Choroba pracownika w delegacji - co warto wiedzieć?

W dzisiejszych czasach mobilność pracowników i ich gotowość do odbywania podróży służbowych jest jedną z najważniejszych przewag konkurencyjnych. Spotkania z kontrahentami, zawieranie kontraktów, negocjowanie współpracy, nie wspominając już o wyjazdowym charakterze pracy, np. w firmach szkoleniowych i wielu innych. Z tego też powodu należy doskonale znać zasady prawidłowego rozliczania podróży służbowej. Co jednak w przypadku, kiedy wystąpi choroba pracownika w delegacji? Jakie obowiązki ma pracodawca, a o czym powinien wiedzieć pracownik? Wyjaśniamy poniżej.

Obowiązki pracodawcy i pracownika w przypadku choroby w delegacji

Choroba pracownika w delegacji nie jest sytuacją wyjątkową, a ryzyko jej wystąpienia jest takie samo, jak w sytuacji, kiedy pracownik wykonuje pracę w miejscu zatrudnienia. Jeśli jednak już dojdzie do takiej sytuacji zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą dopełnić swoich obowiązków.

Pracodawca, który decyduje się na wysłanie pracownika w podróż służbową, ma określone obowiązki. Zapewnienie bezpiecznej podróży to priorytet pracodawcy. W tym celu powinien on:

• Dobierać środki transportu i usługi hotelarskie zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. Oznacza to wybór przewoźników i obiektów noclegowych, które dbają o bezpieczeństwo i komfort swoich klientów.
• Pokryć koszty podróży. Pracownikowi należy zwrócić m.in. koszty biletu, noclegu, wyżywienia, opłat parkingowych oraz innych wydatków związanych z wyjazdem.
• Poinformować pracownika o celu i szczegółach podróży. Obejmuje to m.in. wyznaczenie terminu wyjazdu i powrotu, plan trasy, miejsce zakwaterowania oraz osoby kontaktowe w razie potrzeby.
• Wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za organizację wyjazdu. Do ich obowiązków należy m.in. pomoc w rezerwacji biletów i noclegu, przygotowanie niezbędnych dokumentów oraz udzielanie informacji na temat podróży.
• Upewnić się, że pracownik ma odpowiednie dokumenty podróży. Może to obejmować paszport, wizę, ubezpieczenie podróżne oraz inne dokumenty wymagane w danym kraju.
• Rozważyć wykupienie ubezpieczenia podróżnego dla pracownika. Zapewnia ono ochronę w razie nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak choroba, wypadek czy utrata bagażu.

Nie wszyscy pracodawcy przestrzegają powyższych wskazówek. Choroba pracownika w delegacji może wywołać sporo problemów. Przestrzeganie powyższych zasad może w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko jej wystąpienia. 

Obowiązki pracodawcy w przypadku choroby pracownika w delegacji

Występująca choroba pracownika w delegacji wymusza na pracodawcy konkretne zachowania i dopełnienie określonych formalności. Co ważne, w pierwszej kolejności powinien on sięgnąć do przepisów wewnątrzzakładowych, które regulują obowiązki pracodawcy i pracownika w takich sytuacjach. Jeśli jednak w danej organizacji takie regulacje nie zostały określone, należy sięgnąć do przepisów określonych przez Kodeks pracy.

Poniżej przedstawiamy ogólne zasady dotyczące obowiązków pracodawcy gdy występuje choroba pracownika w delegacji

1. Zapewnienie pomocy pracownikowi – pracodawca powinien zapewnić pracownikowi niezbędną pomoc medyczną. Może to oznaczać:

• skierowanie pracownika do lokalnego lekarza,
• zorganizowanie transportu do szpitala,
• pokrycie kosztów leczenia i innych poniesionych w związku z chorobą kosztów.

2. Kontakt z pracownikiem – pracodawca powinien utrzymywać regularny kontakt z pracownikiem, aby monitorować jego stan zdrowia i ustalać dalsze kroki.

