Zmiana meldunku a wymiana dokumentów - co warto wiedzieć?

Każdy ma prawo do zmiany miejsca zamieszkania, a co za tym idzie także i aktualnego meldunku. Czy zmiana meldunku oznacza konieczność wymiany wszystkich dokumentów? Do czego jesteśmy zobowiązani, jeśli zdecydujemy się na zmianę naszego miejsca zameldowania?

Zmiana meldunku

Obowiązek meldunkowy wywodzi się jeszcze z poprzedniego ustroju, który obowiązywał w Polsce. Celem tej instytucji jest przypisanie adresu do konkretnego obywatela, głównie dla celów ewidencyjnych oraz przy załatwianiu wszelkiego rodzaju spraw urzędowych. Mimo że meldunek stracił w dzisiejszych czasach na znaczeniu i nie pokrywa się z faktycznym miejscem zamieszkania danej osoby, to jednak ustawodawca wciąż nie doprowadził do jego zniesienia, choć dodajmy, że co kilka lat pojawiają się takie plany.

Obecnie, mimo że meldunek w Polsce jest obowiązkowy, to jednak nie istnieją przepisy, które nakładałyby jakiekolwiek kary za jego brak. Jedna osoba może być zameldowana wyłącznie pod jednym adresem, przy czym ma ona prawo do zmiany miejsca zameldowania. Obywatele mają możliwość wnioskowania o zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, mogą również żądać usunięcia ich dotychczasowego miejsca zameldowania bez jednoczesnego wnioskowania o wpis nowego meldunku. Możliwa jest zatem sytuacja, w której konkretna osoba zostanie bez żadnego meldunku. W praktyce może to jednak rodzić problemy natury administracyjnej, np. w zakresie załatwiania spraw urzędowych lub sądowych.

Zmianę meldunku można przeprowadzić zdalnie albo w urzędzie gminy lub miasta właściwym dla naszego nowego miejsca zamieszkania. W tym pierwszym przypadku konieczne jest posiadanie aktywnego profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Drugi sposób wymaga naszej osobistej wizyty w urzędzie albo wysłania stosownego wniosku listem poleconym. Cała procedura jest bezpłatna, choć jeśli sprawę będzie załatwiał za nas pełnomocnik, konieczne stanie się uiszczenie opłaty w wysokości 17 zł.

Czy zmiana meldunku wpływa na dokumenty?

Obecnie większość dokumentów, którymi posługują się polscy obywatele, nie posiada informacji o dokładnym miejscu zamieszkania lub zameldowania. W przypadku prawa jazdy lub paszportu odnotowywane jest miejsce zamieszkania lub wydania danego dokumentu. Ma to istotny wpływ na kwestię zmian meldunkowych. Okazuje się bowiem, że zmiana meldunku nie powoduje konieczności wymiany dokumentów tożsamości, takich jak dowód osobisty, paszport lub karta pobytu. Dotyczy to oczywiście pozostałych dokumentów, jak np. prawo jazdy lub legitymacje samorządowe.

Czasami zdarza się, że urzędnicy załatwiający sprawy meldunkowe zaznaczają, że obywatel musi jak najszybciej zmienić wszystkie swoje dokumenty i dokonać aktualizacji adresu zameldowania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma takiego obowiązku, ponieważ dane meldunkowe nie widnieją na większości dokumentów urzędowych. Oczywiście, jeśli mówimy o dokumentach prywatnych, takich jak np. karty członkowskie w prywatnych klubach, na których zamieszczane są dane meldunkowe, to ich wymiana może okazać się obowiązkowa.

Pamiętajmy, że rodzaj zmienianego meldunku (czasowy lub na pobyt stały) lub liczba dokonywanych zmian nie ma znaczenia, jeśli chodzi o aktualizację dokumentów danej osoby. W każdym przypadku wymiana dokumentów nie będzie potrzebna, nawet jeśli co innego będzie twierdził urzędnik. W praktyce nie istnieje procedura, w której ramach dochodziłoby do wezwania danej osoby do aktualizacji dokumentów ze względu na poczynione zmiany meldunkowe. Urzędnicy nie mają możliwości karania obywateli za to, że nie będą chcieli wymienić swoich dowodów osobistych, paszportów, kart pobytu lub praw jazdy.

Przykład 1.

Zmiana meldunku u Marceliny odbyła się 6 miesięcy temu.Dowiedziała się jednak od koleżanki, że powinna jak najszybciej wymienić swój dowód osobisty, ponieważ nie załatwi nigdzie żadnej sprawy urzędowej, dopóki zmiana meldunku nie zostanie odnotowana w ogólnopolskiej bazie danych. Czy Marcelina musi zmienić swój dowód osobisty? 

Nie, ponieważ zmiana meldunku nie powoduje konieczności wymiany dotychczasowych dokumentów tożsamości.

Przykład 2.

Ignacy udał się do urzędu z wnioskiem o wymeldowanie, nie chce jednak podawać nowego miejsce zameldowania, ponieważ poważnie rozważa przeprowadzenie się na stałe do Brazylii. Urzędnik stwierdził, że wniosek o wymeldowanie musi zostać złożony wraz z wnioskiem o wpisanie nowego meldunku. Jednocześnie stwierdził, że jeśli Ignacy nie zawnioskuje o nowe miejsce zameldowania, to nie będzie mógł wymienić paszportu, a będzie to niezbędne w jego przypadku. Zdaniem urzędnika wyprowadzka Ignacego nie będzie możliwa. Czy ma on rację? 

