Zmiana nazwiska a fikcja doręczenia

Doręczenia stanowią kluczowy element prawidłowego zawiadamiania strony o toczącym się postępowaniu, jak również o decyzjach czy wyrokach wydawanych przez organy administracji bądź też sąd. Na gruncie doręczeń pojawiła się wątpliwość, czy w przypadku zmiany nazwiska można zastosować tzw. fikcję doręczenia? Czym jest fikcja doręczenia? Odpowiedź poniżej.

Fikcja doręczenia – co to znaczy?

Zgodnie z art. 139 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego w razie niemożności doręczenia w sposób przewidziany w artykułach poprzedzających pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz z pouczeniem, że trzeba je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu czynność zawiadomienia należy powtórzyć.

Zastępcze formy doręczenia oparte są na założeniu, że pismo zostało adresatowi doręczone. Przyjmuje się, że założenie to można podważyć przez wykazanie, iż adresat z przyczyn od niego niezależnych nie mógł odebrać przesyłki i dowiedzieć się o treści pisma. Nie wystarcza jednak samo zaprzeczenie adresata, lecz konieczne jest uprawdopodobnienie niepowzięcia wiadomości o piśmie z przyczyn od niego niezależnych.

Z doręczenia przez awizo pocztowe (art. 139 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego) wynika domniemanie prawidłowego doręczenia pisma, jednak nie jest ono niepodważalne, gdyż adresat może je obalić, wykazując przykładowo, iż adres doręczenia był nieprawidłowy. Również po stronie sądu mogą rodzić się wątpliwości co do prawidłowego doręczenia, gdy doręczyciel nie poprzestaje na samym awizowaniu, a podaje informacje dotyczące adresata, na przykład takie, że adresat nie przebywa pod wskazanym adresem. Tego typu sytuacje w tradycyjnym doręczeniu poprzez awizowanie nie są wówczas pomijane przez sądy w ocenie prawidłowości doręczenia.

Warunki formalne pisma procesowego w zakresie oznaczenia stron

Nie ulega wątpliwości, że jedną z gwarancji skuteczności doręczenia zastępczego – obok prawidłowego, aktualnego adresu – jest także jednoznaczne, niebudzące wątpliwości oznaczenie adresata. W postępowaniu sądowym, a także w obrocie pocztowym, wyznacznikiem identyfikującym osobę jest jej imię i nazwisko (por. np. art. 126 § 1 pkt 1, art. 150 pkt 1, art. 18312 § 1 i art. 262 Kodeksu postępowania cywilnego oraz § 4 i 14 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 października 2020 roku).

Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w wyroku z 18 maja 2021 roku, III AUa 202/20: „Przy doręczaniu pisma sądowego – ściślej, przesyłki sądowej adresowanej do strony, zawierającej pismo sądowe lub inne pismo złożone w sprawie – w szczególności przy doręczaniu przez awizo, konieczne jest zachowanie wszystkich wymagań formalnych gwarantujących zawiadomienie adresata o nadejściu przesyłki i stworzenie mu rzeczywistej możliwości jej odbioru”.

Dlatego przy oznaczeniu pisma procesowego i przesyłki pocztowej kluczowe jest wskazanie prawidłowego adresu oraz imienia i nazwiska adresata. W przeciwnym razie brak będzie podstaw albo do odbioru przesyłki przez adresata bezpośrednio od listonosza, albo też podjęcia przesyłki w urzędzie pocztowym. Adresat pisma powinien być w sposób niebudzący wątpliwości zawiadomiony o nadejściu pisma sądowego oraz o miejscu i sposobie jego odbioru. Z tego względu przy doręczaniu pisma sądowego – ściślej, przesyłki sądowej adresowanej do strony (uczestnika postępowania), zawierającej pismo sądowe lub inne pismo złożone w sprawie – a w szczególności przy doręczaniu tzw. zastępczym, konieczne jest zachowanie wszystkich wymagań formalnych gwarantujących zawiadomienie adresata o nadejściu przesyłki i stworzeniu mu rzeczywistej możliwości jej odbioru (por. także § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 roku w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym).

