Whistleblowing – co warto o nim wiedzieć?
Whistleblowing, czyli zgłaszanie nieprawidłowości w organizacjach, stało się kluczowym elementem zapewniania przejrzystości i odpowiedzialności w miejscach pracy. W obliczu rosnącej liczby zgłaszanych przypadków nadużyć oraz wdrażania europejskich dyrektyw wiedza na temat whistleblowingu jest coraz bardziej niezbędna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Whistleblowing - definicja i znaczenie
Whistleblowing oznacza zgłaszanie przez pracowników, współpracowników lub inne osoby związane z organizacją przypadków nieprawidłowości, takich jak nadużycia finansowe, łamanie przepisów BHP, ochrony środowiska czy danych osobowych (RODO). Jest to proces ujawniania informacji o naruszeniach prawa lub etyki, które mogą mieć miejsce wewnątrz organizacji. Nowe przepisy i orzeczenia, takie jak decyzja Sądu Najwyższego USA z lutego 2024 roku, ułatwiają ochronę sygnalistów poprzez zniesienie wymogu udowodnienia zamiaru odwetowego ze strony pracodawcy. W ten sposób whistleblowers mogą czuć się bardziej chronieni i skłonni do zgłaszania naruszeń, co z kolei wspiera korporacyjną odpowiedzialność i przejrzystość.
Whistleblowing odgrywa również kluczową rolę w sektorach regulowanych, takich jak finanse i zdrowie publiczne, gdzie szybkie ujawnienie nieprawidłowości może zapobiec poważnym skutkom dla społeczeństwa. Na przykład nowe programy pilotażowe w Stanach Zjednoczonych oferują nagrody finansowe dla sygnalistów, którzy zgłaszają znaczące nadużycia, co ma na celu zwiększenie liczby zgłoszeń i poprawę egzekwowania prawa.
Dyrektywa UE i Polska ustawa o ochronie sygnalistów
Kluczowym aktem prawnym regulującym whistleblowing w Europie jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, znana jako dyrektywa o ochronie sygnalistów. W Polsce odpowiednie regulacje zostały wprowadzone przez Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Nowe przepisy regulujące ochronę sygnalistów zaczną obowiązywać w Polsce 25 września 2024 roku. Zmiany w prawie zobowiązują organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników do wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. Komisja Europejska kontynuuje monitorowanie transpozycji dyrektywy w krajach członkowskich, podkreślając potrzebę dalszych działań w celu pełnego wdrożenia przepisów.
W lipcu 2024 roku Komisja Europejska opublikowała raport oceniający zgodność krajowych przepisów z dyrektywą. Wykazał on, że chociaż większość państw członkowskich wprowadziła główne postanowienia dyrektywy, nadal istnieją obszary wymagające poprawy, takie jak zakres materialny ochrony i środki ochrony przed odwetem. Te kroki są kluczowe dla zapewnienia, że sygnaliści w całej Europie są odpowiednio chronieni i mają dostęp do skutecznych mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości.
Procedury whistleblowingowe
Podmioty zobowiązane do wdrożenia systemów whistleblowingowych muszą stworzyć odpowiednie procedury, które umożliwią zgłaszanie naruszeń. W ramach tych systemów powinny istnieć kanały komunikacji, takie jak specjalne skrzynki e-mail, infolinie czy aplikacje do zgłaszania nieprawidłowości. Muszą one zapewniać poufność oraz ochronę danych osobowych zgłaszających. Przykładem może być jeden ze wspomnianych już programów pilotażowych w USA – DOJ; zaplanowany na 2024 rok wprowadza finansowe nagrody dla sygnalistów zgłaszających istotne nadużycia, co może stanowić dodatkową motywację do ujawniania nieprawidłowości.
Implementacja skutecznych procedur whistleblowingowych jest kluczowa dla zbudowania zaufania w organizacji. Wewnętrzne kanały komunikacji muszą być łatwo dostępne i zapewniać anonimowość zgłaszających, co jest istotne dla zachęcenia pracowników do zgłaszania problemów bez obawy przed represjami. Firmy muszą również regularnie aktualizować swoje procedury i szkolenia, aby zapewnić zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi i standardami branżowymi.
