Poradnik Pracownika

Przerwa na załatwianie spraw osobistych

Podobno maksymalna przerwa w pracy nie może wynosić więcej niż 15 minut dziennie. Czy przepisy regulują coś takiego jak przerwa na załatwienie spraw osobistych w ciągu dnia pracy czy to pracodawca decyduje o udzieleniu takiego wolnego?

Marianna, Kamieniec Ząbkowicki

 

Kodeks pracy przewiduje wprowadzenie w ciągu dnia przerwy w pracy trwającej maksymalnie 60 minut. Istotny jest fakt, że nie można wykorzystać jej w częściach. Zwolnienie takie powinno zostać spożytkowane na załatwianie spraw prywatnych lub na spożycie posiłku.

Przerwa na załatwienie spraw osobistych – kiedy może zostać udzielona?

Pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego na załatwienie spraw prywatnych  w ciągu dnia pracy, jednak jest to zależne wyłącznie od jego dobrej woli. Przyznanie dodatkowej przerwy ma charakter dobrowolny i jest ukłonem pracodawcy w kierunku zatrudnionej osoby. Jeśli strony stosunku pracy chcą wprowadzić taki rodzaj wolnego, wówczas powinno zostać to odpowiednio uregulowane w:

  • układzie zbiorowym pracy, 
  • regulaminie pracy,
  • umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym bądź nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy).

Wynagrodzenie za czas wolnego na załatwienie spraw prywatnych

Przerwa na załatwienie spraw osobistych nie jest wliczana do czasu pracy. Ewidencjonuje się ją jako nieobecność usprawiedliwioną bezpłatną. Oznacza to, że zatrudniony za czas prywatnego wyjścia nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Przykład 1. 

Pan Kazimierz poprosił pracodawcę o udzielenie godzinnej przerwy na załatwienie spraw osobistych w czerwcu 2020 r. W związku z tym wynagrodzenie pracownika zostanie pomniejszone o czas nieprzepracowany. W czerwcu do przepracowania było 168 godzin, pracownik otrzymuje stałą pensję w wysokości 4000 zł brutto. Wynagrodzenie za czerwiec ustala się w następujący sposób: 

4000 zł / 168 godz. do przepracowania × 167 godz. przepracowanych = 3976,19 zł.

Wynagrodzenie należne jest w kwocie 3976,19 zł brutto.

Jednak warto tu zauważyć, że w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta całej 60-minutowej przerwy i powróci do pracy wcześniej, to wynagrodzenie pomniejsza mu się jedynie za czas nieprzepracowany.

Czy przerwa na załatwienie spraw osobistych może być odpracowana?

Pracownik ma możliwość odpracowania wyjścia prywatnego. Powinno to nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Zgodnie z przepisami wtedy zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia za przepracowany czas. Przerwę na załatwienie spraw osobistych można odrobić, pozostając do dyspozycji pracodawcy poza standardowymi godzinami pracy. Wtedy jednak pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Pensja za pracę ponad obowiązujące normy czasu pracy w ramach odpracowania zwolnienia to regularne wynagrodzenie.

Przykład 2. 

Pani Marta otrzymała pozwolenie od pracodawcy na wyjście prywatne. Wychodziła godzinę wcześniej z pracy przez 5 dni. Pani Marta nie chce, aby przerwa na załatwienie spraw osobistych spowodowała zmniejszenie wynagrodzenia. W związku z tym, że pracuje w stałych godzinach od 8:00 do 16:00, postanowiła odpracować wyjścia w kolejnym tygodniu. Codziennie zostawała w biurze godzinę dłużej, czyli pracowała od 8:00 do 17:00. Dzięki temu zachowa prawo do całej pensji, ale nie otrzyma dodatku za pracę w nadgodzinach.

Wykonując obowiązki zawodowe w zamian za udzieloną przerwę w pracy, pracownik zachowuje prawo do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.

art. 151 Kodeksu pracy
§ 21. Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Przerwa na załatwienie spraw osobistych a pozostałe przerwy

Jak już wspomniano, przerwa na wyjście prywatne pracownika nie jest wliczana do jego czasu pracy. Standardowa 15-minutowa przerwa w ciągu dnia pracy przysługuje pracownikowi niezależnie od woli pracodawcy i wlicza się ją do czasu przepracowanego. Nie ma znaczenia czy w danym dniu pracownik wykorzystał też inne przerwy. Te przerwy, które przysługują pracownikowi z mocy prawa, nie powinny być pomijane, jeśli pracownik korzysta z dodatkowego uprawnienia. Oznacza to, że każda z przerw przysługuje niezależnie od drugiej – zawsze należy udzielić 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy i dodatkowo 60 minut przerwy na cele prywatne.

Wniosek o udzielenie przerwy na cele osobiste

Co do zasady pracodawca udziela zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych na pisemny wniosek pracownika. Ważne jest to przede wszystkim, gdy dodatkowa przerwa jest udzielana sporadycznie. We wniosku wskazuje się przede wszystkim datę i godzinę, w jakich nastąpi wyjście, a dodatkowo jeżeli będzie ono odpracowane, to termin jego odpracowania.

W sytuacji, gdy pracownik nie ma możliwości odpracowania wyjścia prywatnego do końca okresu rozliczeniowego, to powinien zobowiązać się we wniosku, że odrobi tę nieobecności w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Indywidualny czas pracy

Przerwa na załatwienie spraw osobistych może być udzielona jednorazowo w ciągu dnia pracy. Oznacza to, że pracownik nie ma prawa do podzielenia jej na kilka krótszych przerw. Pracownik może korzystać z przerwy codziennie, jeśli tylko pracodawca wyrazi na to zgodę. Jeżeli pracownik często korzysta z przerwy w pracy na załatwianie spraw prywatnych, może złożyć u pracodawcy wniosek o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy. Oczywiście, stosowanie takiego rozwiązania odbywa się w ramach systemu czasu pracy, którym dana osoba jest objęta. Pozwala to na uelastycznienie procesu pracy i dopasowanie go do potrzeb obu stron umowy.

Przerwa na załatwianie spraw prywatnych nie powoduje więc strat ani dla pracownika, ani dla pracodawcy. Pracodawca dokonuje potrącenia z wypłaty za nieprzepracowany czas, z kolei pracownik może daną godzinę odpracować, zachowując przy tym pełne wynagrodzenie.