Poradnik Pracownika

Techniki zarządzania czasem - jak ułatwić sobie pracę?

Odpowiednie zarządzanie czasem z całą pewnością ułatwia pracę. Dzięki temu wiemy, jak długo będziemy zajmować się danym zadaniem, ile zdążymy zrobić w ciągu dnia, jesteśmy bardziej zorganizowani oraz zmotywowani. Jakie techniki zarządzania czasem mogą nam pomóc? W jaki sposób pracować, by wszystko szło tak, jak sobie tego życzymy? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania w niniejszym artykule.

Techniki zarządzania czasem, które mogą ci pomóc!

Jesteś zmęczony i nic nie idzie po twojej myśli? Chcesz jak najlepiej wypełniać swoje zadania, ale stale coś cię rozprasza? Nie wiesz, jak sobie poradzić, co robić i tracisz motywację? Być może błędem jest nieodpowiednia organizacja pracy.

Od czego warto zacząć? Przede wszystkim warto stawiać sobie cele - zarówno te małe, jak i długoterminowe. Dzięki temu wiemy, dlaczego pracujemy, robimy to efektowniej, w końcu nic nie jest już dla nas wykonywane bez sensu. W ten sposób większą przyjemność sprawiają nam nawet monotonne i nieciekawe zadania, ponieważ wiemy, co czego dążymy. Takie postawienie celu to początek zarządzania czasem pracy.

Jakie techniki zarządzania czasem mogą ci pomóc?

Zasada 70/30

Zarządzanie czasem pracy to przede wszystkim jego planowanie. Pamiętajmy jednak o marginesie błędu oraz o tym, że wielu rzeczy nie da się przewidzieć w ciągu dnia, nawet jeśli przez długi czas wszystko idzie zgodnie z założeniami. Zasada 70/30 mówi, aby planować jedynie 70% czasu pracy, a pozostałe 30% pozostawić na ewentualne dodatkowe zadania, przedłużające się projekty itp. Dzięki temu nie będziemy stresować się, kiedy w ciągu 8 godzin nie zdążymy zrobić wszystkiego z naszej listy, nie będziemy odczuwać frustracji, kiedy kolejnego dnia coś nam wypadnie i tym samym wszystko się przesunie. Takie rozwiązanie jest bardzo racjonalne.

Zasada Pareto (80/20)

Oprócz tego warto wspomnieć również o zasadzie Pareto. Każdemu zależy na jak najlepszych wynikach. Warto jednak wziąć pod uwagę, że często tylko 20% działań daje aż 80% wyników naszej pracy. W związku z tym musimy sobie zdawać sprawę z tego, że maksymalne skupienie na każdym obowiązku nie zawsze jest konieczne. Musisz określić o jakie 80% wyników ci chodzi i sprawdzić, które 20% je generuje. Oczywiście nie zawsze proporcja wynosi 80/20, jednak przyjąć można, że mniejsza część działań przynosi większą część wyników.

Naszym zadaniem jest wyznaczenie tych zadań i skupienie się przede wszystkim na nich. Dzięki temu nasz czas będziemy poświęcać w większości na to, co rzeczywiście jest istotne.

Metoda ABC

Na wspomnianej zasadzie Pareto opiera się również metoda ABC - kolejna z technik zarządzania czasem. Dzięki niej można w łatwy sposób pogrupować swoje zadania. Na czym polega? Aby z niej skorzystać, należy stworzyć tabelę z 3 kolumnami, w której zapisywać będziemy zadania do wykonania. Początkowo warto pogrupować te, które musimy wykonać w najbliższej przyszłości, z czasem, kiedy metoda ABC stanie się dla nas niemalże intuicyjna, w tabeli można zawrzeć również cele długoterminowe. Aby się jednak nie zniechęcić, zacznijmy od małych kroków.

Jak już wspomnieliśmy, tabela powinna składać się z trzech kolumn: A, B, C. Co kryje się pod tymi oznaczeniami:

A -  w tej tabeli zastosowanie może mieć zasada Pareto, znaleźć się w niej powinny bowiem zadania, które musimy wykonać, mają priorytet, stanowią 20% działań, które tworzą 80% wyników. Nie można z nich zrezygnować.

B - te zadania należy wykonać, są ważne, ale nie najważniejsze. Możesz je komuś zlecić, nie musisz czuwać nad ich przebiegiem w 100%.

C - zadania z grupy C są mniej istotne, na tyle, że możesz bez problemu przekazać je komuś innemu. Nie powinieneś zajmować się nimi, zanim nie wykonasz działań z grupy A i B.