Poradnik Pracownika
Header oprogramowania dla biur rachunkowych

Jak zostać sygnalistą?

Od jakiegoś czasu w Polsce trwają prace legislacyjne nad uchwaleniem ustawy określanej potocznie „ustawą o sygnalistach”. Wynika to z konieczności wdrożenia kolejnej z unijnych dyrektyw, a dokładnie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polski ustawodawca powinien implementować zapisy tej dyrektywy do krajowego ustawodawstwa do 17 grudnia 2021 roku, co jednak nie nastąpiło. Aktualnie projekt ustawy „o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa” znajduje się dopiero na etapie opiniowania, a zatem na jej uchwalenie przyjdzie nam jeszcze poczekać. Nie oznacza to jednak, że nie można zostać sygnalistą już teraz. Odpowiadamy jak zostać sygnalistą!

Jak zostać sygnalistą?

Sygnalista to osoba posiadająca informacje niepubliczne o naruszeniach prawa przez dany podmiot.

Sygnalista to najczęściej osoba zatrudniona u danego pracodawcy lub z nim współpracująca, która w związku z tym powzięła wiadomości o nielegalnych praktykach pojawiających się w danej firmie.

Sygnalista zawiadamia o nieuczciwych praktykach i zachowaniach w celu ogólnego dobra – w przeciwieństwie do donosiciela, który robi to dla osiągnięcia własnych korzyści.

Wskazać należy, że w projekcie ustawy o sygnalistach jako zgłaszających naruszenia wymieniono następujące podmioty:

  1. pracownika, w tym pracownika, którego stosunek pracy ustał;
  2. osobę ubiegającą się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
  3. osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  4. przedsiębiorcę;
  5. akcjonariusza;
  6. wspólnika;
  7. członka organu osoby prawnej;
  8. osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  9. stażystę;
  10. wolontariusza.

Czego dotyczą zgłoszenia sygnalistów? 

Zgłoszenia sygnalistów mają dotyczyć przede wszystkim naruszenia prawa związanego z jego obejściem w kwestiach:

  1. zamówień publicznych;
  2. usług, produktów i rynków finansowych;
  3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  5. bezpieczeństwa transportu;
  6. ochrony środowiska;
  7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  10. zdrowia publicznego;
  11. ochrony konsumentów;
  12. ochrony prywatności i danych osobowych;
  13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  14. interesów finansowych Unii Europejskiej;
  15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Zgodnie z założeniami projektu ustawy o sygnalistach pracodawca będzie uprawniony poszerzyć ten katalog o zgłaszanie w zakładzie pracy innych naruszeń niż naruszenia wynikające z ustawy, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

W projekcie ustawy wyróżnić należy dwa tryby zgłoszeń, tj. zgłoszenia wewnętrzne i zgłoszenia zewnętrzne.

Zgłoszenia wewnętrzne obowiązkowo będą występować u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może fakultatywnie ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawca będzie miał obowiązek ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określać ma w szczególności: 

  • podmiot upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;
  • tryb przekazywania zgłoszeń;
  • dopuszczalność zgłoszeń anonimowych;
  • podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych;
  • procedurę potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
  • obowiązek podjęcia działań następczych przez upoważniony do tych działań podmiot
  • działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa;
  • środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;
  • maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
  • zrozumiałe i jednoznaczne informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Regulamin może dodatkowo objąć w szczególności:

  • wskazanie innych niż pracownicy osób, od których przyjmowane są zgłoszenia zgodnie z regulaminem zgłoszeń wewnętrznych;
  • wyszczególnienie naruszeń, co do których obowiązek zgłaszania pracodawca uznał za celowy;
  • wyszczególnienie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności pracodawcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa, wskazanie naruszeń prawa, co do których pracodawca chciałby, aby zgłoszenie zostało skierowane w pierwszej kolejności do niego;
  • informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

Przekazywanie zgłoszeń przez sygnalistów powinno odbywać się na piśmie lub ustnie.

Zgodnie z przepisami projektu ustawy o sygnalistach zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek zgłaszającego, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

Informacja zwrotna przekazywana przez pracodawcę sygnaliście powinna zawierać informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

Podsumowując, jeśli zastanawiamy się jak zostać sygnalistą, wystarczy zastosować się do procedury przewidzianej przez pracodawcę.

Zgłoszenia zewnętrzne

Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są do organów państwowych. Sygnalista może zrobić zgłoszenie zewnętrznego bez uprzedniego zrealizowania zgłoszenia wewnętrznego.

Organem centralnym w zakresie zgłoszeń zewnętrznych jest Rzecznik Praw Obywatelskich.

Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Inne organy publiczne również przyjmują zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

Zgodnie z założeniami projektu ustawy dotyczącej sygnalistów Rzecznik Praw Obywatelskich będzie przyjmować zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, dokonywać ich wstępnej weryfikacji i przekazywać organom właściwym do podjęcia działań następczych.

Przyjęte zgłoszenie sygnalisty będzie wymagało wstępnej weryfikacji. Gdy będzie ono dotyczyć informacji o naruszeniu prawa, rzecznik przekaże zgłoszenie do organu właściwego do podjęcia działań następczych oraz poinformuje zgłaszającego o przekazaniu zgłoszenia, wskazując organ, do którego zgłoszenie zostało przekazane, oraz datę przekazania. Rzecznik Praw Obywatelskich odstąpi od przekazania zgłoszenia, gdy stwierdzi, że nie dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa. Sygnalista zostanie poinformowany o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia.

Organy państwowe w celu realizacji ustawy o sygnalistach w zakresie zgłoszeń zewnętrznych obowiązane będą zamieszczać na swoich stronach internetowych, w sposób zrozumiały dla zgłaszającego, informacje o:

  • danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres pocztowy i elektroniczny oraz numer infolinii;
  • warunkach kwalifikowania się zgłaszającego do objęcia ochroną;
  • trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego;
  • zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych, w tym informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych;
  • charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
  • środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
  • warunkach, na jakich zgłaszający jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być anonimowe lub umożliwiające identyfikację zgłaszającego.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgłoszenia zewnętrzne – Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów

Wskazać należy, że Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów już prowadzi program pozyskiwania informacji od anonimowych sygnalistów w zakresie naruszeń prawa konkurencji.

W tym przypadku każda osoba posiadająca niedostępne publicznie informacje o działaniach niezgodnych z regułami konkurencji może zostać sygnalistą. Zgłoszenia naruszeń można dokonać poprzez powiadomienie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów o działaniach niezgodnych z zasadami konkurencji. Może to również nastąpić poprzez specjalnie do tego przygotowaną przez Urząd Ochrony Konkurencji domenę.

W tym przypadku sygnaliści mogą zawiadamiać o niedozwolonych porozumieniach dotyczących cen, wielkości produkcji, podziale rynku, zmowach.

Ujawnienie publiczne

W projekcie ustawy zawarto też zapisy dotyczące tzw. ujawnienia publicznego, które możliwe jest przez sygnalistę w przypadku gdy:

  1. dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub
  2. dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Podsumowując, aby zostać sygnalistą, należy zastosować się do przewidzianych trybów zgłoszenia naruszeń prawa. Należy bezwzględnie pamiętać, iż dokonując zgłoszenia, sygnalista powinien opierać się na faktach, a nie domysłach.

Strzałka