Poradnik Pracownika

W jaki sposób opracować dobry raport aby był czytelny dla wszystkich?

Zajmiesz się opracowaniem raportu. Musisz przygotować raport z badań. - takie zadanie zlecone nam przez przełożonego może nas nieco przerazić, szczególnie jeśli nigdy wcześniej nie zajmowaliśmy się tego rodzaju sprawozdaniami. Warto więc wiedzieć, co ująć w takim dokumencie i jak powinien wyglądać dobry raport, by był czytelny dla wszystkich. W niniejszym artykule przedstawimy tę kwestię.

Dobry raport formalnie

Nie każdy raport polega na wyciąganiu wniosków z przeprowadzonych badań, zdarza się, że chodzi po prostu o raportowanie stanu pracy, klientów itp. Aby był on czytelny i zrozumiały dla każdej osoby, która będzie miała do niego dostęp, warto przestrzegać pewnych wymogów formalnych. Zdecydowanie sprawią one, że raport będzie bardziej przejrzysty.

  1. Przede wszystkim musisz wiedzieć, kto będzie korzystał z raportu, jakie informacje już posiada, jak zaawansowany jest w dany projekt – dzięki temu będziesz mógł zaplanować informacje, które zawrzesz w raporcie. Może się okazać, że wszystko będzie musiało być dokładnie opisane, bo trafi on w ręce osób, które mają znikomą wiedzę o danych w nim opracowanych. Jeśli jednak będzie przydatny dla osób, które dokładnie znają problem, pewne rzeczy można pominąć.

  2. Układ raportu powinien być przejrzysty i konsekwentny – nie chodzi tutaj tylko o względy estetyczne. Uporządkowanie sprawi, że nie będzie żadnych problemów z odnalezieniem potrzebnych wiadomości. Dobry raport pozwala na szybkie wyczytanie z niego tego, co jest najważniejsze. Warto stosować więc podkreślenia nagłówków, nie zmieniać fontów, nie stosować zbyt wielu podkreśleń czy kolorów. Pamiętajmy również o tym, aby zwrócić uwagę na numerację, wygląd wszystkich nagłówków czy części, oddzielenia kolejnych akapitów itp.

  3. Dobry raport na początku powinien posiadać krótkie streszczenie, które będzie pomocne dla wszystkich mających z nim do czynienia. Powinniśmy zawrzeć w nim cel jego powstania oraz zaznaczyć, dla kogo jest przeznaczony.

  4. Jeśli zawierasz w raporcie wnioski, postaraj się, aby były jasne dla każdego odbiorcy. Przeczytaj je ponownie i sprawdź, czy każda informacja jest logiczna, przekazana w zrozumiały sposób. Pamiętaj o oznaczaniu cytatów, jeśli je zastosujesz. Wnioski nierzadko są kluczową częścią raportu, która najbardziej interesuje wszystkich czytających, w związku z tym nie można potraktować tej części po macoszemu. Jeśli mamy problem z poprawnym sformułowaniem myśli, nie bójmy się poprosić kogoś o pomoc lub przedstawmy mu to, co napisaliśmy, prosząc o opinię.

  5. Dobry raport powinien być zakończony listą wszystkich źródeł, z których korzystaliśmy, opracowując go. Nawet jeśli raportujemy swoją pracę, korzystamy przy tym ze źródeł. Dzięki takiej liście każda osoba, która przeczyta raport, będzie także mogła poszerzyć swoją wiedzę lub uzupełnić ją, jeśli coś będzie niezrozumiałe.

Jak wygląda dobry raport z badań?

Jeśli przeprowadzaliśmy badania, niezależnie od tego, czy chodziło o pytania skierowane do naszych klientów, sprawdzanie rynku czy badania naukowe, dobry raport wymaga czasu i pracy, by przekazywał wszystko, co jest konieczne w jego przypadku.

Raport z badań ma nie tylko przedstawić ich tok, lecz także wyniki i wnioski, jakie z nich wyciągnęliśmy. Dlatego też zazwyczaj jest to zadanie bardzo wymagające. Co powinno znaleźć się w takim raporcie? Czego nie może w nim zabraknąć?

  1. Na początku raportu musimy wyjaśnić, jaki jest jego cel, w jakim kierunku szły nasze badania i dlaczego w ogóle je przeprowadzaliśmy. Starajmy się, aby cały raport był jak najbardziej zrozumiały, dopasujmy go do grupy odbiorców.

  2. Zazwyczaj rozpoczynając badania, mamy już postawione hipotezy, wiemy jaki jest problem badawczy, w związku z tym kolejną częścią dobrego raportu powinno być przedstawienie ich.

  3. Kolejno warto przedstawić charakterystykę grupy, którą się badało, jeśli na tym polegało badanie. Warto ją scharakteryzować, podać takie dane jak średnia wieku, pochodzenie, płeć itp. Musimy również zaznaczyć, w jaki sposób dobieraliśmy uczestników, dlaczego byli oni obiektem badań, co sprawiło, że właśnie oni brali w nich udział.

  4. Opisujemy również sposób, w jaki przeprowadzane były badania. W tej części musimy zaznaczyć, jak zebraliśmy dane, które będziemy analizować w raporcie.

  5. Konieczna jest również charakterystyka wszystkich zmiennych, to znaczy jakie typy występują, jak były mierzone i co świadczy o dokładności tych pomiarów.

  6. Musimy również opisać dokładnie, jak przebiegało badanie, ile trwało, jak wyglądało, co się na nie składało, można również w tej części przedstawić pytania, które były zadawane uczestnikom, jeżeli na tym polegało badanie.

  7. Kolejno przedstawiamy wszystkie zebrane podczas badań dane. Sumujemy je, przedstawiamy w dowolnej, jednak czytelnej i zrozumiałej formie. Nie każdy decyduje się na przedstawienie danych i od razu po przedstawionych wyżej elementach, przechodzi do wniosków z badań. Jednak taka część z pewnością wiele może rozjaśnić i uszczegółowić badania, a także zrozumieć wyciągnięte wnioski.

  8. Tak jak wspominaliśmy, w następnej części przedstawiamy wnioski, podsumowujemy badania, potwierdzamy bądź nie hipotezę.

  9. Na końcu raportu powinniśmy zamieścić wszystkie źródła, z których korzystaliśmy podczas jego tworzenia.

Jak widać, dobry raport nie jest prosty, trudno wykonać go szybko, niedokładnie. W jego stworzeniu potrzebne jest nie tylko zebranie odpowiednich danych, lecz także skrupulatność, staranność, umiejętność wyciągania wniosków. Przede wszystkim musimy pamiętać, że wszystko, co zawrzemy w raporcie, musi być zrozumiałe dla odbiorcy. Dlatego ważna jest zarówno forma, w jakim jest przygotowany, jak i treść.