Jaki termin wypłaty wynagrodzenia dla pracowników powinien przestrzegać pracodawca w 2024 roku?

Wystawiając ogłoszenia o pracę, chcąc zwiększyć zainteresowanie potencjalnych pracowników swoją firmą, pracodawcy „reklamują się” możliwością pracy w młodym i ambitnym zespole, „luźnymi” piątkami, parkingiem dla rowerów i hulajnóg czy też codzienną dostawą świeżych owoców. Jednakże nie ma żadnych złudzeń, że najważniejszymi kwestiami, które interesują pracowników, jest wysokość wynagrodzenia oraz terminy jego wypłaty. Nawiązując stosunek pracy, pracodawca w umowie powinien określić zakres obowiązków pracownika, kwotę jego wynagrodzenia oraz termin wypłaty wynagrodzenia (premie często wypłacane są w innych terminach niż wynagrodzenie zasadnicze).

Zgodnie z Kodeksem pracy (dalej jako kp) wskutek zawarcia umowy o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, natomiast pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Wynagrodzenie stanowi więc podstawowy i jeden z najistotniejszych elementów stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia jest obowiązkiem pracodawcy, który powinien być bardzo rzetelnie wypełniany. Aby więc jego realizacja była wypełniana zgodnie z prawem, pracodawca powinien bardzo dużą uwagę zwracać właśnie na termin wypłaty wynagrodzenia. Jakich więc terminów powinien pilnować pracodawca w związku z wypłatą wynagrodzeń? Jaka powinna być forma wypłaty? Czy zmiana zasad wynagradzania jest możliwa? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Termin wypłaty wynagrodzenia 2024 w przepisach

Zgodnie z art. 85 kp wynagrodzenie za pracę musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu kalendarzowym. Dzień wypłaty powinien być ustalony z góry w stałym i określonym terminie, w regulaminie pracy, w regulaminie wynagradzania bądź w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca takich regulaminów nie sporządził, data powinna być ustalona w umowie o pracę. Kodeks pracy dopuszcza również możliwość wypłacania wynagrodzeń w częściach, np. co tydzień czy dwa tygodnie. Jeżeli regulamin lub umowa o pracę nie stanowi inaczej, ustawowo wynagrodzenie jest płatne z dołu, czyli po wykonaniu pracy.

Jeżeli jednak ani umowa, ani regulamin wynagrodzenia nie ustanawia daty wypłacania wynagrodzeń, płaca powinna zostać uregulowana w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. Natomiast przy wynagrodzeniu akordowym lub prowizyjnym winno być ono wypłacane niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Częstą praktyką we wspomnianych wyżej systemach pracy jest wypłata zaliczki do 25. dnia miesiąca, natomiast po dokładnym obliczeniu pozostałego należnego wynagrodzenia – do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Składniki wynagrodzenia dodatkowego przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premie kwartalne czy roczne wypłaca się w terminach określonych w regulaminie wynagrodzenia lub układzie zbiorowym, a jeżeli brak jest takich zapisów, w terminie ustalonym w umowie o pracę. Wynagrodzenie to wypłaca się z dołu, np. premia roczna wypłacana jest na koniec roku kalendarzowego lub na początku roku następnego, za który przysługuje.

Co grozi pracodawcy za niedochowanie terminu wypłaty wynagrodzenia?

W sytuacji, gdy pracodawca nie dochowa ustalonych terminów wypłaty wynagrodzeń, pracownikowi przysługują odsetki ustawowe za zwłokę. Sąd Najwyższy w uchwale z 19 września 2002 r. (sygn. akt: III PZP 18/02) podkreślił, że odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Co więcej, w doktrynie panuje przekonanie, że roszczenie o odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę jest ściśle związane ze stosunkiem pracy, gdyż dotyczy odpowiedzialności za niewykonanie obowiązku wypłacenia wynagrodzenia w miejscu oraz terminie wynikającym z art. 86 kp i powinno być uwzględnione przez sąd pracy, nawet gdyby pracownik tego roszczenia nie zgłosił.

W razie zwłoki w wypłacie wynagrodzenia pracodawcy grozi nie tylko obowiązek wypłaty odsetek, gdyż w przypadku, kiedy ze względu na opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia pracownik poniósł szkodę, może on również domagać się odszkodowania z tego tytułu na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego.

Przedawnienie roszczeń pracownika o wynagrodzenie zostało uregulowane w art. 291 § 1 kp i zgodnie z tym przepisem wynosi 3 lata.

Czy pracodawca może zmienić termin wypłaty wynagrodzenia?

Termin wypłaty wynagrodzenia może zostać zmieniony przez pracodawcę, z tym że każdorazowo zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie pracowników. Należy przy tym podkreślić, że zmiany zasad wynagradzania bez poinformowania pracowników są nieważne. Sąd Najwyższy w wyroku z 6 października 2004 r. (sygn. akt: I PK 569/03) stwierdził, że „wypowiedzenie zmieniające warunki płacy wynikające z regulaminu wynagradzania, bez zmiany tego regulaminu i poinformowania o tym pracowników, nie powoduje zmiany wynagrodzenia za pracę”.

