Done składa się z pięciu etapów.

ETAP 1: GROMADZENIE

Zadania zalegające z tyłu głowy to największy wróg produktywności. Aby oczyścić swój umysł, należy zgromadzić wszystkie te rzeczy i czynności w jednym miejscu. Może tutaj chodzić o fizyczne przedmioty, ale też zadania czy zamierzenia. Ważne jest ich zgromadzenie. Metoda może być dowolna: zwykłe notatki, aplikacja, skrzynka mailowa itp. Wszystko zależy od preferencji.

Kiedy wszystko znajdzie się w jednym miejscu, możemy przejść do kolejnego etapu.

ETAP 2: ANALIZOWANIE

Sprawdzamy zadania i dokonujemy ich wstępnej analizy. Nie zostawiajmy żadnego zadania nieprzydzielonego do poniższych kategorii, takich jak:

  • Zadania, których wykonanie zajmuje nie więcej niż 2 minuty - te zadania zrób od razu i nie zaprzątaj już sobie nimi głowy.

  • Zadania, których wykonanie jest bardziej pracochłonne - przejdą do kolejnego etapu.

  • Zadania, które nie mają określonego czasu wykonania - utwórz grupę i nazwij ją np. “kiedyś”, “w nieokreślonej przyszłości” itp.

  • Zadania, które nie wymagają już działania, ale informacje w nich zawarte będą przydatne w przyszłości - przenieś je do archiwum.

  • Zadania, które nie wymagają już działania i do niczego się nie przydadzą - usuń je, umieść w koszu i zapomnij o nich.

ETAP 3: PORZĄDKOWANIE

Etap porządkowania, jak już wspominaliśmy, zawiera w sobie te zadania, których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty. Je także warto umieścić w kolejnych kategoriach takich jak:

  • Projekty - czyli zadania składające się z większej liczby drobnych zadań.

  • Najbliższe działania - czyli zadania, które muszą zostać wykonane jak najszybciej.

  • Oczekiwane - czyli zadania, które muszą poczekać z realizacją, ponieważ oczekujesz na informacje czy działania od innych osób.

  • Kalendarz - czyli zadania, które mają jasno określony czas wykonania.

ETAP 4: PRZEGLĄDANIE

Co jakiś czas (przynajmniej raz w tygodniu, według zaleceń autora Getting Things Done) warto przyjrzeć się wszystkim zadaniom, zmienić ich położenie, jeżeli jest to konieczne czy na przykład dodać nowe, które pojawiły się w trakcie tygodnia. Jednorazowe zrobienie listy nic bowiem nam nie da, jeżeli od razu o tym zapomnimy i nigdy do tego nie zajrzymy.

ETAP 5: REALIZACJA

Realizacja obejmuje planowanie oraz realizowanie zadań z listy. Warto pamiętać, aby odbywało się to zależnie od:

  • Sytuacji, w której aktualnie się znajdujemy (miejsce pracy, warunki, atmosfera).

  • Czasu, jakim dysponujemy aktualnie.

  • Energii, jaką posiadamy w danym momencie.

Dzięki metodzie Getting Things Done możemy wykonywać pracę, którą zaplanowaliśmy, ale też mamy czas na zadania, które wypadają nam nagle i musimy je zrealizować. Tego rodzaju zaplanowanie daje nam poczucie, że nad wszystkim panujemy, zwiększa efektywność i motywację oraz sprawia, że żadne zadania, które nie powinny, nie zajmują naszych myśli.

Czy warto korzystać z metody Getting Things Done?

Z pewnością warto wypróbować ten sposób wykonywania zadań i skorzystać z 5 przedstawionych etapów, a także zaplanować swoją pracę w ten sposób. David Allen powiedział, że Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przetrzymywania. Jest w tym dużo racji, a Getting Thing Done sprawia, że w pełni możemy odciążyć swój umysł od przechowywania zadań i zająć się całkowicie ich realizacją.