Zmiana grafiku pracy pracownika – kiedy pracownik powinien otrzymać informację?

Zmiana grafiku pracy jest kluczowym aspektem zarządzania czasem pracy w firmach. Aby uniknąć chaosu i zapewnić płynność operacyjną, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą znać obowiązujące przepisy i praktyki dotyczące wprowadzania takich zmian.

Podstawy prawne

Zasady informowania pracowników o harmonogramie czasu pracy regulowane są przez przepisy Kodeksu pracy (kp). O tym, w jaki sposób i w jakim terminie należy udostępnić pracownikom harmonogram czasu pracy, mówi art. 129 § 3 kodeksu pracy.

Jak widać, przepisy określają zasady informowania pracowników o planowanym rozkładzie czasu pracy. Ani art. 129 kp, ani żadne inne regulacje nie wskazują jednak zasad informowania pracowników o zmianie obowiązującego harmonogramu. 

W przypadku nagłych zmian harmonogramów dotrzymanie tygodniowego terminu przekazania informacji pracownikowi określonego w art. 129 § 3 kp może być trudne. Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 roku w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników ten tygodniowy termin dotyczy jedynie wprowadzenia nowego harmonogramu, a nie jego późniejszych zmian.

Przepisy prawa pracy nie określają konkretnie, z jakim wyprzedzeniem pracodawca powinien informować o zmianach w harmonogramie. Kwestia ta może być uregulowana w wewnętrznych przepisach firmy, takich jak regulamin pracy. Jeśli takich regulacji brakuje, pracodawca powinien ustalić odpowiedni termin informowania o zmianach, zapewniający, że informacja dotrze do wszystkich pracowników i będą mieli oni czas się z nią zapoznać.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien określić w wewnętrznych przepisach zarówno przypadki uzasadniające zmianę harmonogramu, jak i termin, w jakim pracownicy powinni być o niej poinformowani. 

Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje: „Doktryna przyjmuje, że może to nastąpić najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej, po której ma nastąpić zmiana rozkładu”.

Czy jednak pracodawca ma prawo zmieniać grafik pracownika w każdym przypadku?

Wyjątki od zasady tygodniowego wyprzedzenia

Pracodawca nie może zmieniać rozkładu czasu pracy pracownika w każdym wypadku bez wyraźnej przyczyny. 

Istnieją jednak sytuacje, w których zmiana grafiku pracy może być wprowadzona z krótszym wyprzedzeniem niż tydzień. Dotyczy to przypadków określonych w regulaminie zakładu pracy lub w sytuacjach wyjątkowych. Z kolei sytuacja wyjątkowa to taka, której nie można było przewidzieć w momencie układania harmonogramu czasu pracy na dany okres. Może to być na przykład:

• choroba innego pracownika,
• zgłoszenie urlopu na żądanie lub urlopu okolicznościowego przez innego pracownika,
• rozwiązanie umowy z innym pracownikiem w trybie natychmiastowym.

W takich przypadkach zmiana harmonogramu może być dokonana nawet z jednodniowym wyprzedzeniem.

Przykład 1.

Pan Marek pracuje w równoważnym systemie czasu pracy w zakładzie produkcyjnym. W danym tygodniu pracuje na pierwszą zmianę w godzinach 6.00–14.00. Po powrocie do domu otrzymał telefon od pracodawcy, aby następnego dnia również przyszedł do pracy, mimo że ten dzień był zaplanowany jako wolny. Przyczyną takiej sytuacji było to, że nazajutrz była zaplanowana duża dostawa materiału, która musiała być rozładowana. 

W takiej sytuacji pracownik, mógł się zgodzić i otrzymać wynagrodzenie wynikające z przekroczenia norm czasu pracy nadgodziny. Mógł jednak także odmówić, ponieważ dostawa była zaplanowana, w związku z czym powinna być uwzględniona podczas układania harmonogramu czasu pracy i nie była to sytuacja nagła.

W powyższym przykładzie wymagana jest zgoda pracownika na zmianę rozkładu czasu pracy.

Przykład 2.

Pani Katarzyna, która pracuje w sklepie, podczas opuszczania swojej zmiany otrzymała od kierownika informację o konieczności przyjścia do pracy kolejnego dnia, ponieważ inna kasjerka została przyłapana na kradzieży i rozwiązano z nią umowę w trybie natychmiastowym. Kierownik wskazał, że dzień wolny pani Katarzyna odbierze w innym terminie. 

