Miesięczne dofinansowania do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami może liczyć — po spełnieniu określonych warunków — na pewne korzyści, do których z pewnością zalicza się miesięczne dofinansowania do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami. Jakie są szczegółowe warunki udzielania oraz tryb przekazywania miesięcznego dofinansowania w związku z opublikowaniem nowych przepisów wykonawczych — wyjaśniamy w artykule.

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami — podstawowe zasady

Zasady dotyczące dofinansowania wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami zostały określone w Ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej „ustawą rehabilitacyjną” z dnia 27 sierpnia 1997 roku.

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami ujęte w ewidencji Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) może liczyć na miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń tych pracowników. Dofinansowanie przysługuje również pracodawcom zatrudniającym osoby z niepełnosprawnościami, które nabyły uprawnienia w zakresie wieku emerytalnego — w okresie niezbędnym do skutecznego wypowiedzenia tym osobom umów o pracę.

Jednocześnie wypada nadmienić, że miesięczne dofinansowanie nie przysługuje pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w wysokości co najmniej 6%.

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje również:

• na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury;
• do wynagrodzeń wypłaconych po dniu złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania;
• jeżeli wynagrodzenie pracownika z niepełnosprawnością nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych;
• jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni.

Jeżeli pracodawca ma zaległości w zobowiązaniach wobec PFRON, przekraczające ogółem kwotę 100 zł, Prezes PFRON wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości przez pracodawcę, która podlega wykonaniu z dniem wydania.

W obecnym stanie prawnym pracodawca może liczyć na miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością ze środków PFRON w kwocie:

• 2400 zł — w odniesieniu do osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 1350 zł — w przypadku osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• 500 zł — w przypadku osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Jak wynika z art. 26a ust. 1b ustawy rehabilitacyjnej, wysokość zwiększenia dofinansowania wynosi: 

• 1200 zł — w przypadku osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 900 zł — w przypadku osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• 600 zł — w przypadku osób z niepełnosprawnościami zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 90% faktycznie i terminowo poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w odniesieniu do pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – 75% tych kosztów. 

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami — nowe przepisy wykonawcze

7 sierpnia 2024 roku weszły w życie nowe przepisy wykonawcze dotyczące postępowania w zakresie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. 

W przepisach rozporządzenia określono:

• szczegółowe warunki udzielania oraz tryb przekazywania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, zwanego dalej „dofinansowaniem”;
• terminy składania i wzory: miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników z niepełnosprawnościami, zwanej dalej „informacją”, wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc, zwanego dalej „wnioskiem”, oraz wykazu dokumentów załączanych do wniosku;
• wymogi, jakie muszą spełniać pracodawcy, przekazując dokumenty w formie elektronicznej przez teletransmisję danych.

W rozporządzeniu zawarto istotne zastrzeżenie stanowiące, że dofinansowania stanowiącego pomoc publiczną udziela się zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 roku uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu w zakresie dotyczącym pomocy w formie subsydiowania wynagrodzeń na zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych.

W rozporządzeniu określono także wzory następujących dokumentów:

• informacji, o symbolu INF-D-P (Miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych) – załącznik nr 1 do rozporządzenia;
• wniosku, o symbolu Wn-D (Wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych) – załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Do wskazania części lub całości treści wymienionych w załącznikach do rozporządzenia wnioskodawca może dodatkowo stosować fotokody, w tym kody QR, umieszczone powyżej górnej krawędzi bloku informacyjnego formularza lub na odwrocie formularza, oznaczenia lub etykiety ułatwiające identyfikację dokumentu, w tym etykiety dźwiękowe i etykiety pisane alfabetem Braille`a, których zastosowanie nie wyłącza uznania informacji o symbolu INF-D-P ani wniosku o symbolu Wn-D za zgodne ze wzorami określonymi w załącznikach do rozporządzenia.

