Aktywność pracownika w mediach społecznościowych - co wolno publikować pracownikowi?

Media społecznościowe pełnią od wielu już lat bardzo istotną funkcję w codziennym życiu większości ludzi. Są wykorzystywane nie tylko w sposób bierny, jak źródło informacji i forma rozrywki, lecz także dzięki technologii, na której je oparto, pozwalają na publikowanie różnego rodzaju treści (postów, filmów, nagrań audio) przez każdego ich użytkownika. Jaka aktywność pracownika w mediach społecznościowych jest niedozwolona? Przeczytaj i dowiedz się!

Aktywność pracownika w mediach społecznościowych

Każda osoba, w tym pracownik, może zamieszczać swoje wpisy na takich platformach, jak Facebook, Twitter (X), Instagram lub YouTube, czy też na portalach o charakterze biznesowym, jak LinkedIn. Zazwyczaj ta aktywność pracownika w mediach społecznościowych należy do sfery prywatności użytkownika portalu, który sam decyduje, co (jakie dane) i kiedy chce w nim zamieścić. Jednak może ona mieć związek z relacją z aktualnym pracodawcą danej osoby i w różny sposób na tę relację oddziaływać. Informacje na portalach społecznościowych mogą też być atrakcyjne dla pracodawców poszukujących pracowników o określonych kwalifikacjach oraz dla osób poszukujących zatrudnienia – niezależnie od wykorzystywania w tym zakresie portali rekrutacyjnych, które nie mają charakteru społecznościowego w ścisłym rozumieniu.

Wykorzystanie portali społecznościowych w zarządzaniu personelem

Uważa się, że rozwój mediów elektronicznych będzie miał coraz większy wpływ na zarządzanie personelem z uwagi na zanik barier oddzielających sferę zawodową od prywatnej, możliwość monitorowania rynku pracy w poszukiwaniu kandydatów do zatrudnienia, łatwy dostęp do informacji o zakładzie pracy, pracę w zespołach wielokulturowych (często wirtualnych) czy też możliwość zatrudniania wykwalifikowanych pracowników na odległość. Do korzyści płynących ze stosowania mediów społecznościowych w obszarze zarządzania personelem zaliczyć można:

• usprawnienie komunikacji między pracownikami;

• tworzenie mobilnych miejsc pracy;

• koordynację rozproszonych zespołów projektowych;

• usprawnienie procesów dzielenia się wiedzą i wymiany doświadczeń;

• możliwość stosowania nowoczesnych narzędzi szkoleniowych;

• możliwość szybkiej reakcji na konflikty i sytuacje kryzysowe w firmie;

• możliwość budowy lub poprawy reputacji i wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy;

• dostęp online do pracowników firmy – prowadzenie z nimi dialogu;

• łatwiejszy dostęp do określonych segmentów przyszłych pracowników i obniżenie kosztów rekrutacji.

Wskazuje się jednocześnie, że nowoczesne media, w tym serwisy społecznościowe, stają się poważnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw w procesie kształtowania ich reputacji. Mogą być skutecznym narzędziem kreowania pożądanego wizerunku, ale z drugiej strony jeden negatywny wpis lub komentarz na temat zakładu pracy, szeroko rozpowszechniony, może istotnie zaszkodzić reputacji firmy (patrz D. Szwajca, M. Pandzioch, Aktywność pracowników w mediach społecznościowych a ryzyko reputacyjne przedsiębiorstwa, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, 124/2018).

Czy pracodawcy wolno przetwarzać informacje zamieszczane przez pracowników w mediach społecznościowych? 

W tym zakresie wypowiedziała się powołana na mocy art. 25 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych Grupa robocza ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych, w opinii 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy.

Według niej pracodawcy nie powinni zakładać, że tylko dlatego, iż profil społecznościowy danej osoby jest publicznie dostępny, mogą przetwarzać jej dane do własnych celów. Takie przetwarzanie wymaga podstawy prawnej. W tym kontekście pracodawca powinien – przed przejrzeniem profilu społecznościowego – rozważyć, czy profil społecznościowy osoby ubiegającej się o pracę jest powiązany z celami biznesowymi, czy prywatnymi, ponieważ może to stanowić ważne wskazanie w odniesieniu do dopuszczalności prawnej kontroli danych. Ponadto pracodawcy mogą gromadzić i przetwarzać dane osobowe osób ubiegających się o pracę w takim zakresie, w jakim gromadzenie tych danych jest konieczne i istotne dla wykonywania pracy, o którą te osoby się ubiegają.

