Poradnik Pracownika

Ciągłe wysyłanie w długie delegacje – co zrobić?

Przepisy prawa pracy przewidują możliwość wysłania pracownika w delegację służbową – mieści się to w pojęciu treści stosunku pracy. Tylko wyjątkowo, jeżeli są spełnione konkretne warunki, pracownik może odmówić wyjazdu w podróż służbową. Jednak co zrobić, gdy pracodawca często zleca pracownikowi długie wyjazdy służbowe? Ciągłe wysyłanie w długie delegacje pracownika może skutecznie pozbawić go energii. Co w takiej sytuacji zrobić?  Wyjaśnienia na ten temat zawarliśmy w niniejszym artykule.

Podróże służbowe – informacje ogólne

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp) nie zawiera definicji podróży służbowej. Pojęcie to można zrekonstruować natomiast za pośrednictwem art. 77(5) § 1 kp.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

 Oznacza to zatem, że na podróż służbową składają się następujące elementy:

  • polecenie pracownikowi realizacji zadania służbowego;
  • określenie miejsca wykonania tego zadania poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba zakładu pracy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Warto też odwołać się do orzecznictwa Sądu Najwyższego (SN). W ocenie SN wyrażonej w wyroku z 30 maja 2001 roku sędziowie uznali, że podróż

służbowa polega na zleceniu pracownikowi zadania poza stałym miejscem pracy (I PKN 424/00, OSNAPiUS 2003, Nr 7, poz. 172).

Należy ponadto odróżnić podróż służbową pracownika świadczącego pracę zazwyczaj w stacjonarnej formie od rodzaju pracy polegającej na stałym przemieszczaniu się. Dotyczy to np. kierowców, w odniesieniu do których stosuje się odmienne zasady rozliczeniowe, które określają przepisy Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców. Zgodnie z przepisami tej ustawy podróż służbowa oznacza każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  1. przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na którego rzecz kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub 
  2. wyjazdu poza miejscowość, o której wyżej mowa w pkt 1, w celu wykonania przewozu drogowego. 

Kwalifikacja polecenia pracodawcy jako podróży służbowej

Jak już wspomnieliśmy, przepisy kp nie regulują kwestii podróży służbowej w sposób zbyt precyzyjny, pozostawiając tym samym pole do różnych interpretacji. Kluczowym zagadnieniem w tej sprawie jest zapis w umowie o pracę dotyczący miejsca wykonywania pracy. 

Wyrok SN z 1 kwietnia 1985 roku (sygn. akt. I PR 19/85, OSP 1986, Nr 3, poz. 46)

„Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy”.

W świetle brzmienia tego wyroku SN zupełnie odmienna będzie sytuacja prawna przedstawiciela handlowego, który ma w ramach obowiązków służbowych przemieszczać się do różnych miejscowości na określonym obszarze w porównaniu z pracownikiem biurowym, który został wysłany do innego miasta w celu dostarczenia kontrahentowi np. ważnej dokumentacji technicznej. W pierwszym przypadku nie będzie można mówić o delegacjach, w drugim natomiast istnieją przesłanki uznania wyjazdu pracownika poza stałe miejsce pracy za podróż służbową. Trzeba w tym miejscu dodać, że w standardowych sytuacjach podróż służbowa stanowi wyjątkowe zdarzenie w treści stosunku pracy (z omówionymi już wyjątkami dotyczącymi kierowców, przedstawicieli handlowych itd.).

Czy istnieją normy ograniczające liczbę oraz długość podróży służbowych?

Pisaliśmy już wcześniej, że przepisy kp dość lakonicznie odnoszą się do problematyki podróży służbowych, można by nawet zaryzykować tezę, że mamy tutaj do czynienia ze swego rodzaju luką prawną.

Postanowienia kp nie określają żadnych limitów w zakresie maksymalnego okresu trwania podróży służbowej.

Jeśli nie ma ograniczeń w przedmiocie długości pojedynczej delegacji, to może chociaż funkcjonują jakieś normy wskazujące maksymalną liczbę podróży służbowych, jakie może zlecić pracodawca w danym okresie rozliczeniowym lub w ciągu roku kalendarzowego? Niestety i w tym przypadku kp nie jest pomocnym źródłem informacji. W zasadzie zatem przepisy nie formułują górnego limitu trwania zarówno 1 delegacji, jak i łącznie wszystkich podróży służbowych.

Czy zatem nie ma żadnego sposobu, aby określić maksymalną długość delegacji? Nie do końca, istnieje bowiem pogląd, że w takiej sytuacji można posiłkowo stosować przepis o powierzeniu pracownikowi innej pracy niż określona w umowie bez konieczności dokonywania wypowiedzenia zmieniającego.

Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 kp).

Wykorzystanie tego rozwiązania oznaczałoby, że podróż służbowa nie powinna przekraczać 3 miesięcy rocznie. Art. 42 § 4 kp nie dotyczy wprost wyjazdów służbowych i należy go traktować, bardziej jako wskazówkę, sugestię. Istnieje jednak możliwość uzyskania świadczenia odszkodowawczego z tytułu powierzenia pracownikowi pracy innej niż umówiona na okres przekraczający 3 miesiące w roku kalendarzowym. Potwierdził to także SN w wyroku z 4 grudnia 1997 roku (I PKN 418/97).

Czy pracownik może odmówić wykonania polecenia udania się w podróż służbową?

Pracownik jest obowiązany wykonywać polecenia pracodawcy, jeżeli nie naruszają one zasad współżycia społecznego (art. 8 kp). Oddelegowanie pracownika w ramach podróży służbowej jest prawnie dozwolone, a więc pracownik powinien się podporządkować decyzjom przełożonego. Odmowa wyjazdu służbowego może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych i powodować określone konsekwencje, w tym także w postaci rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym. Wysłanie pracownika w delegację nie może jednak być sprzeczne z prawem lub postanowieniami umowy o pracę.

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 kp).

Zakaz delegowania pracowników dotyczy pracownic w ciąży oraz pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia (art. 178 kp). Nie są to jednak zakazy bezwzględne – mają one bowiem zastosowanie wówczas, gdy pracownicy nie wyrażą zgody na delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Ciągłe wysyłanie w długie delegacje – co zrobić? Podsumowanie

Z pewnością można stwierdzić, że kp w sposób niewystarczający reguluje kwestie dotyczące podróży służbowych. Właściwie brakuje wprost sformułowanej definicji, nie określono ponadto maksymalnej długości trwania delegacji. Pewnych wskazówek dostarcza orzecznictwo SN, nie stanowi ono jednak wystarczającej podstawy dla jednoznacznych interpretacji. Istnieje pogląd, że w odniesieniu do długości podróży służbowych można zastosować przepis o powierzeniu pracownikowi innej pracy niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy bez konieczności dokonywania wypowiedzenia zmieniającego.