Złożenie wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia pracodawca składa wniosek wraz z informacją w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

Pracodawca przesyła do PFRON wraz z pierwszym wnioskiem:

1. kopie aktualnych dokumentów potwierdzających:

• pełną nazwę pracodawcy, a także jej skrót, o ile go ma, oraz
• REGON i NIP, o ile ich nadanie wynika z przepisów prawa;

2. upoważnienie osoby przesyłającej dokumenty do występowania w imieniu pracodawcy, jeżeli pracodawca nie przesyła dokumentów osobiście.

Przykład 1.

Pracodawca zatrudnia osoby z niepełnosprawnościami i spełnia warunki ustawowe do uzyskania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń wskazanych pracowników. Wraz z pierwszym wnioskiem o dofinansowanie, składanym po ustanowieniu osoby odpowiedzialnej za kontakty z PFRON, pracodawca przesyła do Funduszu zgłoszenie zawierające imię i nazwisko tej osoby, a także jej numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej, o ile z nich korzysta.

Termin przewidziany na złożenie wniosku z informacją przywraca się na prośbę pracodawcy, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.

Pracodawca zamierzający składać w formie elektronicznej wniosek lub informację otrzymuje od PFRON identyfikator oraz hasło dostępu do programu informatycznego udostępnionego przez Fundusz w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku w formie dokumentu pisemnego.

Pracodawca przekazujący odpowiednio wnioski lub informacje w formie elektronicznej opatruje te dokumenty:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o którym mowa w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE, albo

• uwierzytelnia je certyfikatem dostarczonym przez PFRON.

Urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu w formie elektronicznej przesłanego za pomocą teletransmisji danych następuje zgodnie z przepisami dotyczącymi sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.

Przykład 2.

Pracodawca zamierzający składać w formie elektronicznej wniosek lub informację rejestruje w programie informatycznym certyfikat oraz niezwłocznie informuje PFRON o rezygnacji ze składania dokumentów w formie elektronicznej oraz o utracie lub podejrzeniu ujawnienia danych służących do składania podpisu elektronicznego.

Czynności podejmowane przez PFRON po otrzymaniu informacji i wniosku 

Po otrzymaniu informacji i wniosku PFRON:

• sprawdza je pod względem rachunkowym i formalnym oraz, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, informuje pracodawcę o uznaniu wniosku za kompletny i prawidłowo wypełniony albo informuje pracodawcę o stwierdzonych nieprawidłowościach dotyczących wniosku i wzywa do ich usunięcia wraz z pouczeniem o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania w przypadku ich nieusunięcia;
• ustala, czy pracodawca ma zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu w wysokości przekraczającej ogółem kwotę 100 zł;
• ustala kwotę przysługującego dofinansowania;
• przekazuje ustaloną kwotę przysługującego dofinansowania na rachunek bankowy pracodawcy;
• informuje pracodawcę pisemnie o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego pomoc ta jest udzielana.

Realizując powyższe czynności, PFRON nie bierze pod uwagę zastosowanych fotokodów, oznaczeń lub etykiet ułatwiających identyfikację dokumentów złożonych przez wnioskodawcę w związku z wnioskowaniem o dofinansowanie.

Okres przechowywania dokumentacji oraz termin przewidziany na udzielanie dofinansowania 

Stosownie do brzmienia § 7 rozporządzenia wnioskodawca korzystający z dofinansowania przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Ponadto dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną jest udzielane do 30 czerwca 2027 roku.

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami — podsumowanie

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami ujęte w ewidencji PFRON może liczyć na miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń tych pracowników, jeżeli spełnia warunki określone w przepisach ustawy rehabilitacyjnej. Szczegółowe warunki udzielania oraz tryb przekazywania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami określają nowe przepisy wykonawcze. Pracodawca ubiegający się o wspomniane dofinansowanie składa wniosek wraz z wymaganą informacją w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą, przy czym złożenie powyższych dokumentów może nastąpić także w formie elektronicznej.