Podanie do wiadomości pracowników informacji o zmianach w wynagradzaniu nie musi mieć formy pisemnej, pracodawca może tego dokonać również w formie ustnej, elektronicznej (za pośrednictwem elektronicznej skrzynki pocztowej) czy też poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń.

Ważne, aby zmiany były wprowadzone w takiej samej formie, w jakiej zostały ustalone pierwotnie. Czyli jeżeli zasady wypłaty wynagrodzeń ustalono w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy, wówczas pracodawca zmiany powinien wprowadzić również w tych aktach. Jeżeli zasady te były ustalane z każdym pracownikiem indywidualnie w umowach o pracę, wtedy pracodawca będzie zmuszony z każdym z podwładnych zawrzeć aneks do umowy pierwotnej. Dodatkowo, jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, wszelkie zmiany przed ich wprowadzeniem należy uzgodnić z organizacją związkową.

Forma wypłaty wynagrodzenia

Zgodnie z art. 86 kp wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić do rąk własnych pracownika w formie pieniężnej, czyli w gotówce. Dodatkowo w związku z obecnym szybkim rozwojem obrotu bezgotówkowego § 3 art. 86 kp dopuszcza dokonywanie wypłat w formie przelewu na rachunek bankowy wskazany przez pracownika – do pracownika należy wybór banku. W przypadku przelewu bankowego za terminowość odpowiada pracodawca, co też oznacza, że to na pracodawcy ciąży obowiązek dokonania przelewu w takim czasie, aby w dniu terminu wypłaty wynagrodzenie pracownika zostało zaksięgowane na jego rachunku bankowym. Pracodawcę również obciążają koszty dokonania przelewu. Inna realizacja wypłaty wynagrodzenia może mieć miejsce jedynie, gdy tak ustanowiono w układzie zbiorowym pracy bądź gdy pracownik wyraził na to zgodę.

Wypłata wynagrodzenia w drodze wyjątku może być dokonana także częściowo w innej formie, np. deputatu, o ile taką formę przewiduje ustawa lub układ zbiorowy pracy. Niedopuszczalna jest z kolei wypłata w towarze, w formie weksla czy papierów wartościowych (np. akcje, obligacje).

Kodeks dopuszcza także „wypłacanie” pracownikom wynagrodzenia dodatkowego w innej formie niż materialna. Może to być np. wynajęcie pracownikowi lokalu mieszkalnego, wydanie w użytkowanie dla celów pracowniczych i prywatnych telefonu, laptopa czy samochodu służbowego. Za świadczenie niepieniężne uznaje się również opłacanie szkoleń, wczasów czy podróży turystycznych. Wszystkie wyżej wymienione świadczenia uznawane są za nieodpłatne, tj. wypłacane przez pracodawcę bez pobrania w zamian honorarium.

Dodatkowo Kodeks pracy daje pracownikom prawo do wglądu w dokumenty stanowiące podstawę obliczenia wynagrodzenia, np. zasad obliczania prowizji, wyliczania premii, wyliczania należności za godziny nadliczbowe.

Czy pracodawca może ujawnić wysokość wynagrodzenia pracownika?

Pracodawca nie ma prawa ujawniać informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika, jeżeli ten nie wyraził na to zgody. Zgodnie z uchwałą 7 sędziów Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. (sygn. akt: I PZP 28/93) ujawnienie wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego wyraźnego przyzwolenia stanowi naruszenie dóbr osobistych chronionych art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego. W takiej sytuacji pracownik jest uprawniony do żądania od pracodawcy zadośćuczynienia i odszkodowania za poniesioną szkodę.

Co w sytuacji, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi nienależne wynagrodzenie?

Może się również zdarzyć tak, że pracodawca przez nieuwagę wypłaci pracownikowi dwa razy to samo wynagrodzenie lub wypłaci je z nadwyżką. W takim wypadku pracodawca nie ma możliwości samodzielnego dokonania zwrotu nienależnego świadczenia. Jeżeli więc pracownik nie odda z własnej woli przelanych nadprogramowych środków, pracodawcy pozostaje jedynie roszczenie o zwrot nadpłaty, tj. pozew o bezpodstawne wzbogacenie dochodzone na drodze sądowej.

Terminy wypłaty wynagrodzeń 2024 r. – podsumowanie

W aktualnym stanie prawnym wypłata wynagrodzenia przez pracodawcę musi być dokonana co najmniej raz w miesiącu, w stałym, z góry ustalonym w terminie, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, jednak nie później niż 10. dnia następnego miesiąca. Termin wypłaty wynagrodzenia powinien być ustalony w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania bądź w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli natomiast pracodawca takich regulaminów nie sporządził, data powinna być ustalona w umowie o pracę.

Przesunięcie terminu wypłaty za poprzedni miesiąc kalendarzowy na dni dalsze niż 10. dzień następnego miesiąca może być stosowane tylko wówczas, gdy wysokość wynagrodzenia obliczana jest w zależności od wydajności (np. w systemie akordowym lub prowizyjnym).

Pracodawca powinien starannie podchodzić do kwestii terminowości w wypłacie wynagrodzeń, gdyż każdy dzień zwłoki może skutkować obowiązkiem wypłacenia pracownikowi odsetek ustawowych za opóźnienia. Co więcej, jeżeli ze względu na opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia pracownik poniósł szkodę, może on domagać się odszkodowania za poniesioną krzywdę.