Co do zasady doręczenie zastępcze, stanowiące fikcję doręczenia w istocie niedokonanego, jest instytucją pozostającą na granicy konstytucyjnych gwarancji prawa do sądu.

W judykaturze Sądu Najwyższego utrwalone jest stanowisko, że jakiekolwiek uchybienie wskazanym wymaganiom powoduje nieskuteczność doręczenia (por. np. orzeczenia z 27 stycznia 1936 roku, C.II. 1995/35, „Przegląd Prawa i Administracji” 1936, nr 3, s. 337, i z 14 lutego 1938 roku, C.II. 2078/37, Zb. Urz. 1938, poz. 516, oraz postanowienia z 1 lipca 1967 roku, III PRN 47/67, „Informacja Prawnicza” 1967, nr 9, poz. 7, z 7 stycznia 1969 roku, II CZ 208/68, OSNCP 1969, nr 9, poz. 164, z 4 września 1970 roku, I PZ 53/70, OSNCP 1971, nr 6, poz. 100, z 21 czerwca 1988 roku, III CRN 172/88, nie publ., z 17 grudnia 1998 roku, II CKN 751/98, nie publ., z 15 maja 2008 roku, I CZ 35/08, nie publ., i z 3 lipca 2008 roku, IV CZ 51/08, nie publ.).

Imię i nazwisko a doręczenie

W dotychczasowym orzecznictwie Sąd Najwyższy kładł szczególny nacisk na prawidłowość adresu, pod który kierowana była przesyłka poddawana następnie doręczeniu zastępczemu, kwestionując jego skuteczność nawet w sytuacji, w której adres był wprawdzie „formalnie” prawidłowy, ale adresat od długiego czasu pod nim nie przebywał (np. postanowienia z 1 lipca 1967 roku, III PRN 47/67, z 23 marca 1976 roku, IV PRN 2/76, „Gazeta Prawnicza” 1976, nr 17, s. 6, i z 22 marca 1995 roku, II CRN 4/95, nie publ., a także wyrok z 2 kwietnia 1996 roku, I CRN 7/96, nie publ.).

Z powyższego wynika, że imię i nazwisko indywidualizuje, a zarazem identyfikuje określoną osobę w społeczeństwie, stanowiąc także element konstytutywny wszelkich czynności prawnych i faktycznych podejmowanych przez nią oraz wobec niej. Jest przy tym oczywiste, że chodzi o nazwisko tzw. aktualne, oficjalne, którego osoba używa w kontaktach publicznoprawnych i prywatnoprawnych jako elementu wyróżniającego oraz identyfikującego. Taką funkcję prawną i społeczną spełnia imię i nazwisko wpisane w akcie stanu cywilnego stanowiącym wyłączny dowód uwidocznionych w nim zdarzeń.

Zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 1 Prawa o aktach stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego prowadzi się rejestr uznań, w którym gromadzi się nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia matki dziecka oraz mężczyzny uznającego ojcostwo, numery tych osób w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, zwanym dalej „PESEL-em”, jeżeli zostały nadane.

Dlatego też w tym zakresie kluczowe jest stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w uchwale z 16 lutego 2017 roku, III CZP 105/16, o następującej treści: „Doręczenie w sposób przewidziany w art. 139 § 1 kpc może być uznane za dokonane wtedy, gdy przesyłka sądowa została wysłana pod aktualnym adresem oraz imieniem i nazwiskiem odbiorcy”.

Podobne stanowisko, z powołaniem się na ww. orzeczenie Sądu Najwyższego, zajęło orzecznictwo administracyjne. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 14 września 2018 roku, II FSK 2475/16, „doręczenie ze skutkiem przewidzianym w art. 150 § 4 op może być uznane za dokonane tylko wtedy, gdy przesyłka została wysłana pod aktualnym imieniem i nazwiskiem odbiorcy, który nie był według obowiązujących przepisów zobowiązany do aktualizowania tych danych”.

Wobec tego uznać należy, że doręczenie pod wadliwym adresem oraz błędnym (nieaktualnym) imieniem i nazwiskiem odbiorcy nie może być, bez względu na źródło lub przyczynę błędu, uznane za skutecznie dokonane.