Powyższa sytuacja była nagła i nieprzewidziana, w związku z czym kierownik sklepu miał prawo zmienić grafik pracownika z dnia na dzień.

W sytuacji opisanej w przykładzie 2. nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Jakie informacje należy zawrzeć w regulacjach wewnątrzzakładowych?

Jak wskazało w swym stanowisku ministerstwo pracy, zasady dotyczące zmiany czasu pracy powinny być określone w przepisach wewnętrznych lub w przypadku braku regulaminu pracy w umowie o pracę zawartej z pracownikiem. 

Dobrze, aby regulacje te określały następujące informacje:

• z jakim wyprzedzeniem należy poinformować pracownika o zmianie godzin pracy;
• jak należy poinformować pracownika o zmianie godzin pracy (np. telefonicznie, SMS-em czy poprzez system informatyczny, jeśli taki obowiązuje w zakładzie pracy);
• kto może zmienić godziny pracy (kierownik zmiany, dyrektor czy tylko sam pracodawca).

Prawidłowo i jasno określone zasady dotyczące możliwości zmiany czasu pracy są korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. 

Korzyści z prawidłowych regulacji wewnątrzzakładowych to:

1. równe zasady dla wszystkich pracowników;
2. znajomość swoich praw i obowiązków po obu stronach stosunku pracy;
3. ochrona pracodawcy przed zarzutami o nieprzestrzeganie prawa pracy;
4. brak zaskoczenia wśród pracowników – większa akceptacja na zmiany;
5. zmniejszenie sytuacji konfliktowych.

Praktyki informowania pracowników

Pracodawcy powinni poinformować pracowników o zmianach w harmonogramie pracy w sposób formalny, najczęściej pisemnie lub elektronicznie. Można to zrobić za pomocą:

1. e-maila lub systemów HR – w większych firmach stosowane są systemy HR, które automatycznie wysyłają powiadomienia do pracowników;
2. tablic ogłoszeń – w mniejszych firmach informacje o zmianach mogą być wywieszane na tablicach ogłoszeń w miejscach pracy;
3. bezpośredniej komunikacji – bezpośrednie poinformowanie pracownika o zmianach, co może być szczególnie przydatne w przypadku, gdy są nagłe​.

Aby zmiany w harmonogramie były efektywnie wprowadzane i respektowane przez pracowników, warto przestrzegać kilku zasad:

• komunikować w sposób przejrzysty – wyjaśniać powody wprowadzenia zmian;
• dostosować się do potrzeb pracowników – uwzględniać prośby pracowników dotyczące godzin pracy;
• informować w dostępny sposób – harmonogramy powinny być przedstawiane w sposób zrozumiały i łatwo dostępny dla wszystkich pracowników;
• zapewnić wsparcie – pomagać pracownikom w dostosowaniu się do nowych grafików, szczególnie jeśli zmiany są częste lub nagłe​.

W przypadku dużych zmian – wypowiedzenie zmieniające

W niektórych przypadkach, gdy zmiana grafiku pracy wiąże się ze znaczącą zmianą warunków pracy, konieczne może być zastosowanie tzw. wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 kp). Oznacza to, że pracownik musi wyrazić zgodę na nowe warunki pracy, a jeśli tego nie zrobi, może dojść do rozwiązania umowy o pracę​​. Przykładami takich znaczących zmian są:

• praca zmianowa – jeśli pracownik do tej pory był zatrudniony na jedną zmianę;
• zmiana na inny system czasu pracy;
• dołożenie pracy na zmianie nocnej;
• praca w weekendy, jeśli do tej pory pracownik pracował od poniedziałku do piątku;
• praca na dyżurach.

Zmiana grafiku pracy pracownika - podsumowanie

Zmiana grafiku pracy musi być przeprowadzana zgodnie z przepisami prawa pracy i wewnętrznymi regulacjami zakładu pracy. Kluczowe jest informowanie pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem oraz zapewnienie jasności i wsparcia w procesie zmian. Przestrzeganie tych zasad pozwala na uniknięcie nieporozumień i utrzymanie harmonii w miejscu pracy.