Poradnik Pracownika

Wysłuchanie pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej

Odpowiedzialność porządkowa pracownika polega na ponoszeniu przez niego konsekwencji niewywiązywania się z powierzonych obowiązków. Uprawnionym do stosowania wobec pracownika tej odpowiedzialności – nakładania kar porządkowych – jest pracodawca. Kodeks pracy reguluje postępowanie w tym zakresie; w szczególności określa, w jaki sposób pracownik może realizować swoje prawo do obrony. W tym aspekcie najistotniejsze wydaje się wysłuchanie pracownika przed podjęciem przez pracodawcę decyzji w sprawie jego ukarania.

Kiedy pracodawca może ukarać pracownika?

Przesłankami odpowiedzialności porządkowej są:

  • niewywiązywanie się pracownika ze swoich obowiązków
  • w sposób zawiniony.

W odniesieniu do pierwszej przesłanki Kodeks pracy wymienia następujące zachowania pracownika: nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy (art. 108 § 1–2).

Jednak samo zaniedbanie obowiązku nie wystarczy. Musi towarzyszyć mu wina pracownika. Będziemy mieli z nią do czynienia, gdy intencje, którymi kierował się pracownik, zasługiwać będą na negatywną ocenę. O winie umyślnej mówimy wtedy, gdy pracownik chce wywołać określony skutek i podejmuje w tym celu działania, albo przewidując możliwość powstania takiego skutku, godzi się na to. Wina nieumyślna będzie natomiast polegać na tym, że pracownik wprawdzie nie chce wywołać określonego skutku, lecz przez lekkomyślność lub niedbalstwo do powstania tego skutku doprowadza.

Przykład 1.

Pracownik nie dostosował się do obowiązującej w zakładzie pracy instrukcji przeciwpożarowej, z którą został zapoznany w ramach stosownego przeszkolenia. Wbrew postanowieniom instrukcji wyrzucił niedopałek papierosa do nieprzeznaczonego do tego celu plastikowego pojemnika na śmieci. Spowodowało to zapalenie się pojemnika, który na szczęście udało się zaraz skutecznie ugasić (poza uszkodzonym pojemnikiem nie powstały żadne inne szkody). Argumentem za uznaniem, że zachowanie pracownika było w tym przypadku zawinione, jest okoliczność, w której pracodawca wcześniej zakomunikował pracownikowi, jak należy zachowywać się w sprawach ochrony przeciwpożarowej (przeszkolenie), a pracownik, wiedząc to, zachował się wbrew ustalonym zasadom. Najbardziej prawdopodobną postacią winy będzie tu lekkomyślność (wina nieumyślna).

Kary porządkowe

Kodeks pracy wymienia trzy rodzaje kar porządkowych:

  • karę upomnienia,
  • karę nagany,
  • karę pieniężną (art. 108 § 1–2 Kodeksu pracy).

Dobór kar zależy od stopnia oraz charakteru konkretnego przekroczenia porządkowego i jest pozostawiony uznaniu pracodawcy. Do kryteriów doboru kar należy zaliczyć rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (por. art. 111 Kodeksu pracy). Wszystkie trzy kary mają taką samą rangę prawną i wywołują zbliżone skutki. Pracodawca nie musi stosować gradacji kar porządkowych

Pomimo swobody pracodawcy w doborze kar należy pamiętać, że karę pieniężną można stosować tylko w przypadkach, które wyliczono w art. 108 § 2 Kodeksu pracy, w odróżnieniu od kar upomnienia i nagany, możliwych do szerszego stosowania – w różnych przypadkach nieprzestrzegania przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Czas na ukaranie 

Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy kary porządkowej nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Przykład 2.

15 stycznia pracodawca otrzymał niepotwierdzony jeszcze sygnał, że w tym dniu pracownik opuścił miejsce pracy bez usprawiedliwienia. Pracodawca zarządził przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, w wyniku którego ta informacja została potwierdzona. Ustalenia przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego przekazano pracodawcy 17 stycznia i ten dzień należy uznać za dzień powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego. Wobec tego kara porządkowa nie będzie mogła być w omawianej sprawie zastosowana wobec pracownika po 31 stycznia, czyli po upływie 2 tygodni od 17 stycznia.

