Rodzaje podpisów elektronicznych i ich zastosowanie w codziennym życiu
Coraz większa liczba obywateli w kontaktach z organami administracji i instytucjami korzysta z rozwiązań cyfrowych, które zostały wprowadzone w Polsce w ciągu ostatnich lat. Nie ulega wątpliwości, że proces cyfryzacji przyczynił się do wielu ułatwień. Jednym z nich jest możliwość podpisywania dokumentów urzędowych i innych podpisami elektronicznymi. Niniejszy tekst przybliży rodzaje podpisów elektronicznych i zastosowanie w codziennym życiu.
Rodzaje podpisów elektronicznych w Polsce
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli tej osoby bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, który jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- podpis zaufany w profilu zaufanym (ePUAP),
- podpis osobisty (e-dowód).
Podpis osobisty – e-dowód
Ustawa o dowodach osobistych przewiduje możliwość umieszczenia w nowo wydawanych dowodach osobistych podpisu osobistego. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny. Jego certyfikat zawiera: imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Podpis osobisty znajdzie się w dowodzie osobistym, jeżeli przy składaniu wniosku o wydanie dowodu wnioskodawca wyrazi na to zgodę. W przypadku dziecka, które ukończyło 13 lat, rodzic lub opiekun może wyrazić taką zgodę, jeśli chce, żeby w dowodzie dziecka znalazł się certyfikat podpisu osobistego. Osoba, która składa wniosek o wydanie swojego pierwszego dowodu osobistego w związku ze zbliżającym się osiągnięciem pełnoletności na 30 dni lub mniej przed datą 18. urodzin, może samodzielnie wyrazić zgodę na umieszczenie certyfikatu podpisu osobistego, ale podpis osobisty będzie ważny dopiero od dnia uzyskania przez nią pełnoletności.
Regulacje zawarte w ustawie o dowodach osobistych stanowią, że opatrzenie danych podpisem osobistym wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, jak też, że ten sam skutek wywołuje opatrzenie danych podpisem osobistym w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.
Przykład 1.
Czy pani Joanna może podpisać umowę o świadczenie usług księgowych podpisem osobistym zawartym w jej dowodzie osobistym?
Jeśli podmiot, z którym zawiera taką umowę, wyraża na to zgodę, może ona w ten sposób ją podpisać.
Pamiętać należy, że istnieje możliwość zawieszenia certyfikatów zamieszczonych w warstwie elektronicznej dowodu osobistego na okres nie dłuższy niż 14 dni, licząc od dnia dokonania zgłoszenia zawieszenia. Może to zrobić posiadacz dowodu osobistego mający pełną zdolność do czynności prawnych, który czasowo utracił kontrolę nad dokumentem. Jeżeli w okresie 14 dni od dnia zgłoszenia zawieszenia certyfikatów nie nastąpi cofnięcie ich zawieszenia, one oraz dowód osobisty podlegają unieważnieniu z mocy prawa.
Podpis zaufany
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne definiuje podpis zaufany jako podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający:
- dane identyfikujące osobę ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL;
- identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy którego użyciu został złożony;
- czas jego złożenia.
Posiadanie podpisu zaufanego w profilu zaufanym jest bezpłatne.
Profil zaufany można bezpłatnie założyć za pośrednictwem:
- bankowości elektronicznej,
- e-dowodu,
- podczas rozmowy wideo z urzędnikiem,
- osobiście w określonych placówkach.
Oznacza to, że podpis zaufany nie może być wykorzystywany w relacjach prywatnych, nawet jeśli obie strony wyrażają na to zgodę. Tutaj istnieje wyraźna różnica pomiędzy podpisem osobistym a podpisem zaufanym.
Przykład 2.
Czy pani Krystyna może podpisać umowę kupna-sprzedaży samochodu podpisem zaufanym udostępnionym w posiadanym przez nią profilu zaufanym?
Podpis zaufany w tym wypadku nie znajdzie zastosowania. Jedynym rozwiązaniem byłoby skorzystanie z podpisu osobistego zawartego w dowodzie osobistym, o ile obie strony umowy na to się zgodzą, albo skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli taki posiada.
Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu
Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis mający taką moc prawną jak podpis własnoręczny, który jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym umożliwiającym weryfikację podpis osoby go składającej. Z tego rozwiązania korzystają jedynie wybrane podmioty, ponieważ jest to usługa płatna.
Przy pomocy podpisu kwalifikowanego można m.in.:
- załatwiać sprawy urzędowe,
- zawierać umowy,
- brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.
Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu z zastrzeżeniem, że złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia. Dane, które zostały opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny, z zastrzeżeniem, że powyższe nie odnosi się do certyfikatu po upływie terminu jego ważności lub od dnia jego unieważnienia oraz w okresie jego zawieszenia, chyba że zostanie udowodnione, że podpis został złożony przed upływem terminu ważności certyfikatu lub przed jego unieważnieniem albo zawieszeniem.
Nie można odmówić ważności i skuteczności bezpiecznemu podpisowi elektronicznemu weryfikowanemu przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu z powołaniem się na to, że:
- istnieje w postaci elektronicznej lub
- dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub
- nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.
- został wydany na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych obejmujących imię i nazwisko lub pseudonim osoby składającej podpis elektroniczny, a na wniosek osoby składającej podpis elektroniczny obejmujących informacje, czy osoba ta działa: we własnym imieniu albo jako przedstawiciel innej osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, albo w charakterze członka organu, albo organu osoby prawnej, albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, albo jako organ władzy publicznej;
- podmiot świadczący usługi certyfikacyjne nie dopełnił obowiązków określonych w ustawie;
- osoba składająca podpis elektroniczny weryfikowany na podstawie tego certyfikatu nie dopełniła obowiązków dotyczących przechowywania danych służących do składania podpisu elektronicznego w sposób zapewniający ich ochronę przed nieuprawnionym wykorzystaniem w okresie ważności certyfikatu służącego do weryfikacji tych podpisów;
- podmiot świadczący usługi certyfikacyjne zaprzestaje świadczenia usług certyfikacyjnych, a jego praw i obowiązków nie przejmie inny kwalifikowany podmiot;
- zażąda tego osoba składająca podpis elektroniczny lub osoba trzecia wskazana w certyfikacie;
- zażąda tego minister właściwy do spraw gospodarki;
- osoba składająca podpis elektroniczny utraciła pełną zdolność do czynności prawnych.
W przypadku istnienia uzasadnionego podejrzenia, że istnieją przesłanki do unieważnienia kwalifikowanego certyfikatu, podmiot, który świadczy usługi certyfikacyjne, jest obowiązany niezwłocznie zawiesić certyfikat i podjąć działania niezbędne do wyjaśnienia tych wątpliwości, z zastrzeżeniem, że w tym wypadku zawieszenie kwalifikowanego certyfikatu nie może trwać dłużej niż 7 dni. Po upływie wskazanego terminu zawieszenia w przypadku niemożności wyjaśnienia wątpliwości podmiot świadczący usługi certyfikacyjne niezwłocznie unieważnia kwalifikowany certyfikat. Certyfikat, który został zawieszony przez podmiot, który świadczy usługi certyfikacyjne, może zostać następnie unieważniony lub jego zawieszenie może zostać uchylone. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy certyfikat został unieważniony, ponieważ wówczas nie może być następnie uznany za ważny. Osoba składająca podpis elektroniczny weryfikowany na podstawie kwalifikowanego certyfikatu jest informowana niezwłocznie o unieważnieniu lub zawieszeniu certyfikatu przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Należy pamiętać, że zawieszenie lub unieważnienie certyfikatu nie może następować z mocą wsteczną.
Przykład 3.
Czy pan Ryszard może podpisać umowę o wykonanie projektu aranżacji wnętrz kwalifikowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu ?
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby mógł on użyć do podpisania takiego dokumentu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli taki posiada.
Podsumowując, wszystkie wskazane podpisy elektroniczne mogą być wykorzystywane w sprawach urzędowych, chyba że przepisy szczególne w danej sytuacji wyłącza taką możliwość. Podpis osobisty może być wykorzystywany w stosunkach prywatnych, o ile obie strony danej czynności się na to godzą. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu może być w stosunkach prywatnych używany bez ograniczeń. Podpis zaufany nie może przy wykorzystywany w stosunkach prywatnych.
