Exit interview - na czym polega?

Zwolnienie się z aktualnej posady może być dla nas ulgą lub wiązać się ze stresem. Dla przełożonych to z kolei moment, aby zastanowić się, dlaczego pracownik odchodzi z firmy. Chcą oni poznać powody, aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości i wiedzieć nad czym przedsiębiorstwo musi pracować. Możliwe, że przed końcem okresu pracy w firmie zostaniesz zaproszony na exit interview. Na czym polega i czy musisz w nim uczestniczyć? Przeczytaj nasz artykuł, by dowiedzieć się więcej!

Czym jest exit interview?

Exit interview to rozmowa wyjściowa lub na wyjście, czyli w pewnym sensie przeciwieństwo rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli przełożeni chcą wiedzieć, dlaczego pracownicy odchodzą z firmy, mogą poprosić dział HR o przygotowanie exit interview i zaproponowanie go pracownikowi.

Exit interview może mieć dwie formy - bezpośredniej rozmowy lub anonimowej ankiety (choć tak naprawdę trudno mówić tutaj stricte o anonimowości, skoro wypełnia ją osoba, która aktualnie odchodzi z pracy). Przyjmuje się, że ankieta może być bardziej szczera, niż rozmowa, jednak podczas drugiej z wymienionych form można zadać pytania, które poszerzą zakres wiedzy osoby ją przeprowadzającej.

Rozmowę przeprowadza przełożony lub wyznaczony do tego przedstawiciel działu HR firmy. Co ważne, warto czuwać nad tym, aby exit interview miało taką samą formę w przypadku wszystkich pracowników kończących współpracę. Dzięki temu łatwiej będzie wyciągać wnioski i monitorować obszary, w których potrzebne są zmiany.

Po co przeprowadza się exit interview?

Pytaniem pracownika, który zostaje zaproszony na exit interview często jest: po co tak właściwie mam to wszystko tłumaczyć? Czy to naprawdę konieczne? Szczególnie jeżeli kontakty z przełożonymi były jednym z powodów złożenia wypowiedzenia, zdobycie się na słowa wyjaśnień może być trudne. Co jeżeli przez to, co powiemy podczas exit interview, nie otrzymamy rekomendacji, których potrzebujemy?

Przede wszystkim warto wiedzieć, że exit interview w większości przypadków nie jest złą wolą pracodawcy. Z firmy odchodzi pracownik, można więc podejrzewać, że coś działa nie tak jak powinno, na tyle, że przeszkadzało mu to w wykonywaniu obowiązków. Jeśli przełożeni poznają powód, będą mogli wdrożyć zmiany, co może pomóc w utrzymaniu kolejnej osoby na tym stanowisku. Dzięki exit interview firma może się rozwijać i naprawiać błędy. To bardzo ważne dla całego przedsiębiorstwa, jeżeli więc do nikogo nie żywimy urazy i nie mamy nic do ukrycia, warto pomóc w tych aspektach. Nas to nic nie kosztuje - może trochę dodatkowego stresu, a dla pracodawców informacje mogą stać się bezcenne.

Należy również podkreślić, że exit interview nie jest obowiązkiem pracownika. Jeżeli uważamy, że powody są na tyle prywatne, że nie chcemy o tym mówić, mamy obawy, że coś może być wykorzystane przeciwko nam lub po prostu nie chcemy dzielić się tym, co motywowało nas do zmiany pracy, możemy śmiało odmówić i nikt nie powinien nas zmuszać do wypełnienia ankiety czy poświęcania czasu na rozmowę.

Exit interview może również pomóc w rozwiązaniu konfliktów, które sprawiły, że zwalniamy się z pracy. Jeśli panuje niemiła atmosfera, wyjaśnienie pewnych sporów i przeanalizowanie ich może sprawić, że opuścimy miejsce pracy bez zbędnych kłótni, z czystą kartą.

Pracodawca nie powinien odmówić ci wystawienia dobrych referencji tylko dlatego, że nie spodobało mu się to, co powiedziałeś na exit interview. Jeżeli ci na nich bardzo zależy, ale obawiasz się, że rozmowa może coś zmienić, spróbuj poprosić o nie wcześniej.

Jak powinno przebiegać exit interview?

Jeśli twoja firma preferuje formę bezpośredniej rozmowy w ramach exit interview, powinna ona zostać dokładnie przygotowana. Wybór nieodpowiedniej osoby do jej przeprowadzenia może sprawić, że tak naprawdę nie uda nam się powiedzieć tego, czego chcemy. Jeśli ktoś będzie negował nasze zdanie, sugerował, że mówimy nieprawdę, exit interview może skończyć się konfliktem, a firma nic na tym nie zyska.

Ważna jest więc odpowiednia osoba przeprowadzająca, spokój, możliwość skupienia i przede wszystkim wcześniejsze poinformowanie. Jeśli niczego nieświadomi zostaniemy zaproszeni na rozmowę i wypytywani o odejście, możemy poczuć się nagabywani i odmówić odpowiedzi na zadawane pytania.

Jakie pytania padają na exit interview?

Każde exit interview jest przygotowywane wewnętrznie przez firmę, można jednak wyodrębnić zestaw pytań, które na takim spotkaniu prawdopodobnie się pojawią. Do tej rozmowy warto się przygotować - przemyśleć pytania, powody odejścia, przeanalizować spędzony w firmie czas, plusy i minusy swojego stanowiska itp. Z marszu może być nam trudno odpowiedzieć wyczerpująco.

O co może nas zapytać osoba przeprowadzająca exit interview?

Poniżej kilka przykładowych pytań:

• Dlaczego zrezygnował/a pan/i z pracy w naszej firmie?
• Jak ocenia pan/i swoje relacje z przełożonym?
• Czy uważa pan/i swoje zarobki za odpowiednie?
• Czy czuł/a się pan/i docenianym pracownikiem?
• Jakie są główne wady i zalety pracy na pan/i stanowisku?
• Czego po odejściu z firmy będzie pan/i brakowało najbardziej?
• Jak ocenia pan/i swoje relacje ze współpracownikami?
• Jak ocenia pan/i atmosferę pracy?
• Jak ocenia pan/i poziom powierzanych panu/pani obowiązków?
• Co jest konieczne, by odpowiednio wdrożyć do pracy pana/pani następcę?
• Czy poleciłby/poleciłaby pan/i naszą firmę innym pracownikom?
• Czy ma pan/i jakieś uwagi?