Poradnik Pracownika

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia - czy pracodawca może odzyskać swoje pieniądze?

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia można może mieć miejsce w wielu sytuacjach. Czasem wynika to z błędu ludzkiego, a czasem jest to spowodowane zaistnieniem sytuacji, o której pracodawca nie wiedział w momencie naliczania i wypłaty wynagrodzeń. Kiedy pracodawca ma prawo potrącić nadpłacone wynagrodzenie bez zgody pracownika? A kiedy musi mieć jego zgodę wyrażoną na piśmie? Przeczytaj niniejszy artykuł, a poznasz odpowiedź.

Kiedy pracodawca może dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Wynagrodzenie pracownika jest szczególnie chronione przed bezpodstawnym potrąceniem. Na podstawie art. 87 § 1 kp należy stwierdzić, że potrącane mogą być jedynie:

  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności alimentacyjnych;
  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
  • zaliczki udzielone pracownikowi;
  • kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp – za nieprzestrzeganie BHP, stawienie się do pracy pod wpływem alkoholu lub spożywanie go w miejscu pracy.

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia z powodu nieobecności pracownika

Często w firmach wypłaty wynagrodzeń są dokonywane jeszcze przed końcem miesiąca. Powoduje to, że część pracowników otrzymuje więcej niż im się należy. Wprowadzony Ustawą z dnia 7 kwietnia 1989 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw art. 87 § 7 kp mówi jednak, że „z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia”.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. (sygn. akt 1 PRN 71/94), w którym czytamy, że „istota »odliczenia« przewidzianego w art. 87 § 7 kp polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w jedynie poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za które wynagrodzenie mu nie przysługuje”.

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia, która wynika z nieobecności pracownika w pracy, powoduje, że pracodawca może odliczyć nadpłaconą kwotę bez zgody pracownika w następnym miesiącu. Niedopuszczalne jest odliczenie zawyżonego wynagrodzenia w kolejnych miesiącach.

Przykład 1.

Pani Maria otrzymała wynagrodzenia 22 stycznia 2020 r. za cały miesiąc (za styczeń) w wysokości 4500 zł brutto. Jednak 22 stycznia zachorowała i otrzymała zwolnienie lekarskie do końca miesiąca. Wypłata zawyżonego wynagrodzenia, jaka miała miejsce w tym przypadku, powoduje, że w lutym pracodawca ma pełne prawo do odliczenia sobie wynagrodzenia za czas pracy, na który przypadła nieobecność pani Marii. W to miejsce pracodawca wypłaci pani Marii wynagrodzenie chorobowe, które wynosi 80% podstawy wymiaru, obliczone jako średnia z 12 miesięcy poprzedzających czas choroby.

Przykład 2.

Pan Marek jest nauczycielem i brał udział w strajku nauczycieli od 8 do 27 kwietnia 2019 r. 1 kwietnia 2019 r. pan Marek otrzymał „z góry” wynagrodzenie za kwiecień w pełnej wysokości. Jako że za czas strajku wynagrodzenie nie przysługuje, w maju pan Marek otrzymał wynagrodzenie pomniejszone o to, które było wypłacone nienależnie w miesiącu poprzednim. Oznacza to, że wypłata pana Marka była bardzo niska – nie spełniała nawet warunku, jakim jest zachowanie kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jednak takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Wspomniał o tym w przywołanym wyżej wyroku Sąd Najwyższy: „porównanie § 1 i § 7 omawianego artykułu (87 kp) wskazuje jeszcze na inne różnice między tymi przepisami. I tak, o ile z wynagrodzenia za pracę można potrącić tylko określoną część ( § 3) i w określonej kolejności (§ 2), o tyle gdy chodzi o odliczenie, to kwota odliczenia nie podlega żadnym ograniczeniom – odlicza się ją »w pełnej wysokości« ( § 7). Ponadto, na podstawie art. 87 § 1 można w danym miesiącu potrącić z wynagrodzenia pracownika należność powstałą znacznie wcześniej, podczas gdy według § 7 tego artykułu z wynagrodzenia za pracę w danym terminie płatności można odliczyć tylko kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności”.

Odliczenie wynagrodzenia wypłaconego niesłusznie w poprzednim miesiącu (np. z powodu choroby pracownika lub innej nieobecności), może nastąpić do pełnej wysokości – nie mają zastosowania żadne ograniczenia, jak ma to miejsce w przypadku potrąceń wskazanych w art. 87 § 1 kp.

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia – jak pracodawca może je odzyskać?

Omyłkowa wypłata większej kwoty wynagrodzenia nie uprawnia pracodawcy do automatycznego potrącenia nadwyżki z następnej wypłaty. Musi posiadać, wyrażoną na piśmie, zgodę pracownika na potrącenie. Zgoda ta, co istotne, musi dotyczyć konkretnej kwoty i sytuacji. Niedopuszczalne jest dokonywanie potrąceń na podstawie ogólnej zgody, odnoszącej się np. do zdarzeń przyszłych.

Zgoda na potrącenie musi mieć także postać pisemną, ponieważ, jak potwierdził w swoim wyroku z 1 października 1998 (I PKN 366/98, poz.684) Sąd Najwyższy, „wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp jest nieważne (art. 58 § 1 kc w związku z art. 91 i 300 kp)”.

Aby dokonać potrącenia zawyżonego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi, pracodawca musi posiadać pisemną zgodę, na której pracownik musi podać konkretną kwotę nadpłaty oraz okresu, za który wynagrodzenie było należne.

Jeżeli jednak pracownik nie będzie chciał dobrowolnie oddać pieniędzy, bo np. już je wydał na swoje potrzeby, wówczas pracodawcy zostaje droga sądowa. Może on powołać się na art. 405 Kodeksu cywilnego wskazujący, że „kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości”.

Jednak nie jest to takie proste, ponieważ art. 409 Kodeksu cywilnego mówi, że „obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzystał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu”.

Aby zatem pracodawca miał szansę na wygranie sporu z pracownikiem w sądzie o zwrot zawyżonego wynagrodzenia, musiałby wykazać, że pracownik powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. Trudno jednak będzie udowodnić, że pracownik miał świadomość, że otrzymane przez niego zawyżone wynagrodzenie jest nienależne i powinien je zwrócić. Otrzymując pieniądze na konto bankowe, nie każdy pracownik sprawdza dokładnie stan konta i historię wpływów i może nie zauważyć, że wpłynęła większa kwota, niż powinna. Pracownik może te środki wydać na własne potrzeby, szczególnie, gdy kwota nie będzie duża. Może także pomyśleć, że większa niż zwykle kwota wynagrodzenia na koncie nie jest pomyłką, lecz raczej formą premii czy nagrody uznaniowej.

Zasadniczą kwestią będzie próba ugodowego rozwiązania problemu, czyli wyjaśnienie pracownikowi, że wypłata zawyżonego wynagrodzenia jest pomyłką i uzgodnienie z nim korzystnych warunków spłaty.