Dane przekazane w związku z ubieganiem się o pracę powinny zwykle być niszczone po tym, gdy stanie się jasne, że oferta zatrudnienia nie zostanie przedstawiona, lub jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie jej nie zaakceptuje. Dana osoba musi również zostać właściwie poinformowana o takim przetwarzaniu, zanim weźmie udział w procesie rekrutacji.

Zwrócono uwagę, że nie istnieją żadne podstawy prawne, zgodnie z którymi pracodawca mógłby wymagać od potencjalnego pracownika przyjęcia go „do grona znajomych” lub w inny sposób udostępnienia zawartości profilu.

Odnosząc się do wykorzystania mediów społecznościowych w procesie rekrutacji, stwierdzono w opinii, że jedynie w przypadku, gdy na potrzeby zatrudnienia konieczne jest dokonanie przeglądu informacji o kandydacie znajdujących się w mediach społecznościowych, np. aby móc ocenić konkretne zagrożenia związane z kandydatami na dane stanowisko, a kandydaci zostaną odpowiednio poinformowani (np. w tekście ogłoszenia o pracę), pracodawca może mieć podstawę prawną do przeprowadzenia przeglądu publicznie dostępnych informacji o kandydatach.

Aktywność pracownika w mediach społecznościowych - co wolno publikować pracownikowi?

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej w art. 54 ust. 1 zapewnia obywatelom wolność wyrażania poglądów. Wolność ta nie jest jednak nieograniczona – w szczególności, gdy chodzi np. o krytykę pracodawcy przez pracownika. Swobodę wyrażania opinii o pracodawcy ogranicza obowiązek ochrony jego dóbr osobistych (art. 23, 24 i 43 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Ponadto pozostawanie w stosunku pracy rodzi po stronie pracownika, na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 i 6 Kodeksu pracy, obowiązek dbania o dobro zakładu pracy oraz przestrzegania zasad współżycia społecznego. Jeżeli pracownik kogoś obraża, to narusza nie tylko cześć obrażanego, lecz także zasady współżycia społecznego. W wypadku pomówienia pracodawcy czy też przełożonego narusza ponadto obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy.

Za działanie naruszające obowiązki pracownicze może być uznane np. zachowanie pracownika polegające na rozpowszechnianiu nieprawdziwych informacji o jakości świadczonych przez jego pracodawcę usług lub wytwarzanych towarów. Przekroczenie przez pracownika granic dozwolonej krytyki w stosunku do przełożonego lub organów pracodawcy z całą pewnością może zostać potraktowane jako przejaw braku lojalności, i to niezależnie od obowiązków przypisanych do zajmowanego przez pracownika stanowiska. Wspomniane zachowanie może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę bądź nawet rozwiązanie tej umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Co prawda aktywność pracownika w mediach społecznościowych nie może być pozbawiona możliwości otwartego i krytycznego wypowiadania się w sprawach dotyczących organizacji pracy czy innych aspektów funkcjonowania pracodawcy, jednak uzasadniona krytyka stosunków istniejących w zakładzie pracy powinna mieścić się w ramach porządku prawnego i cechować odpowiednią formą wypowiedzi, oraz nie może ona dezorganizować pracy i uniemożliwiać normalnego funkcjonowania zakładu pracy i realizacji jego zadań (patrz wyrok Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z 23 lutego 2022 roku, VII Pa 8/20).

Warto odnotować, że w orzecznictwie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych prezentowane jest dość rygorystycznie stanowisko, mocno ograniczające możliwość przetwarzania przez pracodawców danych zamieszczanych przez pracowników w mediach społecznościowych. Z kolei sądy często akcentują to, że pracodawcy przysługuje prawo do zapoznawania się z treściami zamieszczanymi w tych mediach w zakresie, w jakim dotyczy to oceny wywiązywania się przez pracowników z powierzonych im obowiązków, w tym z obowiązku dbania o dobro zakładu pracy.