Poradnik Pracownika

Zwrot przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę - wybrane przypadki

W większości sytuacji wydaje się, że zobowiązanym do zwrotu kosztów w relacji pracownik – pracodawca, zazwyczaj bywa pracodawca. Dla przykładu, gdy w grę wchodzą umówione koszty dojazdu do pracy albo koszty wycieczki, kiedy pracodawca zmuszony był odwołać pracownika z urlopu. Jednak zdarzają się przypadki, określone ustawowo, kiedy to pracownik jest zobowiązany zwrócić pracodawcy poniesione przez niego koszty. Kiedy konieczny będzie zwrot przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę?

Zwrot przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę 

Art. 1035 ustawy Kodeks Pracy, określa okoliczności, które mogą być podstawą żądania przez pracodawcę zwrotu kosztów poniesionych przez niego na pracownika. Obowiązek ten dotyczy kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, które pokrył pracodawca.

Zgodnie z art. 1035 kodeksu pracy , pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

  1. który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
  2. z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 1034, nie dłuższym niż 3 lata,
  3. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 943,
  4. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Analizując każdy z przypadków wskazanych powyżej, umożliwiającym zasadny zwrot przez pracownika kosztów pracodawcy należy zwrócić uwagę odmowę podjęcia szkolenia bez uzasadnionych przyczyn. Wprawdzie ustawodawca nie wskazuje, co należałoby uznać za uzasadnione przyczyny podnoszenia szkolenia, jednak należy sobie wyobrazić, że jedną z takich przyczyn mogłaby być choroba pracownika, uniemożliwiająca mu podjęcie szkolenia. 

W sytuacji, kiedy doszło do podpisania umowy szkoleniowej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, kiedy doszło do zapłaty szkolenia, a pracownik w ostatniej chwili zgłasza brak możliwości szkolenia ze względu na poważną chorobę o której właśnie się dowiedział, trudno uznać, aby ta przyczyna byłaby nieuzasadniona. Co innego, gdyby pracownik nagle po podpisanej umowie szkoleniowej złożył wypowiedzenie umowy o pracę z powodu przyjęcia lepszej oferty pracy. Wówczas rozsądne wydaje się przewidziany zwrot należności od pracownika. Niemniej jednak, należy wskazać, że zapisy umowne nie mogą nakładać na pracownika obowiązku zwrotu kosztów, które w rzeczywistości nie zostały przez pracodawcę poniesione, a jedynie ustalono ich wysokość w umowie. Oznacza to, że jeżeli pracodawca nie poniósł żadnych koszów, a jedynie miał je ponieść do czego nie doszło i nie dojdzie, pracownik będzie zwolniony z konieczności zwrotu takich kosztów pracodawcy. 

Kolejną przesłanką pozwalającą żądać zwrotu należności od pracownika, jest sytuacja w której pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata. Chodzi tutaj o sytuacje, w których doszło np. do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.

Inny przypadek w którym pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia podnoszących kwalifikacje pracownika, jest sytuacja w której pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn związanych z mobbingiem. Mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. Zatem, jeśli pracownik w wypowiedzeniu jako przyczynę wskaże stosowanie wobec niego mobbingu, pracodawca nie będzie mógł od niego żądać zwrotu kosztów. Istotne, co należy podkreślić przyczyna wypowiedzenia musi być realna, a nie pozorna i musi mieć odzwierciedlenie w rzeczywistych sytuacjach.

Podobnie pracodawca może żądać od pracownika, aby zwrócił mu koszty jeśli pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.  Dotyczy to sytuacji w razie domniemanego mobbingu lub sytuacji obciążających pracodawcę, prowadzących do rozwiązania przez pracownika umowy o pracę.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Co ciekawe, jednym z obowiązków pracodawcy, który nakłada na niego Kodeks Pracy jest ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, przez co należy rozumieć nieodmawianie bez uzasadnionych przyczyn zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia oraz tworzenie pozytywnej atmosfery wobec uczących się pracowników. 

Pracodawca może wyrazić zgodę na kształcenie się pracownika (także w czasie pracy), jednak z żadnych przepisów nie wynika dla pracodawcy obowiązek ponoszenia w takiej sytuacji kosztów zdobywania przez pracownika wykształcenia. Pracodawca w omawianym zakresie powinien jednak mieć na uwadze, że pominięcie pracownika w typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe może być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 183b § 1 pkt 3 k.p.).

Umowa z pracownikiem

Skierowanie na szkolenie następuje na podstawie umowy o szkolenie zawartej przez przedsiębiorcę z pracownikiem, określającej prawa i obowiązki stron. Stanowi ona podstawę do ewentualnego dochodzenia zwrotu kosztów od pracownika.

Umowa powinna określać termin rozpoczęcia i zakończenia szkolenia. Może zostać zawarta także w trakcie podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Ze względu na charakter uprawnień przysługujących w związku z podnoszeniem kwalifikacji (zwolnienie od pracy, urlopy szkoleniowe) umowa nie może być zawarta po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji. Ponadto umowa, nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu Pracy w tym zakresie. 

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.

Strzałka