Na czym polega prawo Parkinsona?
Jeśli masz stałą listę obowiązków, możesz zauważyć, że bez względu na to, czy masz na nie 8 godzin czy 12, wykonasz je w takim czasie, jaki masz na to przeznaczony. Nie da się ukryć, że wielu z nas rozciąga zadania tak, by zapełnić nimi cały dzień pracy, choć tak naprawdę można byłoby je wykonać znacznie szybciej. Zależność tę opisuje prawo Parkinsona. Na czym polega? Jak zwiększyć swoją efektywność? Podpowiadamy w niniejszym artykule!
Prawo Parkinsona
Cyril Northcote Parkinson był brytyjskim historykiem i pisarzem. Zasłynął jako autor humorystycznej książki Prawo Parkinsona. Słusznie zauważył on, że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym dłużej je wykonujemy. Jeśli każdego dnia wykonujemy tyle samo zadań, jednak przykładowo w poniedziałek przez 8, a we wtorek przez 12 godzin, najpewniej rozłożymy je w czasie tak, by zajmowały nasz cały dzień pracy, choć wiemy, że z całą pewnością zrobilibyśmy to znacznie szybciej, gdyby zaszła taka potrzeba. Niestety często wiąże się to z tym, że wydajność pracownika jest niższa, co może prowadzić do niepożądanych konsekwencji.
Im więcej masz czasu na wykonanie zadania, tym dłużej je wykonujesz.
Przykład 1.
Marta poniedziałkowy czas pracy – 8 godzin – poświęca w pełni na przygotowanie raportów miesięcznych. Tak rozkłada zadania, żeby zajęły jej cały ten czas. Często wychodzi na kawę, rozmawia ze współpracownikami, sprząta dokumenty, ale bez problemu o czasie kończy swoje zadanie. W następnym miesiącu na raporty miesięczne, które co miesiąc zajmują mniej więcej tyle samo pracy, ma znacznie mniej czasu – tego samego dnia ma ważne spotkanie z klientem i musi przygotować wcześniej dokumenty. Po przyjściu do pracy zabiera się od razu za raporty, by jak najszybciej je skończyć. Okazuje się, że kiedy skupia się wyłącznie na tym zadaniu i niczym nie rozprasza, całe zadanie zajmuje jej tylko 3 godziny, wliczając to sprawdzenie, czy na pewno nigdzie się nie pomyliła.
Im więcej mamy czasu, tym łatwiej ulegamy rozpraszaczom, mamy problem z pełnym skupieniem, ciągle odrywa nas coś „ważniejszego”. Nasza efektywność spada, nie jesteśmy produktywni, problemem bywa także nieodpowiednia organizacja pracy.
Prawo Parkinsona a pracownicy zdalni/rozliczani zadaniowo
O prawie Parkinsona powinni usłyszeć pracownicy zdalni czy tacy, którzy nie są rozliczani z czasu pracy, a z zadań, które wykonali. Dla takich osób może być to doskonała okazja do tego, by pracować mniej i bardziej wydajnie. Etatowi pracownicy bowiem i tak zazwyczaj muszą być w pracy przez przynajmniej 8 godzin, więc jeśli skończą swoje zadania znacznie wcześniej, nie wiedzą, co ze sobą zrobić, choć ten czas także można wykorzystać, o czym w dalszej części artykułu. Wróćmy jednak do pracowników wspomnianych w tytule.
Załóżmy, że pracownik pracujący poza firmą lub rozliczający się zadaniowo ma do zrobienia każdego dnia konkretną liczbę zadań i musi się z tego wywiązać. Jeśli założy, że ma na to 8 godzin, tak rozłoży te zadania w czasie, że rzeczywiście tyle mu to zajmie. Warto jednak wykonać mały eksperyment – zaplanujmy rano nasz dzień, wypiszmy wszystko, co mamy do zrobienia i postarajmy się wykonać je na przykład w godzinnych blokach pracy, w których będziemy w pełni skupieni na zadaniu i nie będziemy ulegać rozpraszaczom. Może się okazać, że to, co wykonujemy w 8 godzin, bez problemu i pośpiechu tak naprawdę wykonamy w 4 i to z przerwami. Konieczna jest po prostu pełna koncentracja na zadaniach. Co możemy zrobić z zaoszczędzonym czasem? Przeznaczyć na prywatne aktywności, rozwijanie swoich umiejętności, nadrabiając zaległości – opcji jest z pewnością bardzo dużo i każdy znajdzie coś dla siebie. W perspektywie doby te zaoszczędzone godziny to naprawdę dużo czasu!
Pracownicy etatowi również mogą dobrze wykorzystać ten czas – przygotowując się do jutrzejszych zadań, nadrabiając zaległości, robiąc porządek na mailu i w papierach, spokojnie sprawdzając bieżące zadania, planując swoją pracę długoterminowo. Takie dodatkowe godziny można wykorzystać również na duże projekty, których termin oddania jest odległy.
Prawo Parkinsona a efektywność
Z całą pewnością prawo Parkinsona nie sprzyja naszej efektywności. Służy za to prokrastynacji, uleganiu wszelkim rozpraszaczom i zmniejszaniu wydajności. To z kolei może wiązać się z brakiem motywacji, niedotrzymywaniem terminów, problemami z koncentracją itd.
Dlatego prawo Parkinsona warto wykorzystać, by stać się bardziej produktywnym. Przede wszystkim może nam w tym pomóc planowanie swojej pracy. Na początku starajmy się mniej więcej określać czas, jaki przeznaczymy na dane zadania – nie taki, jaki mamy na jakiego wykonanie, ale taki, jaki rzeczywiście jest nam potrzebny. Zapisujmy wszystko, co musimy zrobić, aby o niczym nie zapomnieć. Zrezygnujmy z rozpraszaczy – wyciszmy telefon, zablokujmy strony, które mogą wpływać na nasze skupienie, nie róbmy przerwy dopóki nie skończymy zaplanowanego bloku pracy itd.
Dzięki temu znacznie szybciej skończymy zaplanowane na dany dzień zajęcia i będziemy mogli zająć się innymi zadaniami czy dodatkowymi obowiązkami, na które nigdy nie starczyło nam czasu. Będziemy zawsze oddawali zadania w terminie, nie będziemy ich wykonywać niedokładnie i na ostatnią chwilę, a im bardziej produktywnie będziemy się czuć i efektywnie pracować, tym bardziej zmotywowani i zaangażowani się staniemy.
Może to wpłynąć pozytywnie nie tylko na wykonywanie przez nas obowiązków, lecz także na cały rozwój naszej zawodowej kariery. Z pewnością jeśli będziemy pracować wydajniej, zostanie to zauważone i docenione. Poza tym znajdziemy wówczas czas także na rozwój posiadanych kompetencji i zdobycie nowych, co również jest bardzo ważne. Pamiętajmy więc o prawie Parkinsona i nie dajmy się mu, by pracować skuteczniej.