Ochrona sygnalistów
Jednym z najważniejszych elementów systemu whistleblowingowego jest zapewnienie ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Pracodawcy muszą gwarantować, że osoby zgłaszające naruszenia nie będą narażone na zwolnienie, degradację czy inne formy represji. Anonimowość sygnalistów jest również kluczowym aspektem, który wpływa na efektywność systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Ochrona sygnalistów obejmuje również zabezpieczenia prawne, które chronią ich przed nieuczciwymi działaniami ze strony pracodawców. Nowe regulacje, takie jak decyzje sądowe z 2024 roku, które wzmacniają ich ochronę poprzez zniesienie wymogu udowodnienia zamiaru odwetowego, znacząco przyczyniają się do zwiększenia poczucia bezpieczeństwa wśród pracowników. Firmy muszą również wprowadzać mechanizmy monitorowania i raportowania działań odwetowych, aby skutecznie przeciwdziałać wszelkim formom represji.
Whistleblowing - korzyści z wdrożenia
Whistleblowing przynosi wiele korzyści dla organizacji. Pozwala na wczesne wykrywanie i rozwiązywanie problemów, co może zapobiec większym stratom finansowym oraz wizerunkowym. Ponadto odpowiednie zarządzanie zgłoszeniami może poprawić reputację firmy, co jest istotne w kontekście pozyskiwania nowych pracowników oraz budowania zaufania wśród klientów i kontrahentów.
Skuteczny whistleblowing pomaga zwiększyć organizacjom swoją efektywność operacyjną, ponieważ szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami i uniknięcie kosztownych procesów sądowych. Ponadto firmy, które wdrażają transparentne procedury zgłaszania, są postrzegane jako bardziej odpowiedzialne i godne zaufania, co przyciąga talenty i inwestorów.
Whistleblowing - wyzwania i przyszłość
Mimo wielu zalet wdrożenie skutecznych systemów whistleblowingowych wiąże się z wyzwaniami, takimi jak konieczność ciągłego dostosowywania procedur do zmieniających się przepisów prawnych i technologicznych. Przedsiębiorcy muszą również zadbać o regularne szkolenia pracowników i budżetowanie środków na utrzymanie systemów zgłaszania nieprawidłowości.
W nadchodzących latach kluczowe będzie również wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, w procesach whistleblowingowych. Technologie te mogą pomóc w efektywniejszym monitorowaniu i analizie zgłoszeń, co z kolei przyczyni się do szybszego i bardziej precyzyjnego rozwiązywania problemów. Firmy muszą być przygotowane na integrację tych technologii z istniejącymi systemami, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne przetwarzanie informacji.
Whistleblowing a dobre imię pracodawcy. Jak chronić się przed fałszywymi zarzutami?
Aby whistleblowing rzeczywiście działał skutecznie, musi chronić nie tylko osoby zgłaszające nieprawidłowości (sygnalistów), lecz także pracodawców. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, kiedy zgłoszenia będą nieprawdziwe.
Dlatego też kraje członkowskie są zobowiązane do wprowadzenia sankcji za świadome zgłaszanie lub upublicznianie nieprawdziwych informacji. Ich celem jest zapobieganie nadużyciom i zapewnienie wiarygodności systemu whistleblowingu.
W związku z tym ustawa przewiduje karę pozbawienia wolności do 2 lat za zgłoszenie lub ujawnienie publiczne naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca. Sąd może również orzec karę grzywny lub ograniczenia wolności jako alternatywę dla kary pozbawienia wolności.
Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała broszurę, w której wskazuje podstawy prawne dotyczące ochrony pracodawcy przed nieuczciwymi sygnalistami:
- zniesławienie (art. 212 kk),
- fałszywe oskarżenie (art. 234 kk),
- zawiadomienie o przestępstwie niepopełnionym (art. 238 kk),
- naruszenie tajemnicy służbowej (art. 266 kk),
- nielegalne uzyskanie informacji (art. 267 kk),
- fałszywe dowody (art. 235 kk).
Whistleblowing – co warto wiedzieć? - podsumowanie
Podsumowując, whistleblowing jest nie tylko narzędziem prawnym, lecz także kluczowym elementem strategii zarządzania ryzykiem w nowoczesnych organizacjach. Dzięki odpowiednim procedurom i ochronie sygnalistów firmy mogą zarówno zapobiegać nieprawidłowościom, jak i budować zaufanie i reputację na rynku pracy, co jest kluczowe w kontekście pozyskiwania talentów i inwestorów. Wdrażanie skutecznych systemów zgłaszania nieprawidłowości, monitorowanie ich efektywności oraz ciągłe dostosowywanie do zmieniających się warunków prawnych i technologicznych to wyzwania, które każda organizacja musi podjąć, aby zapewnić trwały sukces i rozwój.
