Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to niezwykle istotny dokument, który niejednokrotnie przechyla szalę uzyskania kredytu przez pracownika. Dlaczego coraz częściej wnioskujemy u pracodawcy o wystawienie takiego dokumentu? Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?  Czy pracodawca za każdym razem musi wystawić nam taki dokument na nasz wniosek?

Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi? 

Zaświadczenie o zatrudnieniu to oficjalny dokument wystawiany przez naszego pracodawcę. Ma on potwierdzić stan naszego zatrudnienia wraz z ukazaniem podstawowych parametrów takich jak rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia oraz nasz staż w danej firmie. 

Na pozór wszystkie te informacje są łatwo dostępne - dlaczego więc ktoś miałby wnioskować o takie zaświadczenie w formie oficjalnego dokumentu? Coraz powszechniejszym staje się wymóg instytucji bankowych i nie tylko, by klient, który chce uzyskać kredyt bądź zakupić coś w systemie ratalnym potwierdził swoją stabilną sytuację zawodową właśnie zaświadczeniem o zatrudnieniu. 

To jednak tylko część powodów, dla których zaświadczenie o zatrudnieniu może być niezbędne. Wprawdzie to właśnie kwestia uzyskania kredytu stanowi najpopularniejszy powód wnioskowania o ten dokument, jednakże niejedyny. Jak dobrze wiadomo, przedszkola publiczne stosują bardzo restrykcyjną metodę rekrutacji dzieci, bazując na wielu różnych czynnikach. Jednym z nich jest sytuacja materialna i zawodowa rodziców i to właśnie w momencie zapisywania dziecka do przedszkola zaświadczenie o zatrudnieniu może być również potrzebne.

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu zawsze powinno być wystawione przez pracodawcę i odpowiednio opieczętowane, by przypadkiem żadna instytucja wymagająca tego dokumentu nie miała w tym względzie żadnych wątpliwości. 

Jeśli pracujemy w małej, niejednokrotnie rodzinnej firmie, osobą uprawnioną do wystawienia takiego zaświadczenia o zatrudnieniu jest właściciel firmy. Jeśli jednak pracujemy w dużej firmie, taki dokument wystawiany jest przez dział kadr. W takim przypadku zaświadczenie o zatrudnieniu ma z reguły swój wcześniej zaprojektowany wzór, którym firma się posługuje. 

Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?

Jakie informacje muszą znaleźć się na zaświadczeniu o zatrudnieniu? Prawo nie reguluje tej kwestii w sposób tak precyzyjny, jak na przykład w sytuacji wystawiania świadectwa pracy. Istnieją jednak pewne niepisane zasady, zgodnie z którymi pracodawcy już od wielu lat wystawiają ten dokument. Bardzo często pracodawca może zapytać nas, jakich informacji na zaświadczeniu tak naprawdę potrzebujemy. 

Banki, które w procesie analizy kredytowej wymagają od nas potwierdzenia naszego zatrudnienia w formie zaświadczenia, mają z reguły pewne wymogi co do informacji zawartych w dokumencie. Powinny w nim znaleźć się następujące dane:

• Dane zatrudniającego,
• Dane pracownika z uwzględnieniem numeru pesel oraz adresu zamieszkania,
• Stanowisko, jakie piastuje pracownik
• Rodzaj umowy, w ramach której pracownik świadczy swoje obowiązki,
• Data zatrudnienia pracownika oraz jego aktualne stanowisko
• Opcjonalnie informacja o wynagrodzeniu 

Takie zaświadczenie o zatrudnieniu powinno być oczywiście dodatkowo opatrzone stosownym podpisem i pieczątką pracodawcy, co potwierdzi jego wiarygodność. 

W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków? 

W zależności od specyfiki sprawy, którą załatwiamy, zaświadczenie o zatrudnieniu może jedynie potwierdzać nasz aktualny stan zawodowy, ale niewykluczone jest, że instytucja, która wymaga od nas tego dokumentu, chce również poznać informacje o naszych zarobkach.

By potwierdzić te informacje, pracodawcy często sięgają po drugi popularny dokument, jakim jest zaświadczenie o zarobkach. Jeśli jednak instytucja bankowa lub inny podmiot oczekują kompletu informacji na jednym dokumencie, możemy wnioskować, by pracodawca wystawił kompletny dokument zawierający informacje o zatrudnieniu oraz zarobkach w ramach jednego. 

I tutaj przechodzimy do wątpliwości, które mogą być przyczyną błędnie podanej informacji o zarobkach. Mowa o tym, że pracodawcy często wystawiają zaświadczenie jedynie z uwzględnieniem informacji o wynagrodzeniu zasadniczym, bez udziału nagród, premii oraz innych dodatków pieniężnych, które mogą znacznie zwiększyć naszą zdolność kredytową. Szczególnie w przypadku wnioskowania o kredyt istotne jest, by pracodawca wykazał wynagrodzenie całkowite za 3 lub 6 miesięcy, posługując się średnią wszystkich wpływów do pracownika z tytułu świadczonej pracy. 

Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?

Czy dopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca może odmówić nam wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu? To skomplikowany temat, który nie jest na nieszczęście uregulowany żadnymi przepisami kodeksu pracy. W teorii pracodawca nie ma obowiązku, by wystawić nam takie zaświadczenie - to od jego chęci zależy, czy pracownik uzyska potwierdzenie stanu swojego zatrudnienia. 

Warto jednak zauważyć, że w praktyce nie zdarza się, by pracodawca odmówił przekazania nam zaświadczenia o pracy, czego dowodem jest niejeden spór w sądzie, który zgodnie z orzecznictwem zawsze był rozstrzygany na korzyść pracownika. 

Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?

Jak długo możemy posługiwać się wystawionym przez pracodawcę zaświadczeniem o zatrudnieniu? Ciężko na to pytanie odpowiedzieć, zważywszy na fakt, że tego typu zasady nie są regulowane przez kodeks pracy ani żadne inne prawo. Ze względu na to, że zaświadczenia potrzebujemy w celu załatwienia innej sprawy w instytucji bankowej lub innym podmiocie, to właśnie one powinny określić, jak długo dane zaświadczenie o zatrudnieniu będzie ważne. 

Przyjmuje się jednak, że taki dokument wystawiony przez pracodawcę jest aktualny przez 30 dni, w bardziej liberalnych instytucjach natomiast dopuszcza się aż 3 miesiące ważności zaświadczenia o zatrudnieniu.