Facebook Workplace – czym jest i czy warto go używać?

Coraz częściej pracownicy wykonują swoje zadania z domu. Dlatego pracodawcy poszukują narzędzi, które łączą osoby w firmie, aby ułatwić im współpracę i poprawiać wyniki biznesowe. Czy wśród nich jest Facebook Workplace? Jakich jeszcze sposobów i narzędzi można używać, aby praca stała się efektywniejsza?

Facebook Workplace – co to jest?

Uznaje się, że Facebook Workplace to nic innego, jak Facebook dedykowany firmom i pracy. Zamiast grupy znajomych mamy współpracowników. Zamiast standardowej tablicy – tablicę dostępną tylko dla członków zespołu. Workplace Facebook to przede wszystkim centrum komunikacyjne, które ma za zadanie łączyć pracowników, tak aby ich współpraca była łatwiejsza, a dzięki temu mogli prowadzić projekty i poprawiać wyniki biznesowe. Facebook Workplace ma kilka pakietów:

• Workplace Standard;
• Workplace Essential;
• Workplace Advanced;
• Workplace Enterprise.

Funkcje, jakie oferuje Facebook Workplace, to m.in:

• tworzenie grup;
• wyszukiwarka profili;
• czat;
• tablica z aktualnościami;
• automatyczne tłumaczenie;
• transmisje wideo;
• boty, które mogą np. przypominać pracownikom o wypełnieniu ankiety lub w przypadku wykonania odpowiedniej ilości pod kątem aktywności wysłać gratulacje w dowolnie wybranej przez nas formie;
• formatowanie tekstu;
• dodawanie załączników.

Workplace to nie tylko komunikator grupowy, ale także narzędzie do tworzenia własnego profilu czyli budowania rozpoznawalności wewnątrz organizacji. Profil użytkownika to jego prywatna przestrzeń, która gromadzi aktywności ze wszystkich otwartych grup. Zawiera też wszystkie niezbędne informacje o służbowych obowiązkach, danych kontaktowych, umiejętnościach oraz zainteresowaniach.

W firmach, które wdrożyły Workplace, staje się on trzonem komunikacji. Na platformę można zalogować się z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Pliki, wiadomości wysyłane są w obrębie danego narzędzia i nie ma potrzeby, aby udostępniać je poza nią. Co ważne, właścicielem danych/plików jest firma, a jest to niezwykle istotne w dobie RODO. W każdej z grup automatycznie tworzy się baza plików, z której mogą korzystać wszyscy członkowie. W rezultacie wszystkie dane dotyczące projektu mogą być przechowywane w jednym miejscu.

Wiele firm korzysta z Workplace by Facebook: wśród nich znajdziemy m.in. Starbucks, Danone, Booking.com, Royal Bank of Scotland.

Czy są inne narzędzie podobne do Facebook Workplace?

W założeniu Facebook Workplace miała być usługą, którą Facebook odciągnie ludzi od Skype’a, maila, narzędzi Google, a także konkurentem dla programów pozwalających usprawnić komunikację i pracę w firmie.

Slack

Dotychczas jednym z najpopularniejszych programów pozwalających na komunikację i pracę w firmie był Slack. Jego atutem jest intuicyjna obsługa, możliwość uporządkowania informacji na temat projektu i bycie w kontakcie ze współpracownikami. Slack to narzędzie do komunikacji zdalnej wewnątrz zespołu, które:

• ma wygodny i przyjazny użytkownikowi interfejs;
• posiada typowe funkcje komunikatora;
• daje możliwość załadowania dużych plików i udostępnienia ich pozostałym członkom zespołu;
• zachowuje całą historię komunikacji i pozwala ją przeszukiwać;
• pozwala na wideorozmowy z udziałem wielu użytkowników;
• posiada funkcję udostępniania ekranu.

Aplikacja ta oferuje mnóstwo możliwości, co może wydawać się przytłaczające, jednak jak się okazuję wiele jego funkcji jest w pracy bardzo przydatnych.

Narzędzia Google

Dla większości osób „Google” to jedynie wyszukiwarka. Jednak Google oferuje wiele narzędzi, które mogą być pomocne w komunikacji i ułatwieniu współpracy między pracownikami. Wśród nich są takie jak:

• kalendarz;
• czat – Hangouts;
• dokumenty Google;
• dysk Google;
• wideospotkania – Meet;
• prezentacje.

Narzędzia Google to nowa jakość pracy – nie ma obaw przed zawieszającym się sprzętem i utratą niezapisanego dokumentu, bo wszystkie narzędzia zapisują się automatycznie na dysku Google. Inną zaletą jest możliwość współpracy kilku osób nad jednym dokumentem. Bez przesyłania sobie załączników można nanosić poprawki, mieć wgląd w dokument czy pobierać go w wybranym formacie. Co ważne, zespoły marketingowe mają do dyspozycji szereg darmowych narzędzi Google dla profesjonalistów.

Google udostępnia narzędzia, aby skutecznie pracować w zespołach z danymi, treściami i móc analizować ruch na stronie internetowej.

Czy są inne narzędzia, które można używać podczas pracy zdalnej?

Platformą społecznościową dla branży IT jest GitHub, który jest internetowym hostingiem repozytorium git. Wykorzystuje się go głównie do przechowywania kodu źródłowego aplikacji i jest to także platforma społecznościowa. Portal umożliwia programistom udostępnianie i trzymanie swoich prywatnych projektów, oferuje także szeroką bazę opensource’owego oprogramowania.

Platformy do zarządzania projektami i zadaniami są absolutnie niezbędne podczas pracy zdalnej. Workstreams pozwala między innymi z łatwością tworzyć zadania, przypisać je do odpowiednich osób, przenosić je poprzez „planowane – w trakcie – wypełnione” wraz z możliwością dodawania kolejnych etapów, jeżeli jest to potrzebne. Pozwala także dodawać opisy, priorytety i listy do każdego zadania.

Natomiast alternatywą w narzędziach z organizacji czasu pracy zdalnej jest Trello – darmowa aplikacja do zarządzania zadaniami. Pozwala ona na stworzenie przestrzeni, w której do ustawionych wcześniej kolumn przyczepia się zadania. Mogą być one zapisane w formie tekstu, grafiki czy linków. Narzędzie to jest nie tylko intuicyjne w działaniu, ale również umożliwia udostępnianie swojej przestrzeni pozostałym pracownikom, co ułatwia delegację zadań.

Narzędziami do przeprowadzenia video call są Skype, Whereby, Messenger, WhatsApp. W celu przeprowadzenia większej wideokonferencji lub nawet webinaru można skorzystać z platformy Zoom. W darmowej wersji pozwala ona tworzyć spotkania do 100 osób, natomiast w płatnej można te usługi rozszerzyć nawet do 1000 uczestników, a spotkania mogą być nagrywane.

Popularność pracy zdalnej i zespołów rozproszonych rośnie, dlatego nowocześni przedsiębiorcy dążą do tego, by ich firmy były jak najlepiej skomunikowane wewnętrznie. Powinni zatem poszukać narzędzi, które tę komunikację ułatwią.