Poradnik Pracownika

Techniki zarządzania czasem - jak ułatwić sobie pracę?

Odpowiednie zarządzanie czasem z całą pewnością ułatwia pracę. Dzięki temu wiemy, jak długo będziemy zajmować się danym zadaniem, ile zdążymy zrobić w ciągu dnia, jesteśmy bardziej zorganizowani oraz zmotywowani. Jakie techniki zarządzania czasem mogą nam pomóc? W jaki sposób pracować, by wszystko szło tak, jak sobie tego życzymy? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania w niniejszym artykule.

Techniki zarządzania czasem, które mogą ci pomóc!

Jesteś zmęczony i nic nie idzie po twojej myśli? Chcesz jak najlepiej wypełniać swoje zadania, ale stale coś cię rozprasza? Nie wiesz, jak sobie poradzić, co robić i tracisz motywację? Być może błędem jest nieodpowiednia organizacja pracy.

Od czego warto zacząć? Przede wszystkim warto stawiać sobie cele - zarówno te małe, jak i długoterminowe. Dzięki temu wiemy, dlaczego pracujemy, robimy to efektowniej, w końcu nic nie jest już dla nas wykonywane bez sensu. W ten sposób większą przyjemność sprawiają nam nawet monotonne i nieciekawe zadania, ponieważ wiemy, co czego dążymy. Takie postawienie celu to początek zarządzania czasem pracy.

Jakie techniki zarządzania czasem mogą ci pomóc?

Zasada 70/30

Zarządzanie czasem pracy to przede wszystkim jego planowanie. Pamiętajmy jednak o marginesie błędu oraz o tym, że wielu rzeczy nie da się przewidzieć w ciągu dnia, nawet jeśli przez długi czas wszystko idzie zgodnie z założeniami. Zasada 70/30 mówi, aby planować jedynie 70% czasu pracy, a pozostałe 30% pozostawić na ewentualne dodatkowe zadania, przedłużające się projekty itp. Dzięki temu nie będziemy stresować się, kiedy w ciągu 8 godzin nie zdążymy zrobić wszystkiego z naszej listy, nie będziemy odczuwać frustracji, kiedy kolejnego dnia coś nam wypadnie i tym samym wszystko się przesunie. Takie rozwiązanie jest bardzo racjonalne.

Zasada Pareto (80/20)

Oprócz tego warto wspomnieć również o zasadzie Pareto. Każdemu zależy na jak najlepszych wynikach. Warto jednak wziąć pod uwagę, że często tylko 20% działań daje aż 80% wyników naszej pracy. W związku z tym musimy sobie zdawać sprawę z tego, że maksymalne skupienie na każdym obowiązku nie zawsze jest konieczne. Musisz określić o jakie 80% wyników ci chodzi i sprawdzić, które 20% je generuje. Oczywiście nie zawsze proporcja wynosi 80/20, jednak przyjąć można, że mniejsza część działań przynosi większą część wyników.

Naszym zadaniem jest wyznaczenie tych zadań i skupienie się przede wszystkim na nich. Dzięki temu nasz czas będziemy poświęcać w większości na to, co rzeczywiście jest istotne.

Metoda ABC

Na wspomnianej zasadzie Pareto opiera się również metoda ABC - kolejna z technik zarządzania czasem. Dzięki niej można w łatwy sposób pogrupować swoje zadania. Na czym polega? Aby z niej skorzystać, należy stworzyć tabelę z 3 kolumnami, w której zapisywać będziemy zadania do wykonania. Początkowo warto pogrupować te, które musimy wykonać w najbliższej przyszłości, z czasem, kiedy metoda ABC stanie się dla nas niemalże intuicyjna, w tabeli można zawrzeć również cele długoterminowe. Aby się jednak nie zniechęcić, zacznijmy od małych kroków.

Jak już wspomnieliśmy, tabela powinna składać się z trzech kolumn: A, B, C. Co kryje się pod tymi oznaczeniami:

A -  w tej tabeli zastosowanie może mieć zasada Pareto, znaleźć się w niej powinny bowiem zadania, które musimy wykonać, mają priorytet, stanowią 20% działań, które tworzą 80% wyników. Nie można z nich zrezygnować.

B - te zadania należy wykonać, są ważne, ale nie najważniejsze. Możesz je komuś zlecić, nie musisz czuwać nad ich przebiegiem w 100%.

C - zadania z grupy C są mniej istotne, na tyle, że możesz bez problemu przekazać je komuś innemu. Nie powinieneś zajmować się nimi, zanim nie wykonasz działań z grupy A i B.

