Czy wyjście prywatne w godzinach pracy można odpracować wcześniej?

Niektóre sprawy związane z życiem prywatnym pracownika wymagają załatwiania ich w godzinach, które pokrywają się z jego czasem pracy. W takich przypadkach pracownik może korzystać ze zwolnienia od pracy, w celu załatwienia spraw osobistych. Jest to rozwiązanie, z którego pracownicy często wolą korzystać zamiast brania urlopu wypoczynkowego. Wspomniane zwolnienie od pracy jest niejednokrotnie dogodnym rozwiązaniem, wymaga jednak odpracowania. Czy można odrobić wyjście prywatne w godzinach pracy?

Załatwianie spraw osobistych a czas pracy

O czasie przeznaczonym na załatwienie spraw osobistych Kodeks pracy wspomina w dwóch miejscach – w art. 141 i art. 151 § 2¹.

Zgodnie z art. 141 kp pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Wspomnianą przerwę w pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Taka przerwa nie wymaga odpracowania, gdyż za jej czas pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.

Z kolei w art. 151 § 2¹ kp przewidziano możliwość udzielenia pracownikowi, na jego pisemny wniosek, zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, z możliwością odpracowania czasu tego zwolnienia (tzw. wyjście prywatne). Wspomniane odpracowanie, zgodnie z przywołanym przepisem:

• nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych;
• nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 kp (11-godzinny odpoczynek dobowy i 35-godzinny, ewentualnie 24-godzinny odpoczynek raz na tydzień).

Przykład 1.

Pracownik wykonuje pracę w systemie podstawowego czasu pracy – przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin w każdej dobie (od 8.00 do 16.00). 23 sierpnia pracownik przekazał pracodawcy swój pisemny wniosek o zwolnienie go od pracy w tym dniu, w celu załatwienia spraw osobistych, w godzinach od 14.00 do 16.00. Strony stosunku pracy uzgodniły, że to wyjście prywatne zostanie odpracowane w dniu następnym, 24 sierpnia, w godzinach od 16.00 do 18.00. W następstwie tego uzgodnienia pracownik wykonywał w dniu 24 sierpnia pracę w sumie przez 10 godzin (8 godzin, zgodnie z rozkładem czasu pracy, oraz 2 godziny odpracowania), jednak nie oznacza to, że pracował w tym dniu w godzinach nadliczbowych, gdyż czasu odpracowania wyjścia prywatnego nie uznaje się za czas pracy w godzinach nadliczbowych.  

Przykład 2.

Wskutek kilku wyjść prywatnych, pracownik zatrudniony w systemie podstawowego czasu pracy ma do odpracowania 6 godzin. Pracownik zaproponował pracodawcy, że ten czas odpracuje w 1 dniu, po zakończeniu pracy w godzinach wynikających z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Oznacza to, że pracownik miałby przez 8 godzin wykonywać pracę rozkładową (od 8.00 do 16.00), a następnie odpracowywałby wyjścia prywatne przez 6 godzin (od 16.00 do 22.00). W sumie pracownik musiałby przepracować w jednej dobie 14 godzin, a zatem jego nieprzerwany wypoczynek w tej dobie wyniósłby 10 godzin (24 godziny – 14 godzin pracy = 10 godzin wypoczynku), czyli byłby o 1 godzinę krótszy od minimalnego czasu wypoczynku dobowego, wynoszącego, zgodnie z art. 132 § 1 kp, 11 godzin. W związku z tym pracodawca nie wyraził zgody na taką propozycję pracownika i strony stosunku pracy uzgodniły, że pracownik odpracuje 5 godzin wyjścia prywatnego, w 1 dniu, a 1 godzinę – w dniu następnym.

Kiedy należy odpracować wyjście prywatne w godzinach pracy?