Nie, ponieważ prawo nie wymaga jednoczesnego składania wniosku o wymeldowanie i zameldowanie. Nawet jeśli Ignacy spełniłby polecenie urzędnika, to i tak nie będzie to miało wpływu na ważność jego paszportu. Zmiana meldunku nie wpływa bowiem na ważność takiego dokumentu i nie wymaga jego aktualizacji. Jeśli urzędnik odmówi załatwienia sprawy Ignacego, to może on złożyć wniosek o wymeldowanie listem poleconym lub samodzielnie przez internet.

Przykład 3.

Kamil zmienił swoje miejsce zameldowania 3 miesiące temu. Od znajomego dowiedział się, że w ciągu 1 miesiąca od chwili dokonania zmiany miał obowiązek zaktualizować swój dowód osobisty. Kolega poradził mu, aby jak najszybciej złożył wniosek o wydanie nowego dowodu i wyjaśnił, dlaczego nie zrobił tego w ustawowym terminie – być może w ten sposób uniknie grzywny. Czy Kamil ma obowiązek złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego z adnotacją o nowym miejscu zameldowania? 

Nie i nie grozi mu za to żadna kara. Obecne przepisy nie wymagają aktualizacji dokumentów urzędowych w związku ze zmianą meldunku ani tym bardziej nie wskazują na terminy, w których należałoby to zrobić. W tej sprawie Kamil nie musi podejmować żadnych czynności.

Przykład 4.

Anna należy do stowarzyszenia miłośników zwierząt. Zgodnie z regulaminem tego stowarzyszenia każda osoba, która wchodzi w jego skład, posiada kartę członkowską, na której widnieje aktualny adres zameldowania. Regulamin przewiduje także konieczność aktualizacji wszystkich danych osobowych członków stowarzyszenia. Anna niedawno zmieniła swój stały meldunek, czy w związku z tym musi zgłosić nowy adres zameldowania? Co się stanie, jeśli tego nie zrobi? 

W przedstawionej sytuacji kobieta powinna poinformować stowarzyszenie o swoim nowym miejscu zameldowania. Jeśli tego nie zrobi, to mogą grozić jej konsekwencje przewidziane w regulaminie danego stowarzyszenia. Jeśli jednak w takim regulaminie nie będzie odpowiednich zapisów, to zmiana meldunku i brak zgłoszenia nowego miejsca zameldowania nie powinien rodzić żadnych negatywnych konsekwencji dla Anny.

Zmiana meldunku - gdzie zgłosić?

Zmiana meldunku jest odnotowywana w systemach urzędowych w Polsce. Nie dotyczy to jednak wszystkich urzędów. Obywatel powinien poinformować o dokonanej zmianie:

• urząd skarbowy – za pośrednictwem formularza ZAP-3;
• bank – mailowo, pisemnie, telefonicznie lub poprzez aplikację bankowości elektronicznej;
• dostawców mediów, np. internetu, teflonu lub telewizji;
• zakład pracy, a także szkołę lub przedszkole swoich dzieci.

Mimo że z przepisów nie wynika obowiązek informowania o zmianie miejsca zameldowania, to jednak może to być przydatne na przyszłość. Jeśli nowy meldunek pokrywa się z naszym aktualnym miejscem zamieszkania, to warto, aby wszystkie dokumenty nie przychodziły już na stary adres meldunkowy. W przypadku spraw sądowych lub urzędowych ma to istotne znaczenie, ponieważ niedoręczone pisma można traktować jako skutecznie doręczone poprzez zastosowanie tzw. fikcji doręczenia. W praktyce może więc dochodzić do takich przypadków, że dana osoba nie będzie wiedziała o toczących się wobec niej sprawach, ponieważ nie podała nikomu swojego nowego adresu zameldowania lub wcale takiego nie posiada.

Jeśli nie podamy nikomu naszego nowego meldunku, to nikt nie może z tego tytułu nakładać na nas żadnych kar finansowych, nie grożą nam z tego tytułu żadne inne negatywne konsekwencje prawne, prócz wymienionej wcześniej fikcji doręczenia dokumentów w sprawie. Informacja o zmianie miejsca zameldowania może być przekazana tylko części wybranych przez nas instytucji, możemy to zrobić tak naprawdę w dowolny sposób – nawet w formie ustnej. Placówki nie mogą żądać od nas przedstawiania dokumentów urzędowych potwierdzających fakt zmiany meldunku, choć oczywiście możemy to zrobić.

Zmiana meldunku a wymiana dokumentów - podsumowanie

Zmiana meldunku nie wiąże się z koniecznością wymiany żadnych dokumentów takich jak dowód osobisty, paszport czy prawo jazdy. W przypadku dokumentów o charakterze prywatnym, np. potwierdzających członkostwo w samorządzie, fundacji lub stowarzyszeniu, regulaminy tych instytucji mogą przewidywać obowiązek aktualizacji danych meldunkowych przez członków oraz kary za niedopełnienie tej powinności. Informacja o zmianie meldunku może być rozsyłana do dowolnie wybranych instytucji i placówek – wedle woli zainteresowanego obywatela i na jego zasadach.