Poradnik Pracownika

Na czym polega zatarcie kary porządkowej udzielonej pracownikowi?

Instytucja odpowiedzialności porządkowej pracowników stanowi narzędzie realizacji uprawnień kierowniczych pracodawcy – pozwala reagować na niewykonywanie albo nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych poprzez stosowanie kar, które z jednej strony pełnią funkcję represyjną, a z drugiej – prewencyjną: służą zapobieżeniu podobnym przekroczeniom w przyszłości.

Odpowiedzialność porządkowa pracowników

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

  • karę upomnienia;
  • karę nagany.

Ponadto za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną (art. 108 §§ 1–2 Kodeksu pracy).

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń ewentualnych należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Sprzeciw pracownika

Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub jej uchylenia przez sąd pracy pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary (art. 112 Kodeksu pracy).

Zatarcie kary porządkowej

Instytucja zatarcia kary rodzi obowiązek traktowania ukaranego pracownika, od chwili nastąpienia zatarcia, jak osoby, która nie była ukarana. Innymi słowy, sam fakt ukarania nie może stanowić przyczyny odmiennego (gorszego) traktowania pracownika, którego ukaranie uległo zatarciu, w porównaniu z innymi pracownikami (np. w zakresie ustalania warunków wynagradzania). Nie oznacza to jednak, iż pracodawca, oceniając pracownika, nie może brać pod uwagę okoliczności, które przyczyniły się do jego ukarania, choćby ukaranie to uległo zatarciu.

Przykład 1.

Pracownik został ukarany naganą 27 lipca 2020 roku. Kara uległa zatarciu. Pracodawca, po zatarciu ukarania pracownika, dokonuje oceny jego pracy i stwierdza, że pracownik nie zaprzestał naruszania organizacji i porządku w procesie pracy. Realizując wspomnianą ocenę, pracodawca nie może kierować się samym faktem ukarania pracownika (karę musi potraktować jako niebyłą). Może natomiast wziąć pod uwagę zachowania pracownika, które spowodowały jego ukaranie.

Uchwała Pełnego Składu Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Najwyższego z 27 czerwca 1985 roku, III PZP 10/85

Uznanie kary porządkowej za niebyłą (art. 113 KP) powoduje jedynie niemożliwość powoływania się na fakt ukarania pracownika, co niweczy skutki związane z tym faktem. Natomiast nie wyklucza to możliwości powoływania się na okoliczności stanowiące podstawę wymierzenia kary dla wykazania, że mimo wychowawczego oddziaływania pracownik nie zmienił swego stosunku do przyjętych na siebie obowiązków pracowniczych i dlatego jego późniejsze zachowanie oceniane w dłuższym okresie jest na tyle naganne, że uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę.

Do zatarcia kary porządkowej dochodzi w trzech przypadkach:

  • z upływem roku nienagannej pracy,
  • w wyniku decyzji pracodawcy,
  • w wyniku uwzględnienia sprzeciwu od ukarania wniesionego przez pracownika.

Upływ czasu

Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.

Przez nienaganną pracę należy rozumieć takie jej wykonywanie, które nie daje podstaw do zastosowania odpowiedzialności porządkowej. Nienaganność w rozumieniu art. 113 Kodeksu pracy nie odnosi się natomiast do kar nakładanych na pracowników w innych trybach, np. przez Państwową Inspekcję Pracy lub organy kontroli skarbowej. Powyższe oznacza, że jeśli pracownik zostanie ukarany w trakcie roku od nałożenia kary porządkowej ponownie karą porządkową, zatarcie ukarania odsuwa się w czasie – od ostatniego ukarania musi upłynąć rok nienagannej pracy.

Przykład 2.

2 października 2018 roku pracodawca ukarał pracownika karą upomnienia. Pracownik został ponownie ukarany naganą 24 kwietnia 2019 roku. Po tym dniu pracownik nie był już karany. W tych okolicznościach obie kary zastosowane wobec pracownika zostały uznane za niebyłe 24 kwietnia 2020 roku, czyli po upływie roku od ostatniego ukarania.

Decyzja pracodawcy

Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Decyzja w tym zakresie należy w pełni do pracodawcy, a pracownikowi nie przysługuje żaden środek prawny (roszczenie) pozwalający na pracodawcy taką decyzję wymusić.

Przykład 3.

Pracownika ukarano karą pieniężną 17 sierpnia 2021 roku. Po tym dniu pracownik wykazał się kilkoma sukcesami w swojej pracy, które korzystnie wpłynęły na wyniki ekonomiczne firmy. W związku z tym pracodawca, uznając wspomniane zasługi pracownika, postanowił o uznaniu kary za niebyłą 3 grudnia 2021 roku, czyli przed upływem roku nienagannej pracy pracownika (przed 17 sierpnia 2022 roku). Ponadto pracodawca przyznał pracownikowi nagrodę pieniężną.

Uwzględnienie sprzeciwu pracownika

Karę uznaje się za niebyłą również w razie uwzględnienia sprzeciwu od ukarania przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary. Co istotne, w tych okolicznościach – w odróżnieniu od przypadków opisanych wyżej – w ogóle nie dochodzi do nałożenia kary porządkowej, gdyż pracodawca albo sąd pracy decydują o jej uchyleniu (anulowaniu).

Usunięcie zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych

Przepis art. 113 § 1 Kodeksu pracy wymaga, aby z chwilą zatarcia ukarania odpis zawiadomienia o ukaraniu usunąć z akt osobowych pracownika.

Zgodnie z § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary porządkowej po upływie określonego czasu, przechowuje się w specjalnie wyodrębnionej dla tego celu części D akt osobowych pracownika. W myśl § 4 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Zatem po upływie okresu zatarcia danej kary pracodawca usuwa część (np. D1) dokumentacji wyodrębnioną dla tej kary oraz spis dotyczący jej dokumentacji, a przenumerowaniu podlega numeracja ewentualnej kolejnej części (np. D2), dotyczącej kolejnej kary (kolejnych kar), jeśli takie zastosowano.

Zatarcie kary porządkowej jest swoistym puszczeniem jej w niepamięć i daje pracownikowi okazję otwarcia nowego etapu na drodze zawodowej.