Chociaż kp nie określa terminu, w jakim trzeba odpracować zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, to ze względów praktycznych należałoby przyjąć, że pracownik powinien odpracować wyjście prywatne przed zakończeniem okresu rozliczeniowego czasu pracy, w którym to wyjście miało miejsce, a jeżeli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc – pracownik powinien dokonać tego nie później niż w tym samym miesiącu, w którym korzystał ze wspomnianego zwolnienia od pracy. W przeciwnym razie za nieodpracowany czas wyjścia prywatnego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia, gdyż – jak stanowi art. 80 kp – wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Oznacza to, że wynagrodzenie za dany miesiąc będzie pomniejszone o kwotę odpowiadającą czasowi wyjścia prywatnego. Dopiero po odpracowaniu tego wyjścia w następnym lub którymś z kolejnych miesięcy będzie można brakującą kwotę wynagrodzenia wypłacić.

Odpracowanie wyjścia prywatnego z wyprzedzeniem

Jak wspomniano wyżej, kp nie określa terminu odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi w celu załatwienia spraw osobistych – w szczególności nie wskazuje, czy odpracowanie musi nastąpić po skorzystaniu z omawianego zwolnienia, czy też możliwe jest dokonanie tego jeszcze przed dniem, w którym ma miejsce wyjście prywatne.

Na gruncie obowiązujących przepisów dopuszczalne są obie możliwości. Konieczne jest jednak zadbanie przez pracodawcę, aby jednoznacznie i jasno ustalić, że czas wykonywania pracy w danym dniu, ponad wymiar wynikający z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, ma charakter odpracowania wyjścia prywatnego, które miało miejsce albo jest zaplanowane na konkretny dzień, w konkretnym wymiarze czasu. Takie ustalenie powinno być jasne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dla zapewnienia należytego udokumentowania takiego ustalenia trzeba dokonać go z zachowaniem formy pisemnej, np. dokonując stosownych wpisów w wykorzystywanej w wielu firmach „książce wyjść prywatnych”.

Bez dochowania należytej staranności w tym zakresie, wykonywanie pracy „po godzinach” może zostać uznane nie za odpracowanie wyjścia prywatnego, lecz za pracę w godzinach nadliczbowych, którą – zgodnie z art. 151 § 1 pkt 1 kp – jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

W odróżnieniu od odpracowania wyjścia prywatnego, za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości:

• 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy), w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
• 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony wyżej.

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, zamiast wypłacenia dodatku do wynagrodzenia, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy, a jeżeli udzielenie czasu wolnego następuje bez wniosku pracownika – w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (art. 151¹ § 1 pkt 1, art. 151² kp).

W przypadku gdy odpracowanie zwolnienia od pracy, udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych, następuje przed dniem tego zwolnienia, należy dążyć do tego, aby rozliczenie czasu pracy w tym zakresie nastąpiło najlepiej w ramach tego samego miesiąca, a najpóźniej – w ramach jednego okresu rozliczeniowego. Chociaż intencją stron stosunku pracy jest zbilansowanie czasu pracy, polegające na pokryciu czasu wyjścia prywatnego czasem jego odpracowania, to w praktyce mogą zachodzić przypadki, w których z różnych powodów do takiego zbilansowania nie dochodzi – szczególnie wtedy, gdy pracownik z tym zwleka lub z przyczyn od siebie niezależnych nie odpracowuje udzielonego mu wcześniej zwolnienia od pracy. W przypadku gdy pracownik najpierw odpracowuje wyjście prywatne, a dopiero później ma skorzystać ze zwolnienia od pracy, ryzyko braku zbilansowania czasu pracy jest mniejsze, gdyż wtedy pracodawca wie, na kiedy (dzień, godziny) zostało zaplanowane wyjście prywatne i może zadbać o to, aby na ten czas udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy, nawet gdy sam pracownik nie przejawia już zainteresowania skorzystaniem z tego zwolnienia.

Mając powyższe na względzie, należy stwierdzić, że unormowania kp dotyczące wyjść prywatnych dopuszczają możliwość odpracowywania ich z wyprzedzeniem. Istotne znaczenie ma przy tym odpowiednie udokumentowanie wspomnianych wyjść i ich odpracowania, dla celów prawidłowego rozliczania czasu pracy.