Choroba pracownika w delegacji - co warto wiedzieć?
W dzisiejszych czasach mobilność pracowników i ich gotowość do odbywania podróży służbowych jest jedną z najważniejszych przewag konkurencyjnych. Spotkania z kontrahentami, zawieranie kontraktów, negocjowanie współpracy, nie wspominając już o wyjazdowym charakterze pracy, np. w firmach szkoleniowych i wielu innych. Z tego też powodu należy doskonale znać zasady prawidłowego rozliczania podróży służbowej. Co jednak w przypadku, kiedy wystąpi choroba pracownika w delegacji? Jakie obowiązki ma pracodawca, a o czym powinien wiedzieć pracownik? Wyjaśniamy poniżej.
Obowiązki pracodawcy i pracownika w przypadku choroby w delegacji
Choroba pracownika w delegacji nie jest sytuacją wyjątkową, a ryzyko jej wystąpienia jest takie samo, jak w sytuacji, kiedy pracownik wykonuje pracę w miejscu zatrudnienia. Jeśli jednak już dojdzie do takiej sytuacji zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą dopełnić swoich obowiązków.
Pracodawca, który decyduje się na wysłanie pracownika w podróż służbową, ma określone obowiązki. Zapewnienie bezpiecznej podróży to priorytet pracodawcy. W tym celu powinien on:
- Dobierać środki transportu i usługi hotelarskie zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. Oznacza to wybór przewoźników i obiektów noclegowych, które dbają o bezpieczeństwo i komfort swoich klientów.
- Pokryć koszty podróży. Pracownikowi należy zwrócić m.in. koszty biletu, noclegu, wyżywienia, opłat parkingowych oraz innych wydatków związanych z wyjazdem.
- Poinformować pracownika o celu i szczegółach podróży. Obejmuje to m.in. wyznaczenie terminu wyjazdu i powrotu, plan trasy, miejsce zakwaterowania oraz osoby kontaktowe w razie potrzeby.
- Wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za organizację wyjazdu. Do ich obowiązków należy m.in. pomoc w rezerwacji biletów i noclegu, przygotowanie niezbędnych dokumentów oraz udzielanie informacji na temat podróży.
- Upewnić się, że pracownik ma odpowiednie dokumenty podróży. Może to obejmować paszport, wizę, ubezpieczenie podróżne oraz inne dokumenty wymagane w danym kraju.
- Rozważyć wykupienie ubezpieczenia podróżnego dla pracownika. Zapewnia ono ochronę w razie nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak choroba, wypadek czy utrata bagażu.
Nie wszyscy pracodawcy przestrzegają powyższych wskazówek. Choroba pracownika w delegacji może wywołać sporo problemów. Przestrzeganie powyższych zasad może w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko jej wystąpienia.
Obowiązki pracodawcy w przypadku choroby pracownika w delegacji
Występująca choroba pracownika w delegacji wymusza na pracodawcy konkretne zachowania i dopełnienie określonych formalności. Co ważne, w pierwszej kolejności powinien on sięgnąć do przepisów wewnątrzzakładowych, które regulują obowiązki pracodawcy i pracownika w takich sytuacjach. Jeśli jednak w danej organizacji takie regulacje nie zostały określone, należy sięgnąć do przepisów określonych przez Kodeks pracy.
Art. 775 kp
§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. […]
§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.
Poniżej przedstawiamy ogólne zasady dotyczące obowiązków pracodawcy gdy występuje choroba pracownika w delegacji
1. Zapewnienie pomocy pracownikowi – pracodawca powinien zapewnić pracownikowi niezbędną pomoc medyczną. Może to oznaczać:
- skierowanie pracownika do lokalnego lekarza,
- zorganizowanie transportu do szpitala,
- pokrycie kosztów leczenia i innych poniesionych w związku z chorobą kosztów.
2. Kontakt z pracownikiem – pracodawca powinien utrzymywać regularny kontakt z pracownikiem, aby monitorować jego stan zdrowia i ustalać dalsze kroki.
3. Decyzja co do dalszego przebiegu delegacji – w zależności od stanu zdrowia pracownika i jego zaleceń lekarskich pracodawca w porozumieniu z pracownikiem powinien podjąć decyzję co do dalszego przebiegu delegacji. Możliwościami są:
- kontynuowanie delegacji po wyzdrowieniu pracownika,
- przedwczesny powrót pracownika do Polski,
- zmiana programu delegacji.
