Poradnik Pracownika

Odszkodowanie za niewydanie pracownikowi świadectwa pracy

Świadectwo pracy należy do najważniejszych dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika. Dlatego przepisy Kodeksu pracy dają pracownikowi szereg instrumentów prawnych służących wyegzekwowaniu od pracodawcy poprawnie sporządzonego zaświadczenia. Czy przysługuje odszkodowanie za niewydanie pracownikowi świadectwa pracy?

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem przekazywanym pracownikowi w związku z zakończeniem stosunku pracy, w którym podaje się informacje dotyczące:

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy;
  • zajmowanych stanowisk;
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy;
  • ewentualnego zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
  • na żądanie pracownika – wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji;
  • oraz inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Szczegółową treść świadectwa pracy, wraz z jego wzorem, określono Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862).

Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Gdańsku – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z 13 lutego 2013 roku, III AUa 1525/12, świadectwo pracy jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 § 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego, gdyż podmiot wydający to świadectwo nie jest organem państwowym ani organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej. Tylko dokumenty wystawione przez te organy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Natomiast świadectwo pracy w postępowaniu sądowym traktować należy jako dokument prywatny w rozumieniu art. 245 kpc, który stanowi dowód, że osoba, która je podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Tym samym treść świadectwa pracy podlega weryfikacji zarówno w toku postępowania administracyjnego przed organem rentowym, jak i w toku postępowania sądowego przed sądami ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od tego czasu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki można składać w każdym czasie i dotyczy on wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Przykład 1.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy w ramach trzech umów o pracę na czas określony: od 1 lutego do 30 kwietnia 2020 roku, od 1 maja do 31 lipca 2020 roku i od 1 sierpnia do 31 października 2020 roku. 1 listopada 2020 roku strony zawarły umowę o pracę na czas nieokreślony, która nadal trwa. W związku z rozwiązaniem trzeciej umowy o pracę pracodawca wydał pracownikowi świadectwo pracy dotyczące okresów wszystkich trzech umów na czas określony, tj. od 1 lutego do 31 października 2020 roku. Nastąpiło to na wniosek pracownika, gdyż w opisanych okolicznościach pracodawca nie był zobowiązany wydać świadectwa pracy za żaden ze wspomnianych okresów zatrudnienia z uwagi na to, że między zakończeniem każdej z umów o pracę na czas określony a nawiązaniem kolejnego stosunku pracy nie upłynęło więcej niż 7 dni (nowe umowy były zawierane następnego dnia po zakończeniu poprzedniej).

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie wnosi się do sądu pracy.

Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy?

W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego przekazania. Jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Z żądaniami zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy oraz ustalenia uprawnienia do jego otrzymania można wystąpić w każdym czasie, jednak przed upływem terminu przedawnienia wynoszącego 3 lata liczonego od dnia, w którym pracownik powinien był otrzymać świadectwo pracy, tj. od dnia ustania stosunku pracy.

Odszkodowanie za niewydanie pracownikowi świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do jego zmiany (art. 99 Kodeksu pracy).

Odszkodowanie przysługuje pracownikowi za doznaną przez niego szkodę w postaci niemożności podjęcia nowego zatrudnienia, a także – zdaniem niektórych komentatorów – niemożliwości korzystania ze świadczeń określonych w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1100 ze zm.), w szczególności z zasiłku dla bezrobotnych.

Przykład 2.

Pracodawca nie wydał pracownikowi świadectwa pracy, w wyniku czego nie mógł zarejestrować się w urzędzie pracy i otrzymywać zasiłku dla bezrobotnych przez 2 miesiące. W związku z tym pracownikowi przysługuje od pracodawcy odszkodowanie, jednak nie za całe 2 miesiące pozostawania bez pracy, lecz za 6 tygodni (maksymalny okres ustalony w art. 99 Kodeksu pracy).

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 10 listopada 1978 roku, I PRN 107/78 Odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł uzyskać z tego powodu nowej pracy pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, co sam powinien udowodnić.

Odszkodowanie przysługujące pracownikowi w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy oblicza się na zasadach obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Okres przedawnienia roszczenia o odszkodowanie wynosi 3 lata, licząc od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Na zakończenie warto wskazać, że w przypadku doznania przez pracownika szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy innej niż utrata zarobków w związku z pozostawaniem bez pracy (art. 99 Kodeksu pracy) pracownik może również dochodzić jej naprawienia, lecz na innej podstawie prawnej – art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Strzałka