Usprawiedliwienie nieobecności w pracy przed pracodawcą

Nasze życie nie ogranicza się jedynie do pracy. Czasami niezbędne są dni wolne nie tylko po to, aby odpocząć na zasłużonym urlopie ale bywa również, że potrzebujemy pilnie załatwić jakąś sprawę w urzędzie lub pozostać w domu z dzieckiem. Warto zatem się przyjrzeć w jaki sposób przepisy prawa umożliwiają usprawiedliwienie nieobecności w pracy przed pracodawcą.

O ile dłuższe urlopy wypoczynkowe są najczęściej są planowane, o tyle w życiu każdego pracownika mogą pojawić się nieprzewidziane zdarzenia łączące się z nieobecnością w pracy. Zgodnie z regułami, tylko usprawiedliwiona nieobecność pracownika chroni go przed negatywnymi konsekwencjami nieobecności w pracy.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy i procedura zawiadomienia pracodawcy

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwienie nieobecności w pracy.

Nagła nieobecność pracownika dezorganizuje proces świadczenia pracy, co w wielu przypadkach może mieć negatywne konsekwencje dla całego zakładu pracy. Następstwa nieobecności pracownika ustawodawca starał się w jakiś sposób złagodzić poprzez konieczność uprzedzenia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeśli bowiem pracodawca z góry wie, jak długo nie będzie pracownika, jest w stanie w prosty sposób dokonać przesunięcia personelu, odwołać pewne możliwe działania lub przesunąć je na inny termin.

Zawiadomienie powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, natomiast pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Trudno sobie bowiem wyobrazić, że z przyczyn niezależnych, niemożliwych do przewidzenia np. katastrofa naturalna, zerwanie dostawy prądu i telefonii komórkowej, pracownik nie zawiadomił pracodawcy, że nie dojedzie do firmy, co poczytywano by za opuszczenie pracy, podczas gdy w rzeczywistości pracownik nie miał żadnych fizycznych możliwości do pracy dojechać. Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy powinno zostać udokumentowane

Procedura zawiadomienia pracodawcy o nieobecności wymaga przedłożenia poświadczenia zaistnienia okoliczności nieobecności w pracy danego pracownika. Oznacza to, że wymaga się, aby pracownik przedłożył dowód potwierdzający wystąpienie okoliczności nagłych i nieprzewidzianych, za przyczyną których nie wstawił się w pracy.  W zależności od rodzaju okoliczności, powodujących nieobecność pracownika w pracy, dowodów może być co najmniej kilka, przy czym jest to katalog zamknięty.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

1. zaświadczenie lekarskie – typowe L4;

2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami np. o konieczności odbycia kwarantanny.

3. oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;

• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;

4. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;

5. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Zwolnienia od wykonywania pracy a prawo do wynagrodzenia

Bez wątpienia pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu Pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu Pracy albo z innych przepisów prawa.

W przypadku zaistnienia danej okoliczności uprawniającej do zwolnienia od wykonywanej pracy, pracodawcą nie ma możliwości odmówić pracownikowi zwolnienia, ale ma prawo żądać od pracownika poświadczenia zaistnienia okoliczności na którą powołuje się pracownik. Pomimo zatem, że pracownik nie będzie świadczył pracy, zachowuje on prawo do wynagrodzenia, inaczej niż w wyżej omawianych przypadkach. Jest to ważne, bowiem tylko w przypadkach ściśle określonych pracownikowi przysługuje zwolnienie z prawem do wynagrodzenia.

Przykład 1.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew - Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy.

Dowodem na poparcie okoliczności oddania krwi będzie - zaświadczenie wydane przez regionalne centra krwiodawstwa i krwiolecznictwa, Wojskowe Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa lub Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa utworzone przez Ministra Właściwego do Spraw Wewnętrznych.

Przykład 2.

Zwolnienie od pracy w związku ze ślubem, urodzeniem się dziecka, zgonem członka rodziny - Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący: 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

Dokumentem potwierdzającym w/w okoliczności będzie np. akt urodzenia czy akt zgonu. 

Zdarzeniami uzasadniającymi uznanie zwolnienia jest:

• Zwolnienie od pracy w związku z obowiązkiem stawienia się pracownika przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony.
• zwolnienie od pracy związku z obowiązkiem stawienia się pracownika przed organem administracji publicznej.
• zwolnienie od pracy w związku wykonywaniem przez pracownika czynności biegłego
• Zwolnienie od pracy pracownika - członka komisji pojednawczej.
• Zwolnienie od pracy w związku z badaniami lekarskimi i szczepieniami ochronnymi]
• Zwolnienie w związku z postępowaniem prowadzonym przez NIK w związku z udziałem pracownika w działaniach i akcjach ratowniczych.
• Zwolnienie od pracy pracownika prowadzącego zajęcia dydaktyczne.
• Zwolnienie od pracy w pracownika - członka rady nadzorczej.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, Dz.U.2014.1632 t.j.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.