4. Zapewnienie transportu – w przypadku przedwczesnego powrotu pracownika do Polski, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu transport powrotny.
5. Pokrycie kosztów – pracodawca ma obowiązek pokryć koszty:
- leczenia i innych poniesionych w związku z chorobą kosztów,
- transportu powrotnego do Polski,
- noclegów i wyżywienia w przypadku przedwczesnego powrotu,
- zmiany programu delegacji (np. nowe bilety lotnicze).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
§ 15. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
Choroba pracownika w delegacji wiąże się z konkretnymi obowiązkami pracodawcy. Musi on pamiętać także o dopełnieniu formalności związanych z wypłatą świadczeń z ZUS-u. Dotyczy to m.in. wypełnienia i przesłania formularza Z-3 do ZUS-u, co jest konieczne do wypłaty zasiłku chorobowego. Pracodawca musi również przekazać zwolnienie lekarskie do ZUS-u, co w przypadku e-ZLA jest realizowane automatycznie przez system.
Choroba pracownika w delegacji sprawia, że pracodawca ma prawo do otrzymania od niego dokumentacji medycznej potwierdzającej chorobę oraz żądania zwrotu kosztów poniesionych w związku z chorobą, jeżeli pracownik nie zastosował się do obowiązków wynikających z regulaminu delegacji lub nie poinformował o chorobie w odpowiednim terminie.
Obowiązki pracownika w przypadku choroby w delegacji
Choroba pracownika w delegacji nakłada na niego określone obowiązki, których należy przestrzegać, aby ułatwić firmie rozliczenie kosztów i zapewnić dalszy przebieg delegacji. Podobnie jak w przypadku pracodawcy, w sytuacji wystąpienia choroby w delegacji w pierwszej kolejności trzeba sięgnąć do przepisów wewnątrzzakładowych, a w razie wątpliwości skontaktować się z przełożonym lub działem kadr. Poniżej przedstawiamy przykładowy proces działania w razie wystąpienia choroby w delegacji:
1. Poinformowanie przełożonego:
- Pierwszym krokiem jest jak najszybsze poinformowanie przełożonego o zaistniałej sytuacji. Można to zrobić telefonicznie, za pomocą wiadomości e-mail lub SMS-a.
- Ważne jest, aby podać informację o:
- Miejscu pobytu
- Stanie zdrowia
- Oczekiwanym czasie powrotu do pracy
- Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail)
2. Dokumentacja choroby:
- Pracownik powinien zadbać o uzyskanie stosownej dokumentacji medycznej potwierdzającej chorobę. Może to być zaświadczenie lekarskie wystawione przez lokalnego lekarza lub karta informacyjna z pobytu w szpitalu.
- Należy zachować rachunki za leki i inne poniesione w związku z chorobą koszty.
3. Powrót do Polski:
- W zależności od stanu zdrowia i zaleceń lekarskich pracownik powinien podjąć decyzję o kontynuowaniu delegacji lub powrocie do Polski.
- Jeżeli powrót do Polski jest konieczny, pracownik powinien poinformować o tym przełożonego i ustalić dalsze szczegóły dotyczące transportu i rozliczenia kosztów.
- Po powrocie do Polski pracownik powinien jak najszybciej rozliczyć się z delegacji.
- Do rozliczenia należy dołączyć:
- Sprawozdanie z delegacji
- Bilety i inne rachunki za transport
- Rachunki za noclegi
- Rachunki za wyżywienie
- Rachunki za leki i inne poniesione w związku z chorobą koszty
- Dokumentację medyczną potwierdzającą chorobę
Choroba pracownika w delegacji - podsumowanie
Choroba pracownika w delegacji nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z informowaniem, ubezpieczeniem oraz pokryciem kosztów leczenia i powrotu pracownika do kraju. Przestrzeganie tych obowiązków jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy oraz dla ochrony interesów zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Ile wynosi wynagrodzenie chorobowe w pierwszym miesiącu pracy?
Pijany pracownik a wypadek przy pracy - czy otrzyma świadczenie z ZUS-u z tytułu wypadku przy pracy?
- Świadczenia rodzinne przysługujące cudzoziemcom
- Wniosek o emeryturę – krok po kroku
- Deklaracja o wysokości wpłaty podstawowej do PPK – bezpłatny wzór
- Pijany pracownik a wypadek przy pracy - czy otrzyma świadczenie z ZUS-u z tytułu wypadku przy pracy?
- Choroba pracownika w delegacji - co warto wiedzieć?