Prawo do wysłuchania

Zgodnie z art. 109 § 2 Kodeksu pracy kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie pracownika ma na celu z jednej strony zobiektywizowanie decyzji przełożonego, z drugiej strony – umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień w istotnej dla niego sprawie, przed uruchomieniem formalnego postępowania. Dlatego też wysłuchanie pracownika musi być uprzednie w stosunku do zastosowania kary (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 1999 r., I PKN 605/98).

Kto powinien wysłuchać pracownika?

Do wysłuchania pracownika właściwy jest pracodawca albo inna upoważniona osoba.

„Według art. 109 § 2 KP kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika, zaś art. 31 KP stanowi, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką, albo inna wyznaczona do tego osoba. Jest sprawą organizacji pracy przez pracodawcę, kogo wyznaczy do nakładania kar porządkowych. Kodeks pracy nie stwarza w tym zakresie żadnych ograniczeń. Nie ma także zakazu przekazywania posiadanych uprawnień do nakładania kar niższym szczeblom w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, przy czym przekazanie to może być także częściowe (np. tylko do nakładania niektórych kar lub stosowania ich wobec niektórych podległych pracowników). (…) Art. 109 KP nie zawiera wymagania, aby ta sama osoba wysłuchała pracownika, a następnie decydowała o nałożeniu kary. Konieczne jest jedynie, aby wysłuchanie pracownika poprzedzało nałożenie kary. Osoba uprawniona do nakładania kar porządkowych może natomiast upoważnić inną osobę do wysłuchania pracownika przed podjęciem decyzji o nałożeniu kary. Nie stanowi to naruszenia art. 109 § 2 KP, a co najwyżej można takie zachowanie poddawać ocenie z punktu widzenia racjonalnej organizacji pracy” (wyrok Sądu Najwyższego z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98).

Wysłuchanie pracownika musi nastąpić w określonej formę?

Kodeks pracy nie przesądza, w jakiej formie powinno nastąpić wysłuchanie pracownika. W praktyce będzie to najczęściej forma ustna lub pisemna. Dla celów dowodowych należy zalecać formę pisemną – np. notatkę pracownika, w której przedstawi swoje stanowisko, lub protokół wysłuchania pracownika.

Gdy pracownik milczy

Pracownika nie można zmusić do skorzystania z prawa do wysłuchania. To pracownik decyduje o tym, czy złoży wyjaśnienia i jak będą one obszerne. Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast umożliwienie pracownikowi skorzystania z tego prawa. Pracodawca może stosować kary porządkowe bez uprzedniego wysłuchania pracownika tylko wtedy, gdy ten zrezygnował ze stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości złożenia wyjaśnień (por. wyrok Sądu Najwyższego z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99).

Co zrobić, gdy wysłuchanie pracownika jest niemożliwe z powodu nieobecności w pracy?

Zgodnie z art. 109 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu, w którym pracownika można ukarać, liczonego od dnia powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu  obowiązku pracowniczego, nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Przykład 3.

Pracodawca dowiedział się 18 marca o spożywaniu przez pracownika w tym dniu alkoholu w czasie pracy. Następnego dnia, 19 marca, pracownik nie przyszedł do pracy, informując telefonicznie, że przyczyną nieobecności jest niezdolność do pracy spowodowana chorobą. Pracownik wrócił do pracy 14 maja. W tych okolicznościach dwutygodniowy termin na podjęcie decyzji w sprawie ukarania, o którym mowa w art. 109 § 1 Kodeksu pracy, rozpoczął się 14 maja (a nie 19 marca) i upływa 28 maja. W tym okresie pracodawca ma możliwość wysłuchania pracownika.

Długa nieobecność pracownika może w niektórych przypadkach uniemożliwić jego ukaranie – wtedy, gdy wysłuchanie pracownika nie będzie możliwe z powodu nieobecności, która zakończy się po upływie 3 miesięcy od dnia naruszenia obowiązku pracowniczego. Jak bowiem wcześniej wskazano, kary porządkowej nie można zastosować po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia, a ten termin nie ulega zawieszeniu, gdy wysłuchanie pracownika jest niemożliwe z powodu jego nieobecności.

Prawo pracownika do bycia wysłuchanym stanowi gwarancję jego czynnego udziału w postępowaniu w sprawie ukarania i pozwala zapobiec pochopnemu nakładaniu kar porządkowych. W przypadku ukarania pracownik ma jeszcze możliwość odwoływania się od decyzji pracodawcy, w trybie określonym w art. 112 Kodeksu pracy (wniesienie sprzeciwu do pracodawcy, a w razie jego nieuwzględnienia – wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary).

Strzałka