8-godzinny dzień pracy - jak zdążyć ze wszystkimi zadaniami?

8-godzinny dzień pracy - to wydawałoby się bardzo dużo czasu. Mimo to często pod koniec dnia musimy się naprawdę pośpieszyć, żeby zdążyć ze wszystkimi zadaniami, a nierzadko zabieramy resztę pracy do domu. Czy to wina tego, że robimy za dużo, czy może po prostu nie wiemy, jak efektywnie zarządzać czasem? 8-godzinny dzień pracy warto wykorzystywać w pełni, aby po wyjściu z biura odpoczywać całkowicie i zapomnieć na kilka godzin o czekających nas obowiązkach. Czy to w ogóle możliwe? Co zrobić, aby nie mieć z tym problemu i produktywnie spędzać dni? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania w niniejszym artykule.

8-godzinny dzień pracy - za mało czy za dużo czasu?

Dla niektórych 8-godzinny dzień pracy jest zdecydowanie za krótki. Mimo usilnych starań nie udaje się osiągnąć maksimum efektywności. Najprawdopodobniej jeżeli dobrze wykorzystasz dzień pracy, okaże się, że w ciągu 8 godzin można zrobić o wiele więcej niż zakładałeś. Jednak, aby tak było, warto zastosować się do kilku rad, które w tym pomogą.

Gdzie popełniany jest błąd?

Przychodzimy do pracy, robimy kawę, śniadanie, sprawdzamy maila, wymieniamy kilka zdań ze współpracownikami. Sprawdzamy, co słychać w mediach społecznościowych, zanim już naprawdę zabierzemy się do pracy. Zaczynamy od tego, co najprostsze, a w międzyczasie pomagamy kilku osobom w ich zadaniach, ponieważ nie potrafimy im odmówić. Praktycznie nie wstajemy od biurka, nie zapisujemy, co mamy zrobić, w końcu w połowie dnia jesteśmy już przemęczeni, a nasza produktywność spada do zera. Czy to znany ci scenariusz? Jeżeli tak, wiedz, że możesz to zmienić!

Efektywny 8-godzinny dzień pracy

Jak rozplanować 8-godzinny dzień pracy? Co zrobić, żeby nie tylko wykonać wszystkie zadania, ale też mieć zapas czasu na odpoczynek? Jak sprawić, żeby nadgodziny przestały być koniecznością?

1. Planuj
   Choć wiele osób wystrzega się planowania, w pracy jest niemal niezbędne. Warto każdego dnia zacząć dzień od wypisania wszystkich zadań, które musimy dzisiaj wykonać. Pamiętajmy jednak, by robić to mądrze. Po pierwsze, dajmy sobie margines błędu - może przecież wypaść nam niespodziewane spotkanie, awaria sprzętu, przydzielenie nowego zadania czy nawet gorsze samopoczucie, które sprawi, że wszystko będziemy robić 2 razy wolniej. Planujmy rozsądnie i nie wpisujmy na listę niemożliwej do wykonania liczby zadań. Kiedy już wszystko zapiszemy, wyznaczmy to, co jest najważniejsze i co MUSIMY zrobić. Każdy wykonany punkt wykreślajmy, by widzieć ile jeszcze nam zostało i jak dużo zadań wykonaliśmy.

2. Najważniejsze na początku
   Wspomnieliśmy już o tym, że warto wyznaczyć najważniejsze zadania, które musimy zrobić w ciągu dnia. Zacznijmy od nich pracę. Rano mamy najwięcej energii, efektywność jest większa - wykorzystajmy to. Świeży umysł z pewnością pozwoli nam łatwiej przebrnąć przez to, co później mogłoby sprawić nam problem. Kiedy skończymy, będziemy mieli poczucie, że najgorsze za nami, wszystko inne jest łatwiejsze, tym samym poczujemy się lżej. Poza tym wzrośnie nasze samozadowolenie i motywacja do dalszych działań.

3. Wyłącz rozpraszacze
   Tylko na chwilę zerknę na Instagram - myślimy, a koniec końców po 10 minutach orientujemy się, że ciągle patrzymy na ekran, całkowicie bez sensu, a nasz 8-godzinny dzień pracy nieubłaganie zbliża się ku końcowi. W związku z tym jeżeli tylko możemy, wyłączmy telefon, wyciszmy go, nie włączajmy internetu. Postarajmy się również odłączyć od internetu nasz komputer, jeżeli do pracy nie potrzebujemy stałego łącza. To pozwoli nam się skupić i nie włączać odruchowo poczty i innych stron.

4. Naucz się mówić nie
   Kilkakrotnie ktoś poprosił cię o pomoc i chociaż byłeś zawalony własną pracą, zgodziłeś się, by później kończyć swoje zadania po godzinach? Jeżeli zdarza ci się to wielokrotnie, nie potrafisz powiedzieć nie, współpracownicy mogą to wykorzystywać. Jeśli wiesz, że masz naprawdę dużo swoich obowiązków, nie bój się odmówić. Oczywiście nie zawsze możesz odmówić i nie chodzi o to, byś na każdą prośbę przełożonego mówił nie, jednak czasami naprawdę współpracownik może poradzić sobie sam i prosi cię o pomoc tylko dlatego, że wie, że nigdy nie odmawiasz.

5. Zastanów się, czy wszystko, co robisz, jest istotne
   40 minut poświęcasz na tworzenie etykiet na mailu? Postanawiasz ułożyć karteczki samoprzylepne kolorystycznie? Pomagasz współpracownikowi w porządkowaniu dokumentów? Być może wiele czasu zajmują ci zadania, które są nieistotne lub które można zrobić w wolniejszych chwilach. Oczywiście porządek na mailu i biurku jest ważny, jednak warto od początku ustalić system, który sprawi, że nie będziemy musieli poświęcać połowy 8-godzinnego dnia pracy na sprawy organizacyjne. Jeżeli postawimy na systematyczność, z pewnością będziemy mieli więcej czasu na wykonywanie codziennych obowiązków i 8-godzinny dzień pracy stanie się wystarczający na wywiązanie się ze swoich obowiązków.

6. Porządek na biurku to porządek w głowie
   Stosy papierów, karteczek, długopisów… Coś jest ci potrzebne, ale nie masz pojęcia, gdzie to leży. Na ekranie zebrał się już całkiem pokaźny kurz. Praca w takich warunkach często jest utrudniona. Tracimy czas chociażby na znalezienie ołówka czy zapisanego numeru telefonu do klienta. Warto utrzymywać porządek na swoim biurku, odkładać wszystko na miejsce, dzięki temu efektywność i motywacja do pracy wzrośnie, a my znajdziemy więcej czasu na swoje obowiązki.

7. Ruszaj się
   8-godzinny dzień pracy to często 8 godzin spędzanych niemal bez przerwy przy biurku. Nie jest to zdrowe dla naszego kręgosłupa i zmniejsza naszą efektywność. Warto mniej więcej co godzinę wstać, rozprostować kości, przejść się lub porozciągać, pozwolić odpocząć oczom. Dzięki temu motywacja się zwiększy, do głowy będzie nam wpadało więcej rozwiązań i poczujemy się lepiej.

8. Odpoczywaj
   Odpoczynek po pracy jest niezwykle ważny. Naładowanie baterii pozwala na zwiększenie produktywności, kreatywności i koncentracji. Nie wolno zapominać o sobie.  Pozwólmy sobie na relaks - długą kąpiel, spokojny spacer, poczytanie książki. Energia ułatwi nam pracę i sprawi, że zadania będziemy wykonywać znacznie sprawniej.