Metoda ALPEN

Wiele osób rozpoczyna swój dzień od przygotowania listy obowiązków. W tym zadaniu pomóc może metoda ALPEN. Na czym polega? Na wykonaniu kolejnych punktów:

A (Aufgaben) - początkowo przede wszystkim należy stworzyć listę zadań i aktywności, jakich będziemy się podejmować danego dnia. Można je pogrupować, np. stosując oznaczenia czy inny, wybrany przez siebie kod.

L (Länge schätzen) - kolejnym krokiem jest oszacowanie czasu zadań. Kiedy to zrobimy, zsumujmy go. Pamiętajmy o marginesie błędu.

P (Pufferzeiten einplanen) - listę zadań i oszacowany czas masz już gotowy, możesz więc zaplanować cały dzień. Tutaj można zastosować metodę 70/30, o której wspominaliśmy powyżej (może to być też metoda 60/40, analogiczna). Dzięki temu unikniesz niepotrzebnej frustracji i stresu, które mogą się pojawić w przypadku opóźnień.

E (Entscheidungen treffen) - wyznacz zadania, które są najważniejsze, sprawdź, czy możesz komuś przekazać któreś z nich, nadaj im priorytet (możesz użyć tutaj opisanej już metody ABC).

N (Nachkontrolle) - konieczna jest również kontrola listy, musimy odznaczać to, co już zrobiliśmy, niezrealizowane zadania przenosić na inne terminy itp. Taką kontrolę warto przeprowadzić pod koniec dnia pracy.

Macierz Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower, prezydent Stanów Zjednoczonych, znany był ze swojej doskonałej organizacji czasu. Stworzył on matrycę, która zdecydowanie pomaga w zarządzaniu czasem. Na macierzy znajdują się 4 ćwiartki, do których należy przyporządkować swoje zadania:

Ćwiartka A - w niej znaleźć powinny się zadania ważne i pilne, czyli takie, które musimy zrealizować, a jeżeli zamierzamy je komuś zlecić, musimy dokładnie kontrolować pracę. Są to zadania priorytetowe, a pominięcie ich wiązać się będzie z dużymi konsekwencjami.

Ćwiartka B - znajdują się w niej zadania ważne, ale niepilne. Nie ma problemu z tym, by rozłożyć pracę na kilka etapów. Musimy je wykonać, jednak termin nas nie goni.

Ćwiartka C - tutaj umieszczamy zadania pilne i mało ważne. Są to zadania, które powinniśmy wykonać zaraz po tych zawartych w ćwiartce A. Nie są one bardzo ważne, ale musimy szybko je wykonać, by nie ponieść konsekwencji (najlepszym przykładem niech będzie chociażby zapłacenie rachunków - wydawać się mogą mało ważne, jednak konieczność ich wykonania jest kluczowa).

Ćwiartka D - zadania mało ważne oraz niepilne. Coś co możemy zignorować i zupełnie nie musimy im poświęcać czasu. Zazwyczaj są to takie czynności, które zajmują nam czas, ale niczego nie wnoszą do naszego życia (np. przeglądanie mediów społecznościowych każdego dnia).

Rytm wydajności

Jeśli mowa o technikach zarządzania czasem, należy wspomnieć również o rytmie wydajności. Wyznaczony został uśredniony rytm dobowy. Według niego największą efektywnością wykazujemy się rano, a ten skok kończy się około godziny 10.00. Następnie jesteśmy nieco wolniejsi, nasza kreatywność i skuteczność spada, zazwyczaj do godziny 15.00. Od 15.00 do 20.00 znowu pracujemy efektywniej chociaż warto wziąć pod uwagę, że jesteśmy już nieco zmęczeni, bo od rana jesteśmy na nogach.

Warto więc dopasować wykonywanie zadań do rytmu wydajności. Jeśli jesteśmy skowronkami, najprawdopodobniej najwięcej zrobimy właśnie wcześnie rano, będziemy wtedy najbardziej skuteczni. Z kolei sowy będą lepiej pracować między 15.00 a 20.00. Jeżeli więc mamy taką możliwość, postarajmy się zaplanować wykonanie najważniejszych zadań właśnie w godzinach największej aktywności. Skowronki powinny rozpocząć swój dzień od najtrudniejszych obowiązków, z kolei sowy mogą sobie z nimi poradzić lepiej po godzinie 15.00. W przypadku spadku aktywności (np. koło godziny 10.00), warto na chwilę oderwać się od pracy i zrobić sobie przerwę, by nabrać energii.

Wszystkie te techniki zarządzania czasem mogą ci pomóc, warto je znać i stosować by lepiej organizować swoje obowiązki w pracy oraz życiu prywatnym.