3. Decyzja co do dalszego przebiegu delegacji – w zależności od stanu zdrowia pracownika i jego zaleceń lekarskich pracodawca w porozumieniu z pracownikiem powinien podjąć decyzję co do dalszego przebiegu delegacji. Możliwościami są:

• kontynuowanie delegacji po wyzdrowieniu pracownika,
• przedwczesny powrót pracownika do Polski,
• zmiana programu delegacji.

4. Zapewnienie transportu – w przypadku przedwczesnego powrotu pracownika do Polski, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu transport powrotny. 

5. Pokrycie kosztów – pracodawca ma obowiązek pokryć koszty:

• leczenia i innych poniesionych w związku z chorobą kosztów,
• transportu powrotnego do Polski,
• noclegów i wyżywienia w przypadku przedwczesnego powrotu,
• zmiany programu delegacji (np. nowe bilety lotnicze).

Choroba pracownika w delegacji wiąże się z konkretnymi obowiązkami pracodawcy. Musi on pamiętać także o dopełnieniu formalności związanych z wypłatą świadczeń z ZUS-u. Dotyczy to m.in. wypełnienia i przesłania formularza Z-3 do ZUS-u, co jest konieczne do wypłaty zasiłku chorobowego. Pracodawca musi również przekazać zwolnienie lekarskie do ZUS-u, co w przypadku e-ZLA jest realizowane automatycznie przez system.

Choroba pracownika w delegacji sprawia, że pracodawca ma prawo do otrzymania od niego dokumentacji medycznej potwierdzającej chorobę oraz żądania zwrotu kosztów poniesionych w związku z chorobą, jeżeli pracownik nie zastosował się do obowiązków wynikających z regulaminu delegacji lub nie poinformował o chorobie w odpowiednim terminie.

Obowiązki pracownika w przypadku choroby w delegacji

Choroba pracownika w delegacji nakłada na niego określone obowiązki, których należy przestrzegać, aby ułatwić firmie rozliczenie kosztów i zapewnić dalszy przebieg delegacji. Podobnie jak w przypadku pracodawcy, w sytuacji wystąpienia choroby w delegacji w pierwszej kolejności trzeba sięgnąć do przepisów wewnątrzzakładowych, a w razie wątpliwości skontaktować się z przełożonym lub działem kadr. Poniżej przedstawiamy przykładowy proces działania w razie wystąpienia choroby w delegacji:

1. Poinformowanie przełożonego:

• Pierwszym krokiem jest jak najszybsze poinformowanie przełożonego o zaistniałej sytuacji. Można to zrobić telefonicznie, za pomocą wiadomości e-mail lub SMS-a.
• Ważne jest, aby podać informację o:
• Miejscu pobytu
• Stanie zdrowia
• Oczekiwanym czasie powrotu do pracy
• Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail)

2. Dokumentacja choroby:

• Pracownik powinien zadbać o uzyskanie stosownej dokumentacji medycznej potwierdzającej chorobę. Może to być zaświadczenie lekarskie wystawione przez lokalnego lekarza lub karta informacyjna z pobytu w szpitalu.
• Należy zachować rachunki za leki i inne poniesione w związku z chorobą koszty.

3. Powrót do Polski:

• W zależności od stanu zdrowia i zaleceń lekarskich pracownik powinien podjąć decyzję o kontynuowaniu delegacji lub powrocie do Polski.
• Jeżeli powrót do Polski jest konieczny, pracownik powinien poinformować o tym przełożonego i ustalić dalsze szczegóły dotyczące transportu i rozliczenia kosztów.

4. Rozliczenie delegacji:

• Po powrocie do Polski pracownik powinien jak najszybciej rozliczyć się z delegacji.
• Do rozliczenia należy dołączyć:
• Sprawozdanie z delegacji
• Bilety i inne rachunki za transport
• Rachunki za noclegi
• Rachunki za wyżywienie
• Rachunki za leki i inne poniesione w związku z chorobą koszty
• Dokumentację medyczną potwierdzającą chorobę

Choroba pracownika w delegacji - podsumowanie

Choroba pracownika w delegacji nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z informowaniem, ubezpieczeniem oraz pokryciem kosztów leczenia i powrotu pracownika do kraju. Przestrzeganie tych obowiązków jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy oraz dla ochrony interesów zarówno pracownika, jak i pracodawcy.