Zwrot za paliwo zleceniobiorcy - jak go rozliczyć?

Przedsiębiorca może korzystać z mobilności pracowników, czyli powierzać im określone zadania poza siedzibą firmy. Zatrudnieni mogą używać w tym celu pojazdów służbowych lub będących własnością tych osób. Rozliczenie następuje wówczas na podstawie konkretnych przepisów, na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej. Często właściciele firm sięgają po usługi zleceniobiorców – jak w takich przypadkach wygląda zwrot za paliwo zleceniobiorcy? Na ten temat piszemy poniżej.

Ogólne zasady dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów nienależących do pracodawcy określają przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanego dalej „rozp. z dnia 25 marca 2002 roku”.

Zwrot, o którym mowa, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozp. z dnia 25 marca 2002 roku.

Zgodnie z § 2 rozp. z dnia 25 marca 2002 roku koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:

 a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 — 0,5214 zł,

 b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 — 0,8358 zł,

2. dla motocykla — 0,2302 zł;

3. dla motoroweru — 0,1382 zł.

Na gruncie prawnym jest dopuszczalne stosowanie powyższych limitów także do innych osób niż pracownicy, np. do zleceniobiorców.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, wskazanej w § 2 rozp. z dnia 25 marca 2002 roku (patrz: wyżej), i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 1 rozp. z dnia 25 marca 2002 roku).

W § 4 ust. 1 rozp. z dnia 25 marca 2002 roku była mowa o miesięcznym limicie przebiegu kilometrów na jazdy lokalne – limit taki ustala pracodawca, uwzględniając liczbę mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limity te nie mogą przekraczać jednak:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Kwotę ryczałtu ustalonego zgodnie z § 4 ust. 1 rozp. z dnia 25 marca 2005 roku zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania samochodu przez zleceniobiorcę

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, w odniesieniu do kosztów podatnika dokonującego zwrotu kosztów używania samochodu zleceniobiorcy stosuje się analogiczne rozwiązania, jak w przypadku pracownika. Aby jednak uwzględniać w kosztach podatkowych wydatki poniesione z powyższego tytułu, należy zawrzeć odrębną umowę cywilnoprawną. Ponadto, wydatki te muszą się mieścić w zakresie limitów określonych w rozp. z dnia 25 marca 2002 roku.

W przypadku rozliczenia podatkowego po stronie zleceniobiorcy istnieją określone różnice w porównaniu do osób mających status pracowniczy.

W tej kwestii trzeba odwołać się do odpowiednich zapisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o PIT”.

Jednak przywołany przepis zawiera jednocześnie zastrzeżenie odsyłające do innej regulacji ustawy o PIT, czyli do art. 21 ust. 13, który określa dodatkowe warunki konieczne do spełnienia, aby wspomniane diety i należności za czas podróży mogły korzystać ze zwolnienia przedmiotowego. Oznacza to, że zwolnienie z opodatkowania przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe bądź przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Na przykładzie takiego unormowania widać różnicę między pracownikiem a zleceniobiorcą, ponieważ diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (do wysokości określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych) korzystają ze zwolnienia z podatku bez dodatkowego warunku wynikającego z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.

W tym miejscu warto nadmienić, że możliwość zwrotu kosztów używania pojazdu służbowego przewidują przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanego dalej „rozp. w sprawie podróży służbowej”.

W przypadku zgody na wykorzystanie przez pracownika pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozp. z dnia 25 marca 2002 roku. Jak już wspomnieliśmy – wskazane zasady mają odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców, którym także przysługuje zwrot „kilometrówki”. Kwestie zwrotu muszą być ponadto uregulowane w umowie oraz należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Przy rozliczaniu należności z tytułu używania własnego pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych nie można zastosować do zleceniobiorcy zwolnienia z podatku dochodowego. Przepis ustawy o PIT, określający takie zwolnienie (art. 21 ust. 1 pkt 23b) odnosi się wyłącznie do osób będących pracownikami, które wykonują konkretne czynności dla potrzeb zakładu pracy.

Czy zwrot kosztów używania przez zleceniobiorcę własnego pojazdu do celów służbowych jest oskładkowany?

W kwestii oskładkowania zwrotu kosztów używania w celach służbowych pojazdów niebędących własnością przedsiębiorcy należy odwołać się do przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zwrot za paliwo zleceniobiorcy – podsumowanie

Osoba będąca zleceniobiorcą, wykorzystująca własny pojazd do celów służbowych, może liczyć na zwrot kosztów używania tego pojazdu, obejmujący także należności dotyczące tzw. kilometrówki. Warunkiem jest ustalenie zasad tego zwrotu w umowie cywilnoprawnej. Koniecznym jest ponadto prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Zleceniodawca pokrywa koszty używania pojazdu według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe od limitów określonych w rozp. z dnia 25 marca 2002 roku. Przy spełnieniu tych wymogów oraz innych uwarunkowań wynikających z ustawy o PIT wspomniane należności są zwolnione z opodatkowania, z wyłączeniem jednak jazd lokalnych. Zwrot kosztów nie podlega natomiast oskładkowaniu, jeżeli zostały zachowane limity ustanowione w powołanym rozporządzeniu.