Poradnik Pracownika

Organizacja skrzynki pocztowej ułatwi Ci pracę, poznaj nasze techniki!

W pracy komunikujemy się współcześnie w głównej mierze przez pocztę e-mail. W związku z tym nierzadko w naszej skrzynce znajdują się niezbędne nam informacje, których odnalezienie w odpowiednim czasie bywa kluczowe. Kiedy nagle okazuje się, że masz tysiące nieodczytanych wiadomości, jesteś zawalony spamem i nie możesz odnaleźć tego, czego aktualnie potrzebujesz, tracisz dużo czasu i przede wszystkim nerwów. Jak powinna wyglądać organizacja skrzynki pocztowej, by ułatwić sobie pracę? Przeczytaj niniejszy artykuł, gdzie przybliżamy tę kwestię.

Organizacja skrzynki pocztowej może być czasochłonna

Niestety, czasami doprowadzamy swoją pocztę do takiego stanu, że organizacja skrzynki pocztowej może nam zająć zdecydowanie więcej czasu, niż byśmy tego sobie życzyli. W związku z tym warto albo wyznaczyć sobie kilka godzin wolnych (jeżeli naprawdę od dawna nic nie robiliśmy ze swoją skrzynką i potrzebne jest intensywne sprzątanie, naprawdę można spędzić nad tym kilka godzin!), albo codziennie poświęcać temu zadaniu np. 20 minut czy pół godziny. Jeżeli jednak wiemy, że codziennie napływa do nas wiele nowych maili, najwygodniejsze będzie poświęcenie kilku godzin swojego czasu wolnego. Co ważne, warto zapamiętać, jak wiele czasu zajęła nam organizacja skrzynki pocztowej, dzięki temu z pewnością uda nam się bowiem być bardziej systematycznym, a zapchany mail pozostanie wspomnieniem.

Organizacja skrzynki pocztowej metodą inbox zero

Wiele osób, które rozpoczęły organizację skrzynki pocztowej, korzystają z zasady inbox zero. Chodzi tutaj o to, aby nasz mail nie miał 345 nieprzeczytanych wiadomości - co więcej, żeby tych nieprzeczytanych wiadomości nie było wcale. Jak wprowadzić tę zasadę w życie i jak może ona pomóc? Warto ją wypróbować, być może okaże się, że organizacja skrzynki pocztowej wcale nie jest tak trudna, jak może nam się wydawać.

Początkowo poświęć czas na to, aby przyjrzeć się tym wszystkim 345 nieprzeczytanym wiadomościom:

  1. Wszystkie, które zupełnie do niczego ci się nie przydadzą, od razu usuwaj. Niepotrzebnie zawalają skrzynkę, a ty przez to możesz ominąć coś naprawdę istotnego. Wśród wielu nieprzeczytanych wiadomości z pewnością wiele zupełnie cię nie interesuje - nie miej skrupułów i od razu zapełnij nimi kosz. Z pewnością większość z tych wiadomości będą stanowiły nieczytane przez ciebie od dawna newslettery. Przyjrzyj się im - jeżeli widzisz, że od kilku e-maili dana strona już zupełnie cię nie przyciąga, wypisz się. Pomóc w tym może strona unroll.me, która pokaże ci, gdzie jesteś zapisany, natomiast zrezygnować z subskrypcji możesz jednym kliknięciem.

  2. Stać się może tak, że ciebie co prawda e-mail nie dotyczy, ale wiesz, że komuś może się przydać. Takie wiadomości po prostu podaj dalej, a ze swojej skrzynki usuń.

  3. Takie, które aktualnie nie są ci potrzebne, ale mogą być przydatne za jakiś czas, warto zarchiwizować. Dzięki temu nie będziemy ich widzieć, a jeżeli będziemy musieli do nich wrócić, nie będzie to stanowiło problemu.

Przyjrzyj się także wiadomościom przeczytanym. Z pewnością jest ich bardzo dużo, ale czy naprawdę wszystkie są ci potrzebne? Może po prostu robią niepotrzebny bałagan, w którym zupełnie nie możesz się odnaleźć. Zastosuj opcję zarchiwizuj albo usuń również w ich przypadku.

Aby lepiej poruszać się po już wyczyszczonym z niepotrzebnych wiadomości mailu możesz zastosować filtry czy etykiety. Dzięki nim oznaczysz dany mail w taki sposób, że o wiele łatwiej będzie ci go odnaleźć w razie potrzeby. Tutaj wszystko zależy jedynie od twoich preferencji - może łatwiej będzie ci odnaleźć kogoś dzięki tematyce maila, autorze, nazwie projektu? Musisz wybrać sam, a organizacja skrzynki pocztowej stanie się spersonalizowana, dostosowana do twoich potrzeb. Od razu po odczytaniu maila przenieś go do odpowiedniego folderu. Przykładowy podział może wyglądać następująco:

Firma X
- Projekt A

  • Klient Y

  • Klient Z

- Projekt B

  • Uwagi

  • Poprawki

  • Materiały

Warto również utworzyć sobie folder o przykładowej nazwie: Czeka na odpowiedź. Jeżeli wiesz, że nie możesz jeszcze odpowiedzieć, a nie chcesz zapomnieć o wiadomości, z pewnością warto oznaczyć maile w ten sposób.

Organizacja skrzynki pocztowej nie jest jednorazowym procesem

Kiedy uporządkujemy skrzynkę, musimy dbać o to, by znowu nie została zapchana nieprzeczytanymi wiadomościami. Organizacja skrzynki pocztowej nie kończy się więc wraz z pierwszymi porządkami.

Trzy kroki, które przedstawiliśmy w poprzednim akapicie warto stosować również, kiedy zasada inbox zero zagości w naszym życiu na dobre. Aby nie rozpraszać się nadchodzącymi mailami, można wyznaczyć w ciągu dnia czas na sprawdzenie skrzynki - np. 3 razy w ciągu 8 godzin w biurze, o 8:00, 11:00 i 15:00. Wtedy odczytajmy wszystkie wiadomości i zadecydujmy, co z nimi zrobić. Niektórzy eksperci w sprawach organizacji proponują zasadę 2 minut - jeżeli wiesz, że odpisanie na maila zajmie ci nie więcej niż 2 minuty - nie odkładaj tego na później.

Tych kilka chwil poświęconych skrzynce pocztowej może ułatwić ci pracę, sprawić, że łatwiej odnajdziesz się we wszystkich przychodzących wiadomościach i że żadnej z nich nie ominiesz w gąszczu innych, tak naprawdę niepotrzebnych. Warto wprowadzić te kroki do swojej codziennej pracy!